PDF میں قید ٹیبلز، جیسے قیمتوں کی فہرستیں، اسٹیٹمنٹس اور رپورٹس، اس وقت عام پریشانی ہیں جب آپ کو اعداد اسپریڈشیٹ میں چاہییں۔ PDF سے Excel آپ کو اچھا آغاز دیتا ہے: ہر صفحہ ایک ورک شیٹ بنتا ہے، متن کی ہر سطر ایک قطار، اور چوڑے خلا سے الگ متن الگ خانوں میں تقسیم ہوتا ہے، صاف کرنے اور حساب کے لیے تیار۔
PDF سے Excel استعمال کرنے کا طریقہ
- متن والی PDF شامل کریں۔ اسکین کو پہلے OCR درکار ہے۔
- Excel میں تبدیل کریں منتخب کریں۔
- XLSX ڈاؤن لوڈ کریں اور Excel، LibreOffice Calc یا Google Sheets میں کھولیں۔
- کالموں کی سیدھ جانچیں اور جہاں ضرورت ہو متن کو اعداد میں بدلیں۔
قطاریں اور کالم کیسے پہچانے جاتے ہیں
ہر صفحے کے لیے VelloDoc متن سطر بہ سطر پڑھتا ہے۔ ہر غیر خالی سطر اس صفحے کی ورک شیٹ میں ایک قطار بنتی ہے، اور جہاں ٹیب یا دو یا زیادہ مسلسل اسپیس ہوں وہاں سطر خانوں میں تقسیم ہو جاتی ہے، کیونکہ بہت سی PDF فائلیں ٹیبل کے کالم اسی طرح ترتیب دیتی ہیں۔ یہ سادہ، یکساں فاصلے والی ٹیبلز پر سب سے بہتر کام کرتا ہے۔ یہ ٹیبل کے بارڈرز، ملائے گئے خانے یا خانے کے اندر ٹوٹنے والا متن نہیں پہچانتا، جو الگ قطاروں میں جا سکتا ہے۔
نتیجہ صاف کرنا
تمام قدریں متن کے طور پر آتی ہیں، اس لیے فارمولوں کے جمع کرنے سے پہلے اعداد کو بدلنا ہوگا؛ اسپریڈشیٹ پروگرام منتخب خانوں کے لیے عدد میں بدلنے کا اختیار دیتے ہیں۔ جن قطاروں میں کوئی قدر غائب ہو وہاں کالم کھسک سکتے ہیں، کیونکہ خالی خانہ اپنی جگہ ظاہر کرنے کے لیے کوئی متن نہیں چھوڑتا۔ ترتیب، فلٹر اور PDF کے ساتھ فوری موازنہ زیادہ تر مسائل پکڑ لیتا ہے۔ جب ڈیٹا اصل میں کسی نظام کی ایکسپورٹ سے آیا ہو تو CSV مانگنا ہمیشہ زیادہ قابل اعتماد ہے۔
اسکین اور متبادل
اسکین شدہ اسٹیٹمنٹس میں متن کی تہہ نہیں ہوتی، اس لیے تبدیل کرنے سے پہلے PDF OCR چلائیں، اور چند ہندسے غلط پڑھے جانے کی توقع رکھیں۔ اگر آپ کو صرف الفاظ چاہییں تو PDF سے TXT زیادہ آسان ہے۔ الٹی سمت میں Excel سے PDF اور CSV سے PDF ڈیٹا کو پرنٹ کے قابل صفحات میں بدلتے ہیں۔ فارمیٹس کی گائیڈ بتاتی ہے کہ منظم ڈیٹا PDF سے باہر کیوں بہتر محفوظ رہتا ہے۔
PDF سے Excel کب استعمال ہوتا ہے
قیمتوں کی فہرستیں اور کیٹلاگ
سپلائرز کی قیمتوں کی فہرستیں موازنہ، فلٹر اور قیمتیں اپ ڈیٹ کرنے کے لیے اسپریڈشیٹ میں لائیں۔
بجٹ کے لیے بینک اسٹیٹمنٹس
PDF اسٹیٹمنٹ سے لین دین کی سطریں ایسی شیٹ میں منتقل کریں جہاں آپ اخراجات کی درجہ بندی کر سکیں۔
تجزیے کے لیے رپورٹ ٹیبلز
شائع شدہ رپورٹ کی ٹیبل اپنے حسابات اور چارٹس میں دوبارہ استعمال کریں۔
جاننے کے قابل حدود
PDF سے Excel سطروں کو فاصلوں کی بنیاد پر خانوں میں تقسیم کرتا ہے، اس لیے ملائے گئے خانے، ٹوٹا متن اور غائب قدریں کالموں کی سیدھ بگاڑ سکتی ہیں۔ قدریں متن کے طور پر آتی ہیں، اسکین کو پہلے OCR درکار ہے، اور ہر صفحے کے لیے ایک ورک شیٹ بنتی ہے۔ اس کے لیے سرور پر openpyxl ضروری ہے۔
PDF سے Excel: عام سوالات
کیا میری ٹیبل بالکل درست نکلے گی؟
سادہ، یکساں فاصلے والی ٹیبلز عموماً اچھی طرح تبدیل ہوتی ہیں۔ ملائے گئے خانوں، ٹوٹے متن یا غائب قدروں والی ٹیبلز کو صفائی درکار ہے، کیونکہ کالم ٹیبل کے بارڈرز کے بجائے فاصلوں سے پہچانے جاتے ہیں۔
میرے اعداد متن کے طور پر کیوں محفوظ ہیں؟
قدریں بالکل ویسی ہی، متن کے طور پر، کاپی ہوتی ہیں جیسی نظر آتی ہیں۔ انہیں قابل حساب بنانے کے لیے اپنی اسپریڈشیٹ کا عدد میں بدلنے کا اختیار استعمال کریں۔
ورک بک خالی کیوں ہے؟
غالباً PDF بغیر متن کی تہہ والا اسکین ہے۔ پہلے PDF OCR چلائیں، پھر دوبارہ تبدیل کریں۔
یہ ٹول کچھ سرورز پر دستیاب کیوں نہیں؟
اسے سرور پر openpyxl پیکج درکار ہے۔ جب یہ موجود نہ ہو تو ٹول واضح طور پر بتا دیتا ہے۔