اکاؤنٹنگ کے نظام پورے مہینے کے بل ایک ہی PDF میں چھاپ دیتے ہیں۔ تنخواہ کی فہرستیں، بینک گوشوارے اور ترسیل کے پرچے بھی ایسے ہی آتے ہیں۔ اندر موجود دستاویزات ایک جتنی لمبی نہیں ہوتیں، اس لیے ہر تین صفحات پر تقسیم پہلے ہی چار صفحوں والے بل پر بگڑ جاتی ہے، اور دو سو دستاویزات کے لیے صفحات کی حدود ٹائپ کرنا کسی کا کام نہیں۔ مگر فائل کو پہلے ہی معلوم ہے کہ حدیں کہاں ہیں: بل کا نمبر بدلتا ہے، یا لفظ بل دوبارہ آتا ہے۔ یہ ٹول وہی پڑھتا ہے اور وہیں کاٹتا ہے۔
متن کے مطابق تقسیم استعمال کرنے کا طریقہ
- پلندے پر مشتمل PDF شامل کریں۔
- منتخب کریں کہ نئی دستاویز کیسے پہچانی جائے: صفحے کے کسی حصے کا متن بدلنے سے، یا کسی صفحے میں مخصوص الفاظ ہونے سے۔
- حصے کے لیے اس کی جگہ صفحے کے فیصد میں بتائیں۔ طے شدہ قدر اوپری تہائی ہے، جو زیادہ تر حوالہ نمبروں اور سرنامے کو ڈھانپ لیتی ہے۔
- الفاظ کے لیے وہ فقرہ لکھیں جس سے ہر دستاویز شروع ہوتی ہے، جیسے انوائس نمبر یا اکاؤنٹ کا گوشوارہ۔
- متن سے تقسیم کریں منتخب کریں اور ZIP ڈاؤن لوڈ کریں۔ ہر دستاویز الگ PDF ہے، جس کا نام اسی متن پر ہے جس نے اسے شروع کیا۔
حد تلاش کرنے کے دو طریقے
دونوں ایک ہی کام دو مخالف سمتوں سے کرتے ہیں، اور کون سا موزوں ہے یہ اس پر منحصر ہے کہ آپ کی دستاویزات پر حوالہ نمبر ہے یا کوئی عنوان۔
حصہ متعین کرنا
حصہ ملی میٹر کے بجائے فیصد میں دیا جاتا ہے، چنانچہ وہی چار عدد A4، Letter اور اگلے مہینے کے پلندے پر یکساں کام کرتے رہتے ہیں۔
آپ کو کیا واپس ملتا ہے
- ہر دستاویز کے لیے ایک فائل: ہر حصہ ایک الگ PDF ہے جس میں ایک حد سے اگلی حد تک کے صفحات ہوتے ہیں، چنانچہ دو صفحوں کا بل دو صفحات کا اور پانچ صفحوں کا بل پانچ صفحات کا ہوتا ہے۔
- جس نے تقسیم کیا اسی کے نام پر: حصے والے طریقے میں ہر فائل پر ملنے والے متن کا نام ہوتا ہے، چنانچہ bills-02-INV-1002.pdf کو کھولے بغیر فائل کیا جا سکتا ہے۔ الفاظ والے طریقے میں فائلوں کے نام اس صفحے پر ہوتے ہیں جہاں سے وہ شروع ہوتی ہیں۔
- ZIP کے طور پر فراہم: پلندے کی تقسیم سے بہت سی فائلیں بنتی ہیں، اور ایک ڈاؤن لوڈ الگ الگ ڈاؤن لوڈز کی بوچھاڑ سے کہیں زیادہ قابلِ اعتماد ہے۔ جس پلندے میں بالآخر ایک ہی دستاویز نکلے وہ سادہ PDF کے طور پر واپس آتا ہے۔
- صفحات پورے نقل ہوتے ہیں: کچھ دوبارہ نہیں بنایا جاتا۔ متن، تصاویر اور ویکٹر گرافکس جوں کے توں منتقل ہوتے ہیں، چنانچہ حصے اتنے ہی واضح اور قابلِ تلاش رہتے ہیں جتنا وہ پلندہ تھا جس سے وہ آئے۔
متن کے مطابق تقسیم کب استعمال ہوتا ہے
ایک مہینے کے بل ایک برآمد میں
بل کے نمبر پر تقسیم کریں تو ہر گاہک کا بل اپنی الگ فائل بن جاتا ہے، نمبر کے نام سے، درست ای میل کے ساتھ منسلک کرنے کو تیار۔
پوری تنخواہ فہرست کی پرچیاں
ہر پرچی ملازم کے نام یا نمبر سے اسی کونے میں شروع ہوتی ہے۔ وہاں تقسیم کرنے سے ایک ہی بار میں ہر فرد کے لیے ایک فائل بن جاتی ہے۔
اکاؤنٹ کے حساب سے بینک گوشوارے
کئی اکاؤنٹس پر مشتمل مشترکہ برآمد اکاؤنٹ نمبر پر بٹ جاتی ہے، اور ایک بھی صفحہ نمبر پڑھے بغیر ہر اکاؤنٹ کا الگ گوشوارہ مل جاتا ہے۔
جاننے کے قابل حدود
PDF میں حقیقی، منتخب ہونے والا متن ہونا چاہیے۔ اسکین شدہ پلندہ متن کی تصویر ہوتا ہے اور کچھ نہیں ملے گا؛ پہلے اس پر PDF کا OCR چلائیں، پھر تقسیم کریں۔ متن جیسا نظر آتا ہے ویسا ہی ملایا جاتا ہے، چنانچہ بارکوڈ یا تصویر کے طور پر بنایا گیا حوالہ اس ٹول کو نظر نہیں آتا۔ بک مارکس، فارم فیلڈز اور منسلکات حصوں میں منتقل نہیں ہوتے۔
متن کے مطابق تقسیم: عام سوالات
کچھ نہیں ملا۔ کیا غلط ہوا؟
یا تو آپ کے منتخب حصے میں متن نہیں، یا PDF میں منتخب ہونے والا متن ہے ہی نہیں۔ پہلے دوسری بات جانچیں: ماؤس سے دستاویز کا کوئی لفظ منتخب کرنے کی کوشش کریں۔ اگر نہ کر سکیں تو یہ اسکین ہے، اور متن پر مبنی کوئی بھی تقسیم چلنے سے پہلے PDF کا OCR چلانا ہوگا۔
ہر ایک صفحہ اپنی الگ فائل بن گیا۔
آپ کے مقرر کردہ حصے میں کوئی ایسی چیز آ رہی ہے جو ہر صفحے پر بدلتی ہے، اکثر صفحہ نمبر، تاریخ یا متن کا مواد۔ حصے کو چھوٹا کریں اور اسے اس جگہ پر رکھیں جو صرف دستاویزات کے درمیان بدلتی ہے، جیسے وہ کونا جس میں حوالہ نمبر ہے۔
مجھے کیسے پتہ چلے کہ کون سا حصہ استعمال کروں؟
صفحے کے پیش نظارے پر بنائیں: نارنجی باکس کو اس جگہ پر گھسیٹیں جہاں ہر دستاویز کا نمبر چھپا ہو۔ ترتیبات میں قدریں صفحے کے فیصد کے طور پر باکس کے ساتھ بدلتی ہیں، اور لکھی بھی جا سکتی ہیں۔
کئی صفحوں پر پھیلی دستاویز کا کیا ہوتا ہے؟
وہ ایک ہی ٹکڑا رہتی ہے۔ حصے والے طریقے میں تسلسل کے صفحات کے منتخب حصے میں کچھ نہیں ہوتا، اور خالی حصے والا صفحہ اس سے پچھلی دستاویز کا شمار ہوتا ہے۔ اسی لیے کسی بھی لمبائی کا بل پورا نکلتا ہے۔
کیا میں نمبر کے علاوہ کسی اور چیز پر تقسیم کر سکتا ہوں؟
جی ہاں۔ الفاظ والا طریقہ کسی بھی فقرے سے ملاتا ہے، چنانچہ اکاؤنٹ کا گوشوارہ، جنابِ من یا صفحہ 1 از سب چل جاتے ہیں بشرطیکہ وہ ہر دستاویز میں ایک بار آئیں۔ ایسا فقرہ چنیں جو ہر دستاویز کے پہلے صفحے پر ہو اور کہیں اور نہ ہو۔