ای میلز کو اکثر میل باکس سے باہر جانا پڑتا ہے: کسی تنازع میں ثبوت کے طور پر، کسی منظوری کے ریکارڈ کے طور پر، یا کسی ایسی فائل کے لیے جو اکاؤنٹ بند ہونے کے بعد بھی رکھنی ہو۔ بہت سے میل پروگرام پیغام کو EML فائل کے طور پر ایکسپورٹ کر سکتے ہیں، مگر کم ہی لوگ اسے کھول پاتے ہیں۔ EML سے PDF پیغام کو اس کے اہم ہیڈرز اور متن کے ساتھ PDF میں بدل دیتا ہے، فائل کرنے یا شیئر کرنے کے لیے تیار۔
EML سے PDF استعمال کرنے کا طریقہ
- اپنے میل پروگرام سے پیغام .eml فائل کے طور پر ایکسپورٹ کریں۔
- EML فائل شامل کریں۔
- PDF میں تبدیل کریں منتخب کریں۔
- PDF ڈاؤن لوڈ کریں اور تاریخ اور وصول کنندگان جانچیں۔
PDF میں کیا ہوتا ہے
موضوع عنوان بن جاتا ہے، اس کے بعد From، To اور Date ہیڈرز اور پھر پیغام کا متن آتا ہے۔ جب ای میل میں فارمیٹ شدہ HTML ورژن اور سادہ متن والا ورژن دونوں ہوں تو HTML ورژن استعمال ہوتا ہے تاکہ پیغام ویسا ہی نظر آئے جیسا آپ کے ان باکس میں تھا؛ سادہ متن والی ای میلز اپنے سطروں کے وقفے برقرار رکھتی ہیں۔ پیغام بنانے سے پہلے HTML ای میلز سے اسکرپٹس، ایمبیڈڈ فریمز اور پلگ ان آبجیکٹس ہٹا دیے جاتے ہیں۔
تصاویر، اٹیچمنٹس اور پرائیویسی
بہت سی مارکیٹنگ ای میلز دور کے سرورز سے تصاویر لوڈ کرتی ہیں، اور ان میں سے کچھ تصاویر صرف یہ اطلاع دینے کے لیے ہوتی ہیں کہ پیغام کھولا گیا۔ VelloDoc تبدیلی کے دوران دور کی درخواستیں روک دیتا ہے، اس لیے ٹریکنگ تصاویر کبھی لوڈ نہیں ہوتیں، اگرچہ اس کے نتیجے میں دور کے لوگوز اور تصاویر بھی غائب ہوتی ہیں۔ پیغام کے اندر حوالے سے شامل تصاویر بھی نہیں دکھائی جاتیں، اور اٹیچمنٹس شامل نہیں ہوتیں؛ اٹیچمنٹس الگ محفوظ کریں اور ضرورت ہو تو PDF فائلیں ملائیں سے جوڑیں۔
ای میل ریکارڈ رکھنا
ای میل کی PDF آسان ہے، مگر یہ بذات خود اس بات کا ثبوت نہیں کہ پیغام بھیجا گیا یا اس میں تبدیلی نہیں ہوئی۔ رسمی ثبوت کے لیے PDF کے ساتھ اصل EML فائل بھی رکھیں، جس میں مکمل تکنیکی ہیڈرز ہوتے ہیں۔ طویل مدتی ذخیرے کے لیے PDF سے PDF/A آرکائیو کاپی بناتا ہے۔ PDF پرائیویسی گائیڈ بتاتی ہے کہ ذاتی تفصیلات والی دستاویزات شیئر کرنے سے پہلے اور کیا جانچنا چاہیے۔
EML سے PDF کب استعمال ہوتا ہے
تنازع کے لیے ثبوت
مالک مکان، سپلائر یا آجر کے ساتھ کسی اہم خط و کتابت کی پڑھنے کے قابل کاپی اپنی فائلوں میں رکھیں۔
منظوریاں اور تصدیقیں
کسی منظوری یا بکنگ کی تصدیق کو منصوبے یا سفر کے ریکارڈ کے ساتھ معیاری دستاویز کے طور پر فائل کریں۔
اکاؤنٹ بند کرنے سے پہلے ریکارڈ
ملازمت چھوڑنے یا پرانا ای میل اکاؤنٹ بند کرنے سے پہلے اہم پیغامات PDF کے طور پر محفوظ کریں۔
جاننے کے قابل حدود
EML سے PDF صرف موضوع، From، To اور Date دکھاتا ہے، اور اٹیچمنٹس، ان لائن تصاویر یا دور کی تصاویر شامل نہیں کرتا۔ یہ EML فائلیں پڑھتا ہے، Outlook کی MSG فائلیں نہیں، اور اس کے لیے سرور پر WeasyPrint ضروری ہے۔ جب بھی مکمل ہیڈرز اہم ہوں تو اصل EML رکھیں۔
EML سے PDF: عام سوالات
مجھے EML فائل کیسے ملے؟
Apple Mail اور Thunderbird پیغامات .eml فائلوں کے طور پر محفوظ کر سکتے ہیں، اور Gmail کا Download message اختیار ایک فائل بناتا ہے۔ Windows کے لیے Outlook ڈیفالٹ طور پر پیغامات MSG فائلوں کے طور پر محفوظ کرتا ہے، جنہیں یہ ٹول نہیں پڑھتا۔
کیا اٹیچمنٹس شامل ہوتی ہیں؟
نہیں۔ صرف پیغام تبدیل ہوتا ہے۔ اٹیچمنٹس الگ محفوظ کریں اور ضرورت کے مطابق تبدیل کریں یا جوڑیں۔
تصاویر کیوں غائب ہیں؟
دور کی تصاویر پرائیویسی اور حفاظت کے لیے روک دی جاتی ہیں، اور پیغام کے اندر حوالے سے شامل تصاویر نہیں بنائی جاتیں۔
کیا CC وصول کنندگان دکھائے جاتے ہیں؟
PDF میں موضوع کے ساتھ From، To اور Date ہیڈرز دکھائے جاتے ہیں۔ CC سمیت دوسرے ہیڈرز شامل نہیں ہوتے، اس لیے جب مکمل ریکارڈ درکار ہو تو اصل EML رکھیں۔
یہ ٹول کچھ سرورز پر دستیاب کیوں نہیں؟
پیغام بنانے کے لیے اسے WeasyPrint لائبریری درکار ہے۔ جب لائبریری موجود نہ ہو تو ٹول واضح طور پر بتا دیتا ہے۔