In PDFs gefangene Tabellen wie Preislisten, Auszüge und Berichte sorgen oft für Frust, wenn Sie die Zahlen in einer Tabellenkalkulation brauchen. PDF in Excel verschafft Ihnen einen Vorsprung: Jede Seite wird zu einem Arbeitsblatt, jede Textzeile zu einer Zeile, und durch breite Lücken getrennter Text wird auf eigene Zellen verteilt, bereit zum Aufräumen und Rechnen.
So verwenden Sie PDF in Excel
- Fügen Sie eine textbasierte PDF hinzu. Scans brauchen zuerst OCR.
- Wählen Sie In Excel umwandeln.
- Laden Sie die XLSX-Datei herunter und öffnen Sie sie in Excel, LibreOffice Calc oder Google Sheets.
- Prüfen Sie die Spaltenausrichtung und wandeln Sie Text bei Bedarf in Zahlen um.
So werden Zeilen und Spalten erkannt
Für jede Seite liest VelloDoc den Text Zeile für Zeile. Jede nicht leere Zeile wird zu einer Zeile im Arbeitsblatt dieser Seite, und eine Zeile wird überall dort in Zellen geteilt, wo ein Tabulator oder zwei oder mehr aufeinanderfolgende Leerzeichen stehen, denn so setzen viele PDFs Tabellenspalten. Das funktioniert am besten bei einfachen, gleichmäßig verteilten Tabellen. Tabellenrahmen, verbundene Zellen und in einer Zelle umbrochener Text werden nicht erkannt; Letzterer kann auf getrennten Zeilen landen.
Das Ergebnis aufräumen
Alle Werte kommen als Text an, daher müssen Zahlen umgewandelt werden, bevor Formeln sie addieren können; Tabellenprogramme bieten für markierte Zellen eine Option zum Umwandeln in Zahlen. Spalten können in Zeilen verrutschen, in denen ein Wert fehlt, weil eine leere Zelle keinen Text hinterlässt, der ihren Platz markiert. Sortieren, Filtern und ein schneller Vergleich mit der PDF decken die meisten Probleme auf. Stammen die Daten ursprünglich aus einem Systemexport, ist es immer zuverlässiger, nach der CSV-Datei zu fragen.
Scans und Alternativen
Gescannte Auszüge haben keine Textebene. Führen Sie daher vor der Umwandlung OCR PDF aus und rechnen Sie mit einigen falsch gelesenen Ziffern. Brauchen Sie nur die Wörter, ist PDF in TXT einfacher. Umgekehrt machen Excel in PDF und CSV in PDF aus Daten druckbare Seiten. Der Leitfaden zu Formaten erklärt, warum strukturierte Daten außerhalb von PDF besser erhalten bleiben.
Wann PDF in Excel hilft
Preislisten und Kataloge
Übernehmen Sie Preislisten von Lieferanten in eine Tabelle, um Preise zu vergleichen, zu filtern und zu aktualisieren.
Kontoauszüge für die Budgetplanung
Übertragen Sie Buchungszeilen aus einem PDF-Auszug in ein Blatt, in dem Sie Ausgaben kategorisieren können.
Berichtstabellen für Analysen
Verwenden Sie eine Tabelle aus einem veröffentlichten Bericht für Ihre eigenen Berechnungen und Diagramme.
Grenzen des Tools
PDF in Excel teilt Zeilen anhand von Abständen in Zellen, daher können verbundene Zellen, umbrochener Text und fehlende Werte Spalten verschieben. Werte kommen als Text an, Scans brauchen zuerst OCR, und pro Seite wird ein Arbeitsblatt erstellt. Das Werkzeug benötigt openpyxl auf dem Server.
PDF in Excel: häufige Fragen
Kommt meine Tabelle perfekt heraus?
Einfache, gleichmäßig verteilte Tabellen werden meist gut umgewandelt. Tabellen mit verbundenen Zellen, umbrochenem Text oder fehlenden Werten müssen nachbearbeitet werden, weil Spalten anhand der Abstände und nicht anhand von Tabellenrahmen erkannt werden.
Warum sind meine Zahlen als Text gespeichert?
Werte werden genau so übernommen, wie sie erscheinen, nämlich als Text. Nutzen Sie die Option Ihrer Tabellenkalkulation zum Umwandeln in Zahlen, damit Sie damit rechnen können.
Warum ist die Arbeitsmappe leer?
Die PDF ist wahrscheinlich ein Scan ohne Textebene. Führen Sie zuerst OCR PDF aus und wandeln Sie dann erneut um.
Warum ist dieses Werkzeug auf manchen Servern nicht verfügbar?
Es benötigt das Paket openpyxl auf dem Server. Fehlt es, meldet das Werkzeug dies deutlich.