Planilhas são feitas para trabalhar, não para ler. Enviar um XLSX é um convite para alguém percorrer colunas ocultas, mudar uma fórmula sem querer ou abrir o arquivo em um programa que mostra tudo diferente. Excel para PDF transforma a pasta de trabalho em páginas fixas, então uma nota, um orçamento ou um relatório chega com a cara exata de um conjunto de folhas impressas.
Como usar: Excel para PDF
- No Excel, defina uma área de impressão e a orientação da página em cada planilha importante.
- Adicione o arquivo XLS ou XLSX.
- Clique em Converter para PDF.
- Baixe o PDF e confira se as tabelas largas não foram divididas de um jeito ruim entre as páginas.
As configurações de impressão definem as páginas
Um PDF feito a partir de uma planilha é, na prática, uma impressão. O LibreOffice segue a configuração de página salva na pasta de trabalho: áreas de impressão, orientação, dimensionamento e linhas de cabeçalho repetidas. Uma planilha sem área de impressão e com muitas colunas é dividida em quantas páginas forem necessárias, muitas vezes separando as colunas dos rótulos das linhas. Definir orientação paisagem e ajuste à largura no Excel antes de converter é o jeito mais eficaz de conseguir páginas legíveis.
O que é incluído
Todas as planilhas visíveis são convertidas na ordem da pasta de trabalho, com formatação de células, bordas, formatos de número e gráficos. As fórmulas aparecem como resultados, e não como fórmulas. Planilhas, linhas e colunas ocultas ficam de fora, como aconteceria na impressão. Recursos interativos, como listas suspensas de filtro e segmentações, não funcionam em uma página estática, então aparecem no máximo com a aparência que têm, e não como controles utilizáveis.
Compartilhando números com segurança
Um PDF desencoraja edições casuais, mas qualquer pessoa ainda consegue copiar números dele. Planilhas ocultas não são exportadas para o PDF, mas oculta não é o mesmo que apagada na pasta de trabalho, então nunca envie o próprio XLSX quando ele tiver planilhas sensíveis. Para dados brutos, e não para apresentação, o CSV para PDF gera uma tabela simples, e o PDF para Excel tira as linhas de volta de um PDF. O guia de PDF pronto para impressão fala sobre configuração de página.
Quando usar: Excel para PDF
Notas e orçamentos para clientes
Envie aos clientes uma nota limpa e fixa em vez de uma pasta de trabalho editável que mostra suas fórmulas e cálculos.
Orçamentos e relatórios financeiros
Circule os números do mês entre gestores e conselhos como páginas que ficam iguais em qualquer aparelho.
Escalas e cronogramas
Publique escalas de trabalho, horários de aula e cronogramas de projeto como PDFs que imprimem bem em uma única folha.
Limitações importantes
Excel para PDF precisa do LibreOffice no servidor e depende das configurações de impressão da pasta de trabalho, então planilhas sem elas podem ser divididas de um jeito ruim. Planilhas ocultas são ignoradas, recursos interativos ficam estáticos e fontes que o servidor não tem são substituídas.
Excel para PDF: perguntas frequentes
Por que minha planilha foi dividida em tantas páginas?
A planilha é mais larga ou mais longa que uma página nas configurações de impressão atuais. No Excel, defina uma área de impressão, mude para paisagem e escolha ajustar todas as colunas em uma página; depois converta de novo.
Todas as planilhas são convertidas?
Todas as planilhas visíveis são convertidas, na ordem em que aparecem na pasta de trabalho. Planilhas ocultas são ignoradas.
As fórmulas vão aparecer no PDF?
Não. As células mostram os resultados como valores, igual a uma impressão, então os leitores veem os números, mas não como foram calculados.
Por que esta ferramenta não está disponível em alguns servidores?
A conversão de planilhas precisa do LibreOffice instalado no servidor. Quando ele não está lá, a ferramenta avisa em vez de gerar um arquivo com defeito.