Editar páginas de PDF: adicionar texto, etiquetas, formulários e layouts de impressão

Adicionar é confiável; alterar, não

Um PDF coloca cada caractere em uma posição fixa, então não existe parágrafo para se reorganizar quando uma palavra muda de tamanho. Substituir texto no lugar costuma bagunçar espaçamento, fontes e comprimento das linhas, e é por isso que a edição confiável de PDF se concentra em acréscimos. Todas as ferramentas de edição desta seção adicionam conteúdo novo por cima da página e deixam o conteúdo original intacto. Para remover algo, use Censurar PDF, das ferramentas de segurança, que exclui o conteúdo do jeito certo. Quando um documento precisa ser bastante reescrito, edite o arquivo de origem e crie um novo PDF com as ferramentas de conversão; se só existir o PDF, PDF para Word recupera o texto para você começar.

Texto que você posiciona

Adicionar texto ao PDF coloca uma linha de texto em uma posição informada em pontos, medida a partir do canto superior esquerdo da página como ela aparece na tela, com 72 pontos por polegada. Serve para datas, números de referência e notas curtas, usa a fonte padrão Helvetica, que cobre idiomas de escrita latina, e adiciona o texto na página 1, a menos que você escolha outras páginas. Assinar PDF é um atalho para um acréscimo específico: seu nome digitado perto do canto inferior direito da página escolhida. Os dois geram texto de verdade e selecionável, o que significa que alguém com um programa de edição também pode removê-lo, a menos que o documento seja achatado depois.

Etiquetas que se repetem em todas as páginas

Três ferramentas adicionam etiquetas padronizadas. Numerar páginas imprime números em cinco posições, contando pela posição da página a partir de qualquer número inicial, então páginas puladas mantêm a sequência intacta. Cabeçalho e rodapé repete um título curto, o nome de um cliente ou um status em texto pequeno alinhado à esquerda no topo, no pé ou nos dois. Numeração Bates carimba um prefixo e um identificador sequencial de seis dígitos no canto inferior direito, para trabalhos jurídicos e de auditoria. As três posicionam o texto com precisão em páginas giradas e na horizontal, e as três devem ficar para o final do fluxo de trabalho, depois de juntar, remover e reordenar páginas, para que a numeração corresponda ao documento final.

Marcadores e página de sumário

Documentos longos precisam de um jeito de se localizar. O Marcadores e sumário de PDF encontra os títulos de um PDF pelo tamanho, peso e numeração e os transforma em marcadores que você pode renomear, reordenar, aninhar e remover. Ele também pode adicionar uma página de sumário no início, em que cada linha leva à sua página, e ajusta todos os destinos às páginas adicionadas. Os títulos precisam ser texto real, então passe o OCR nas digitalizações antes. Adicione marcadores depois de juntar arquivos e antes de numerar as páginas, para os números impressos baterem com o sumário.

Marcas d’água

Marca d’água no PDF carimba palavras como RASCUNHO ou CONFIDENCIAL no meio de cada página escolhida, em cinza-claro, e reduz textos longos até caberem, em vez de descartá-los sem aviso. Uma marca d’água comunica o status com clareza, mas é uma etiqueta, não uma trava: é texto comum que um programa de edição consegue remover, e não impede cópia nem impressão. Quando a marca d’água precisa ficar presa ao conteúdo, achate o arquivo para que ela passe a fazer parte da imagem de cada página, e adicione uma senha quando o acesso precisar ser restrito. O guia de privacidade em PDF explica onde as marcas d’água se encaixam entre as outras proteções.

Formulários interativos

Preencher formulário PDF lê os campos embutidos em um PDF preenchível e os mostra como controles equivalentes: caixas de texto, caixas de seleção, uma lista de opções para cada grupo de botões de opção e menus para campos suspensos. Suas respostas são gravadas nos campos existentes, que continuam editáveis depois. Campos de assinatura e botões não são preenchidos, e formulários feitos com a antiga tecnologia XFA podem não carregar. Se nenhum campo aparecer, o formulário é plano, uma página impressa com linhas, mas sem campos, e o jeito de adicionar as respostas é Adicionar texto ao PDF. Preencha o formulário primeiro, assine depois e achate por último se o destinatário não puder mudar suas respostas.

Travando um documento finalizado

Achatar PDF renderiza cada página como imagem, incluindo valores de formulário, comentários, carimbos e tudo o que foi adicionado com as ferramentas acima, e reconstrói o documento a partir dessas imagens. O resultado aparece idêntico em qualquer leitor e não pode ser editado por descuido. Isso tem um custo: o texto deixa de ser selecionável e pesquisável, o arquivo costuma ficar maior e as propriedades originais de título e autor não são levadas junto. Rode o OCR PDF depois se o documento achatado precisar continuar pesquisável. Achatar não é censurar, porque tudo o que está visível continua visível, então remova o conteúdo sensível antes de achatar.

Layouts de impressão: várias páginas por folha e livretos

Duas ferramentas reorganizam páginas para o papel. Várias páginas por folha coloca duas páginas lado a lado em folhas A4 na horizontal ou quatro páginas em grade em A4 na vertical, redimensionadas para caber, o que é ideal para apostilas de slides e cópias de revisão. Livreto PDF faz a imposição para grampeamento na lombada: ordena as páginas em folhas A4 para que, impressas frente e verso virando pela borda curta e dobradas, sejam lidas em sequência, acrescentando páginas em branco até chegar a um múltiplo de quatro. Converta para tons de cinza antes para cópias econômicas e leia o guia de preparação para impressão para as configurações de frente e verso e as margens.

Fluxos de trabalho comuns

Perguntas sobre como editar PDFs

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