Tabellenkalkulationen sind zum Arbeiten gemacht, nicht zum Lesen. Wer eine XLSX-Datei verschickt, lädt dazu ein, durch ausgeblendete Spalten zu scrollen, versehentlich eine Formel zu ändern oder die Datei in einer Software zu öffnen, die sie anders darstellt. Excel in PDF macht aus der Arbeitsmappe feste Seiten, sodass eine Rechnung, ein Budget oder ein Bericht genau wie ein Satz gedruckter Blätter ankommt.
So verwenden Sie Excel in PDF
- Legen Sie in Excel für jedes wichtige Blatt einen Druckbereich und die Seitenausrichtung fest.
- Fügen Sie die XLS- oder XLSX-Datei hinzu.
- Wählen Sie In PDF umwandeln.
- Laden Sie die PDF herunter und prüfen Sie, ob breite Tabellen nicht ungünstig auf mehrere Seiten verteilt sind.
Die Druckeinstellungen bestimmen die Seiten
Eine PDF aus einer Tabellenkalkulation ist im Grunde ein Ausdruck. LibreOffice folgt der in der Arbeitsmappe gespeicherten Seiteneinrichtung: Druckbereiche, Ausrichtung, Skalierung und wiederholte Kopfzeilen. Ein Blatt ohne Druckbereich mit vielen Spalten wird auf so viele Seiten verteilt wie nötig, wobei Spalten oft von ihren Zeilenbeschriftungen getrennt werden. Querformat und Anpassung an die Seitenbreite vor der Umwandlung in Excel festzulegen, ist der wirksamste Weg zu lesbaren Seiten.
Was enthalten ist
Jedes sichtbare Blatt wird in der Reihenfolge der Arbeitsmappe umgewandelt, mit Zellformatierung, Rahmen, Zahlenformaten und Diagrammen. Formeln erscheinen als Ergebnisse, nicht als Formeln. Ausgeblendete Blätter, Zeilen und Spalten werden weggelassen, genau wie beim Drucken. Interaktive Funktionen wie Filter-Dropdowns und Datenschnitte haben auf einer statischen Seite keine Funktion und erscheinen höchstens so, wie sie aussehen, nicht als bedienbare Elemente.
Zahlen sicher teilen
Eine PDF erschwert beiläufige Änderungen, doch Zahlen lassen sich weiterhin herauskopieren. Ausgeblendete Blätter werden nicht in die PDF exportiert, aber ausgeblendet ist in der Arbeitsmappe nicht dasselbe wie gelöscht. Senden Sie daher niemals die XLSX-Datei selbst, wenn sie vertrauliche Blätter enthält. Für Rohdaten statt Präsentation erzeugt CSV in PDF eine einfache Tabelle, und PDF in Excel holt Zeilen wieder aus einer PDF heraus. Der Leitfaden für druckfertige PDFs behandelt die Seiteneinrichtung.
Wann Excel in PDF hilft
Rechnungen und Angebote
Senden Sie Kunden eine saubere, feste Rechnung statt einer bearbeitbaren Arbeitsmappe, die Ihre Formeln und Berechnungen zeigt.
Budgets und Finanzberichte
Verteilen Sie Monatszahlen an Führungskräfte und Gremien als Seiten, die auf jedem Gerät gleich aussehen.
Stundenpläne und Zeitpläne
Veröffentlichen Sie Dienstpläne, Stundenpläne und Projektzeitpläne als PDFs, die sich ordentlich auf ein Blatt drucken lassen.
Grenzen des Tools
Excel in PDF benötigt LibreOffice auf dem Server und richtet sich nach den Druckeinstellungen der Arbeitsmappe, sodass Blätter ohne diese Einstellungen ungünstig umbrechen können. Ausgeblendete Blätter werden übersprungen, interaktive Funktionen werden statisch, und Schriften, die dem Server fehlen, werden ersetzt.
Excel in PDF: häufige Fragen
Warum wird meine Tabelle auf so viele Seiten verteilt?
Das Blatt ist bei den aktuellen Druckeinstellungen breiter oder länger als eine Seite. Legen Sie in Excel einen Druckbereich fest, wechseln Sie ins Querformat und wählen Sie, alle Spalten auf einer Seite darzustellen; wandeln Sie dann erneut um.
Werden alle Blätter umgewandelt?
Alle sichtbaren Blätter werden in der Reihenfolge umgewandelt, in der sie in der Arbeitsmappe stehen. Ausgeblendete Blätter werden übersprungen.
Erscheinen Formeln in der PDF?
Nein. Zellen zeigen ihre Ergebnisse als Werte, wie bei einem Ausdruck. Leser sehen die Zahlen, aber nicht, wie sie berechnet wurden.
Warum ist dieses Werkzeug auf manchen Servern nicht verfügbar?
Die Umwandlung von Tabellen benötigt LibreOffice auf dem Server. Fehlt es, meldet das Werkzeug dies, statt eine fehlerhafte Datei zu erzeugen.