جداول البيانات مصممة للعمل لا للقراءة. إرسال ملف XLSX يدعو أحدهم إلى التمرير عبر أعمدة مخفية، أو تغيير صيغة عن غير قصد، أو فتحه في برنامج يعرضه بشكل مختلف. تحوّل أداة تحويل Excel إلى PDF المصنف إلى صفحات ثابتة، فتصل الفاتورة أو الميزانية أو التقرير بشكل مطابق لمجموعة من الأوراق المطبوعة.
طريقة استخدام تحويل Excel إلى PDF
- في Excel، حدّد ناحية الطباعة واتجاه الصفحة في كل ورقة مهمة.
- أضف ملف XLS أو XLSX.
- اختر التحويل إلى PDF.
- نزّل ملف PDF وتحقق من أن الجداول العريضة لم تُقسَّم بشكل مربك بين الصفحات.
إعدادات الطباعة تحدد الصفحات
ملف PDF المصنوع من جدول بيانات هو في جوهره نسخة مطبوعة. يتبع LibreOffice إعداد الصفحة المحفوظ في المصنف: نواحي الطباعة والاتجاه والتحجيم وصفوف العناوين المكررة. والورقة التي لا ناحية طباعة لها وتضم أعمدة كثيرة تُقسَّم على عدد الصفحات الذي تحتاجه، وكثيرًا ما تنفصل الأعمدة عن تسميات صفوفها. وضبط الاتجاه الأفقي والتحجيم بملاءمة العرض في Excel قبل التحويل هو أنجع طريقة للحصول على صفحات مقروءة.
ما الذي يُضمَّن
تُحوَّل كل ورقة مرئية بترتيب المصنف، مع تنسيق الخلايا والحدود وتنسيقات الأرقام والرسوم البيانية. تُعرض الصيغ كنتائج لا كصيغ. وتُستبعد الأوراق والصفوف والأعمدة المخفية، كما يحدث عند الطباعة. أما الميزات التفاعلية مثل قوائم التصفية المنسدلة ومقسمات البيانات فلا وظيفة لها على صفحة ثابتة، لذا تظهر في أحسن الأحوال بشكلها فقط لا كعناصر تحكم عاملة.
مشاركة الأرقام بأمان
يحدّ ملف PDF من التعديلات العابرة، لكن أي شخص لا يزال يستطيع نسخ الأرقام منه. لا تُصدَّر الأوراق المخفية إلى ملف PDF، لكن المخفي ليس كالمحذوف في المصنف، لذا لا ترسل ملف XLSX نفسه أبدًا إذا كان يحتوي أوراقًا حساسة. وللبيانات الخام بدل العرض، تنتج أداة تحويل CSV إلى PDF جدولًا بسيطًا، وتستخرج أداة تحويل PDF إلى Excel الصفوف من ملف PDF مجددًا. ويتناول دليل ملفات PDF الجاهزة للطباعة إعداد الصفحة.
متى تُستخدم أداة تحويل Excel إلى PDF
الفواتير وعروض الأسعار
أرسل للعملاء فاتورة نظيفة وثابتة بدل مصنف قابل للتعديل يكشف صيغك وحساباتك.
الميزانيات والتقارير المالية
وزّع الأرقام الشهرية على المديرين ومجالس الإدارة كصفحات تُقرأ بالشكل نفسه على كل جهاز.
الجداول الزمنية والمواعيد
انشر جداول المناوبات والحصص وخطط المشاريع كملفات PDF تُطبع بشكل مرتب على ورقة واحدة.
قيود ينبغي معرفتها
تحتاج أداة تحويل Excel إلى PDF إلى LibreOffice على الخادم، وتعتمد على إعدادات الطباعة في المصنف، لذا قد تُقسَّم الأوراق التي لا تملكها بشكل مربك. تُتخطى الأوراق المخفية، وتصبح الميزات التفاعلية ثابتة، وتُستبدل الخطوط غير المتوفرة على الخادم.
تحويل Excel إلى PDF: أسئلة شائعة
لماذا قُسِّم جدول البيانات على صفحات كثيرة؟
الورقة أعرض أو أطول من صفحة واحدة وفق إعدادات الطباعة الحالية. في Excel، حدّد ناحية طباعة، وانتقل إلى الاتجاه الأفقي، واختر ملاءمة كل الأعمدة في صفحة واحدة، ثم حوّل الملف مجددًا.
هل تُحوَّل كل الأوراق؟
تُحوَّل كل الأوراق المرئية، بالترتيب الذي تظهر به في المصنف. وتُتخطى الأوراق المخفية.
هل ستظهر الصيغ في ملف PDF؟
لا. تعرض الخلايا نتائجها كقيم، تمامًا كما في النسخة المطبوعة، فيرى القراء الأرقام دون طريقة حسابها.
لماذا لا تتوفر هذه الأداة على بعض الخوادم؟
يحتاج تحويل جداول البيانات إلى تثبيت LibreOffice على الخادم. وعندما يكون غير متوفر، تُبلغ الأداة بذلك بدل إنتاج ملف معطوب.