Sistemas de contabilidade imprimem um mês inteiro de faturas em um único PDF. O mesmo vale para folhas de pagamento, extratos bancários e notas de remessa. Os documentos ali dentro não têm o mesmo tamanho, então cortar a cada três páginas já dá errado na primeira fatura de quatro, e digitar faixas de páginas para duzentos documentos não é trabalho para ninguém. Mas o arquivo já sabe onde ficam as divisões: o número da fatura muda, ou a palavra Fatura aparece de novo. Esta ferramenta lê isso e corta ali.
Como usar: Dividir por texto
- Adicione o PDF que contém o lote.
- Escolha como um novo documento é reconhecido: porque o texto de uma área da página muda, ou porque uma página contém certas palavras.
- Para a área, informe a posição em porcentagens da página. O padrão é o terço superior, que cobre a maioria dos números de referência e timbres.
- Para palavras, digite a frase que abre cada documento, como Número da fatura ou Extrato de conta.
- Selecione Dividir por texto e baixe o ZIP. Cada documento é um PDF separado, nomeado pelo texto que o iniciou.
As duas formas de achar um limite
As duas fazem o mesmo trabalho por caminhos opostos, e qual serve depende de os seus documentos terem um número de referência ou um cabeçalho.
Definir a área
A área é dada em porcentagens em vez de milímetros, então os mesmos quatro números continuam funcionando em A4, Carta e no lote do mês que vem.
O que volta
- Um arquivo por documento: Cada parte é um PDF separado com as páginas de um limite ao seguinte, então uma fatura de duas páginas tem duas e uma de cinco tem cinco.
- Nomeado pelo que o dividiu: No modo de área, cada arquivo leva o nome do texto encontrado, então faturas-02-INV-1002.pdf pode ser arquivado sem ser aberto. No modo de palavras, os arquivos são nomeados pela página em que começam.
- Entregue como ZIP: Dividir um lote produz muitos arquivos, e um download é bem mais confiável que uma rajada de downloads separados. Um lote que afinal tem um só documento volta como PDF simples.
- As páginas são copiadas inteiras: Nada é renderizado de novo. Texto, imagens e gráficos vetoriais são levados como estavam, então as partes são tão nítidas e pesquisáveis quanto o lote de onde vieram.
Quando usar: Dividir por texto
Um mês de faturas numa exportação
Divida pelo número da fatura e a fatura de cada cliente vira seu próprio arquivo, nomeado pelo número, pronta para anexar ao e-mail certo.
Contracheques de uma folha inteira
Cada contracheque começa com o nome ou a matrícula no mesmo canto. Dividir ali produz um arquivo por pessoa numa única passagem.
Extratos bancários por conta
Uma exportação combinada com várias contas se divide pelo número da conta, dando um extrato por conta sem ler um único número de página.
Limitações importantes
O PDF precisa ter texto real e selecionável. Um lote digitalizado é uma imagem de texto e nada será encontrado; passe antes o OCR de PDF e depois divida. O texto é comparado como aparece, então uma referência desenhada como código de barras ou imagem é invisível para esta ferramenta. Marcadores, campos de formulário e anexos não passam para as partes.
Dividir por texto: perguntas frequentes
Nada foi encontrado. O que deu errado?
Ou a área escolhida não tem texto, ou o PDF não tem texto selecionável nenhum. Confira a segunda hipótese primeiro: tente selecionar uma palavra com o mouse. Se não conseguir, é uma digitalização, e o OCR de PDF precisa rodar antes que qualquer divisão por texto funcione.
Cada página saiu como um arquivo próprio.
A área definida inclui algo que muda em todas as páginas, quase sempre um número de página, uma data ou texto do corpo. Reduza a área e aponte-a para a parte que só muda entre documentos, como o canto com o número de referência.
Como sei que área usar?
Desenhe na prévia da página: arraste a caixa laranja sobre o lugar onde o número de cada documento está impresso. Os valores nas configurações acompanham a caixa, em porcentagem da página, e também podem ser digitados.
O que acontece com um documento de várias páginas?
Ele fica inteiro. No modo de área, as páginas de continuação não têm nada na área escolhida, e uma página com a área vazia é considerada parte do documento anterior. Por isso uma fatura de qualquer tamanho sai completa.
Posso dividir por outra coisa que não um número?
Sim. O modo de palavras aceita qualquer frase, então Extrato de conta, Prezado ou Página 1 de funcionam se aparecerem uma vez por documento. Escolha uma frase que apareça na primeira página de cada documento e em nenhum outro lugar.