Las hojas de cálculo están hechas para trabajar, no para leer. Enviar un XLSX invita a que alguien recorra columnas ocultas, cambie una fórmula sin querer o lo abra en un programa que lo muestra de otra forma. Excel a PDF convierte el libro en páginas fijas, para que una factura, un presupuesto o un informe llegue con el aspecto exacto de un juego de hojas impresas.
Cómo usar Excel a PDF
- En Excel, define un área de impresión y la orientación de página en cada hoja que importe.
- Añade el archivo XLS o XLSX.
- Pulsa Convertir a PDF.
- Descarga el PDF y comprueba que las tablas anchas no se dividen mal entre páginas.
La configuración de impresión decide las páginas
Un PDF creado a partir de una hoja de cálculo es, en esencia, una impresión. LibreOffice sigue la configuración de página guardada en el libro: áreas de impresión, orientación, escala y filas de encabezado repetidas. Una hoja sin área de impresión y con muchas columnas se divide en tantas páginas como necesite, a menudo separando las columnas de las etiquetas de sus filas. Configurar orientación horizontal y ajuste al ancho en Excel antes de convertir es la forma más eficaz de conseguir páginas legibles.
Qué se incluye
Todas las hojas visibles se convierten en el orden del libro, con el formato de celdas, los bordes, los formatos numéricos y los gráficos. Las fórmulas se muestran como resultados, no como fórmulas. Las hojas, filas y columnas ocultas se omiten, igual que al imprimir. Las funciones interactivas, como los desplegables de filtro y las segmentaciones, no funcionan en una página estática, así que como mucho aparecen tal como se ven, no como controles operativos.
Compartir cifras con seguridad
Un PDF desanima las ediciones casuales, pero cualquiera puede seguir copiando cifras de él. Las hojas ocultas no se exportan al PDF, pero oculto no es lo mismo que eliminado en el libro, así que nunca envíes el propio XLSX si contiene hojas sensibles. Para datos en bruto más que para presentación, CSV a PDF genera una tabla sencilla, y PDF a Excel vuelve a sacar las filas de un PDF. La guía de PDF listos para imprimir trata la configuración de página.
Cuándo se usa Excel a PDF
Facturas y presupuestos
Envía a los clientes una factura limpia y fija en lugar de un libro editable que muestra tus fórmulas y tus cálculos.
Presupuestos e informes financieros
Haz circular las cifras mensuales entre responsables y consejos como páginas que se leen igual en cualquier dispositivo.
Horarios y calendarios
Publica turnos, horarios de clase y calendarios de proyecto como PDF que se imprimen bien en una sola hoja.
Limitaciones que conviene conocer
Excel a PDF necesita LibreOffice en el servidor y depende de la configuración de impresión del libro, así que las hojas sin ella pueden dividirse mal. Las hojas ocultas se omiten, las funciones interactivas se vuelven estáticas y las fuentes que el servidor no tiene se sustituyen.
Excel a PDF: preguntas frecuentes
¿Por qué mi hoja de cálculo se divide en tantas páginas?
La hoja es más ancha o más larga que una página con su configuración de impresión actual. En Excel, define un área de impresión, cambia a horizontal y elige ajustar todas las columnas en una página; después vuelve a convertir.
¿Se convierten todas las hojas?
Se convierten todas las hojas visibles, en el orden en que aparecen en el libro. Las hojas ocultas se omiten.
¿Aparecerán las fórmulas en el PDF?
No. Las celdas muestran sus resultados como valores, igual que en una impresión, así que los lectores ven las cifras pero no cómo se calcularon.
¿Por qué esta herramienta no está disponible en algunos servidores?
La conversión de hojas de cálculo necesita LibreOffice instalado en el servidor. Cuando falta, la herramienta lo indica en lugar de generar un archivo defectuoso.