Comece pelo que o leitor precisa fazer
Fica mais fácil escolher o formato quando você pergunta o que vai acontecer depois que o arquivo chegar. Se o leitor precisa ver o documento exatamente como você diagramou, e talvez imprimir ou assinar, envie um PDF. Se ele precisa continuar trabalhando no documento, envie o formato editável em que ele foi feito, como DOCX, XLSX ou PPTX, ou os equivalentes OpenDocument. Se ele precisa de uma imagem para publicar, incorporar ou anotar, envie PNG ou JPG. Se o documento precisa continuar legível por muitos anos, arquive como PDF/A. Se ele precisa analisar números, envie CSV ou uma planilha, e não o PDF de uma tabela. E se as pessoas vão ler no celular ou encontrar pela busca, uma página HTML muitas vezes funciona melhor do que qualquer arquivo. Em todos os casos, guarde a origem editável como cópia principal.
PDF: layout fixo que abre em qualquer lugar
Um PDF registra as páginas com precisão: as fontes normalmente vêm incorporadas, o tamanho da página é exato e o documento aparece igual no navegador, no celular ou no papel. Isso o torna o formato certo para versões finais, tudo o que vai ser impresso ou assinado, formulários, notas fiscais e documentos em que o layout tem significado. Essa mesma precisão é o ponto fraco dele. PDFs não se ajustam à tela, então em telas pequenas é preciso pinçar e dar zoom, e editar é incômodo porque o texto é posicionado, e não corrido. Recuperar o conteúdo tem perdas: PDF para Word recupera as palavras, mas não uma cópia fiel do layout original. A acessibilidade também depende de como o PDF foi feito; um PDF bem marcado funciona com leitores de tela, enquanto uma digitalização sem camada de texto não.
Word, Excel e PowerPoint: formatos para trabalhar
Os formatos de escritório foram feitos para colaboração. Um DOCX se ajusta às configurações do leitor, mantém estilos e controle de alterações e convida à edição; um XLSX mantém as fórmulas ativas, e um PPTX mantém animações e anotações do apresentador. Essas vantagens viram riscos quando o documento deveria ser final. O layout pode mudar se o leitor não tiver suas fontes, comentários e alterações controladas podem revelar rascunhos anteriores, e fórmulas podem expor cálculos que você não pretendia compartilhar. Envie formatos de escritório quando espera que o destinatário edite, e converta para PDF quando quer que ele leia. Word para PDF e Excel para PDF cuidam dessa etapa. Os formatos OpenDocument, como ODT e ODS, são alternativas de padrão aberto preferidas por muitos órgãos públicos.
PDF/A: PDF feito para durar
O PDF/A é uma norma ISO que define uma forma restrita de PDF para arquivamento. Um PDF comum pode depender de fontes instaladas no computador do leitor, de cores dependentes do dispositivo ou de recursos que os programas do futuro talvez não suportem. O PDF/A elimina essas dependências: as fontes precisam estar incorporadas, as cores precisam ser definidas em relação a um perfil incorporado e recursos como criptografia e JavaScript não são permitidos. A norma tem várias partes. O PDF/A-1 é o mais restritivo, o PDF/A-2 acrescenta suporte a recursos modernos como compressão JPEG 2000 e transparência, e o PDF/A-3 permite também incorporar outros arquivos. PDF para PDF/A gera arquivos PDF/A-2. Quando um arquivo público ou um órgão regulador exigir conformidade, confira os arquivos com um validador como o veraPDF, porque nem todo arquivo é convertido sem problemas.
PNG e JPG: imagens do conteúdo
Os formatos de imagem transformam o conteúdo em pixels. O JPG usa compressão com perdas, adequada para fotografias: gera arquivos pequenos descartando detalhes que o olho raramente nota, mas suaviza as bordas nítidas, deixando textos e desenhos de linhas embaçados. O PNG é sem perdas: cada pixel é mantido, então capturas de tela, diagramas, gráficos e textos continuam nítidos, com o custo de arquivos maiores para fotografias. O PNG também aceita transparência. Os dois formatos guardam uma única imagem, então um documento de várias páginas vira um conjunto de arquivos, e nenhum deles contém texto pesquisável. Exportar páginas de PDF como imagens faz sentido para redes sociais, slides e envios que só aceitam imagem; PDF para PNG serve para páginas com muito texto e PDF para JPG para páginas com muitas fotos. O WebP é um formato web mais recente, geralmente ainda menor, mas com menos suporte fora dos navegadores.
Toda conversão tem concessões
Converter entre formatos sempre perde alguma coisa, e saber o quê ajuda a converter na direção certa. Word para PDF pode trocar fontes que o sistema de conversão não tem. PDF para Word mantém o texto, mas não o layout. Imagens convertidas para PDF não têm texto pesquisável até que o OCR seja aplicado, e páginas de PDF convertidas em imagens perdem totalmente a camada de texto. Formatos com perdas se degradam um pouco cada vez que são salvos de novo, então converter um JPG para PDF e de volta para JPG várias vezes o deixa aos poucos borrado. Dois hábitos evitam a maioria dos problemas: guarde o arquivo de origem e converta uma única vez, dessa origem para o formato de que o destinatário precisa, em vez de encadear conversões por vários formatos. O guia para converter arquivos para PDF explica o que cada conversor mantém.
Tamanho, compatibilidade e acessibilidade
Algumas regras práticas ajudam com as limitações do dia a dia. PDFs baseados em texto e documentos de escritório são pequenos, enquanto PDFs digitalizados e exportações em imagem são grandes, então um PDF de texto costuma ser o jeito mais leve de enviar um documento longo. Um PNG de uma página de texto normalmente é maior que um JPG da mesma página, mas bem mais nítido. A compatibilidade varia mais do que as pessoas imaginam: fotos HEIC e imagens WebP ainda falham em alguns programas, enquanto PDF, JPG e PNG abrem em quase qualquer lugar. Para acessibilidade, o que mais importa é texto de verdade. Leitores de tela lidam bem com HTML e PDFs bem marcados, têm dificuldade com PDFs sem marcação e não conseguem ler texto dentro de imagens. Quando um documento vai ser lido principalmente no celular, publicar em HTML com um PDF para download dá aos leitores o melhor dos dois mundos.
Decisões rápidas para situações comuns
Para um currículo, envie PDF, a menos que o empregador peça Word expressamente. Para um contrato ou acordo que vai ser assinado, envie PDF. Para um rascunho que os colegas vão editar, compartilhe o DOCX ou um documento compartilhado. Para uma nota fiscal, envie PDF e arquive sua cópia como PDF/A se os registros precisarem ser guardados por anos. Para números que alguém precisa analisar, envie CSV ou XLSX em vez de uma tabela dentro de um PDF. Para relatar um bug ou fazer um tutorial, use capturas de tela em PNG. Para fotografias, use JPG. Para um relatório publicado em um site, publique em HTML com uma versão em PDF para baixar e imprimir. Na dúvida, pergunte ao destinatário o que ele precisa fazer com o arquivo; a resposta geralmente define o formato. O guia para converter a partir de PDF explica o que dá para recuperar quando você recebe o formato errado. Quando um documento precisa continuar legível por anos, o guia de arquivamento em PDF/A explica quando esse formato é exigido.
Perguntas
Devo enviar meu currículo em PDF ou em Word?
Envie PDF por padrão, porque ele mantém seu layout em qualquer dispositivo. Envie Word só quando um empregador ou sistema de recrutamento pedir.
Qual é a diferença entre PDF e PDF/A?
O PDF/A é uma forma restrita de PDF para arquivamento de longo prazo. Ele precisa ser independente, com fontes e perfis de cor incorporados, e não pode usar criptografia nem scripts.
PNG ou JPG é melhor para capturas de tela?
PNG. Ele é sem perdas, então texto e bordas da interface continuam nítidos, enquanto a compressão JPG os deixa borrados. Use JPG para fotografias.
Posso transformar um PDF de volta em um documento do Word editável?
Em parte. O texto pode ser recuperado como parágrafos editáveis, mas o layout original, as tabelas e as imagens não são reconstruídos com fidelidade. Use o arquivo de origem quando ele existir.
Qual formato é melhor para guarda de longo prazo?
PDF/A para documentos finalizados, junto com os arquivos de origem editáveis. Valide os arquivos PDF/A quando um arquivo ou uma regulamentação exigir conformidade.