Los sistemas de contabilidad imprimen un mes entero de facturas en un solo PDF. Lo mismo hacen las nóminas, los extractos bancarios y los albaranes. Los documentos de dentro no tienen la misma extensión, así que dividir cada tres páginas se tuerce en la primera factura de cuatro, y teclear rangos de páginas para doscientos documentos no es trabajo para nadie. Pero el archivo ya sabe dónde están las divisiones: el número de factura cambia, o la palabra Factura vuelve a aparecer. Esta herramienta lee eso y corta ahí.
Cómo usar Dividir por texto
- Añade el PDF que contiene el lote.
- Elige cómo se reconoce un documento nuevo: porque cambia el texto de una zona de la página, o porque una página contiene ciertas palabras.
- Para la zona, indica su posición en porcentajes de la página. El valor por defecto es el tercio superior, que cubre la mayoría de números de referencia y membretes.
- Para las palabras, escribe la frase con la que abre cada documento, como Número de factura o Extracto de cuenta.
- Selecciona Dividir por texto y descarga el ZIP. Cada documento es un PDF aparte, con el nombre del texto que lo inició.
Las dos formas de encontrar un límite
Ambas hacen el mismo trabajo desde direcciones opuestas, y cuál encaja depende de si tus documentos llevan un número de referencia o un encabezado.
Definir la zona
La zona se indica en porcentajes en lugar de milímetros, así que los mismos cuatro números siguen funcionando en A4, Carta y el lote del mes que viene.
Qué recibes
- Un archivo por documento: Cada parte es un PDF aparte con las páginas que van de un límite al siguiente, así que una factura de dos páginas tiene dos y una de cinco tiene cinco.
- Nombrado por lo que lo dividió: En el modo de zona, cada archivo lleva el nombre del texto encontrado, así que facturas-02-INV-1002.pdf se archiva sin abrirlo. En el modo de palabras, se nombran por la página en la que empiezan.
- Se entrega como ZIP: Dividir un lote produce muchos archivos, y una sola descarga es mucho más fiable que una ráfaga de descargas sueltas. Un lote que resulta contener un único documento vuelve como PDF normal.
- Las páginas se copian enteras: Nada se vuelve a renderizar. El texto, las imágenes y los gráficos vectoriales se trasladan como estaban, así que las partes son tan nítidas y buscables como el lote del que salieron.
Cuándo se usa Dividir por texto
Un mes de facturas en una exportación
Divide por el número de factura y la factura de cada cliente se convierte en su propio archivo, con el número en el nombre, lista para adjuntar al correo correcto.
Nóminas de una tanda completa
Cada nómina empieza con el nombre o la referencia del empleado en la misma esquina. Dividir ahí produce un archivo por persona en una sola pasada.
Extractos bancarios por cuenta
Una exportación combinada con varias cuentas se divide por el número de cuenta, dando un extracto por cuenta sin leer un solo número de página.
Limitaciones que conviene conocer
El PDF debe tener texto real y seleccionable. Un lote escaneado es una imagen de texto y no se encontrará nada; pásale antes OCR de PDF y luego divide. El texto se compara tal como aparece, así que una referencia dibujada como código de barras o como imagen es invisible para esta herramienta. Los marcadores, los campos de formulario y los archivos adjuntos no pasan a las partes.
Dividir por texto: preguntas frecuentes
No se encontró nada. ¿Qué ha fallado?
O la zona que elegiste no tiene texto, o el PDF no tiene texto seleccionable en absoluto. Comprueba primero lo segundo: intenta seleccionar una palabra del documento con el ratón. Si no puedes, es un escaneo, y hay que pasar OCR de PDF antes de que funcione cualquier división basada en texto.
Cada página salió como su propio archivo.
La zona que fijaste incluye algo que cambia en todas las páginas, casi siempre un número de página, una fecha o texto del cuerpo. Reduce la zona y apúntala a la parte que solo cambia entre documentos, como la esquina con el número de referencia.
¿Cómo sé qué zona usar?
Dibújala en la vista previa de la página: arrastra el recuadro naranja sobre el lugar donde está impreso el número de cada documento. Las cifras de los ajustes siguen al recuadro, en porcentajes de la página, y también puedes escribirlas.
¿Qué pasa con un documento que ocupa varias páginas?
Se queda de una pieza. En el modo de zona, las páginas de continuación no tienen nada en la zona elegida, y una página con la zona vacía se considera parte del documento anterior. Por eso una factura de cualquier extensión sale entera.
¿Puedo dividir por algo que no sea un número?
Sí. El modo de palabras busca cualquier frase, así que Extracto de cuenta, Estimado o Página 1 de funcionan si aparecen una vez por documento. Elige una frase que aparezca en la primera página de cada documento y en ningún otro sitio.