Les logiciels de comptabilité impriment tout un mois de factures dans un seul PDF. Les paies, les relevés bancaires et les bons de livraison aussi. Les documents qui s'y trouvent n'ont pas la même longueur : couper toutes les trois pages déraille dès la première facture de quatre pages, et saisir des plages pour deux cents documents n'est un travail pour personne. Mais le fichier sait déjà où sont les divisions : le numéro de facture change, ou le mot Facture réapparaît. Cet outil lit cela et coupe à cet endroit.
Comment utiliser Diviser par texte
- Ajoutez le PDF contenant le lot.
- Choisissez comment reconnaître un nouveau document : par le changement du texte dans une zone de la page, ou par la présence de certains mots sur une page.
- Pour la zone, donnez sa position en pourcentages de la page. Par défaut, le tiers supérieur, qui couvre la plupart des numéros de référence et des en-têtes.
- Pour les mots, saisissez la phrase qui ouvre chaque document, par exemple Numéro de facture ou Relevé de compte.
- Sélectionnez Diviser par texte et téléchargez le ZIP. Chaque document est un PDF distinct, nommé d'après le texte qui l'a ouvert.
Les deux façons de trouver une limite
Les deux font le même travail par des chemins opposés, et le choix dépend de la présence d'un numéro de référence ou d'un titre dans vos documents.
Définir la zone
La zone est donnée en pourcentages plutôt qu'en millimètres : les mêmes quatre nombres continuent de fonctionner sur A4, Letter et le lot du mois suivant.
Ce que vous récupérez
- Un fichier par document : Chaque partie est un PDF distinct qui contient les pages d'une limite à la suivante : une facture de deux pages en fait deux, une de cinq en fait cinq.
- Nommé d'après ce qui l'a coupé : Dans le mode zone, chaque fichier porte le nom du texte trouvé : factures-02-INV-1002.pdf se classe sans être ouvert. Dans le mode mots, les fichiers sont nommés d'après la page où ils commencent.
- Livré en ZIP : Découper un lot produit de nombreux fichiers, et un seul téléchargement est bien plus fiable qu'une rafale. Un lot qui ne contient finalement qu'un document revient en PDF simple.
- Les pages sont copiées entières : Rien n'est refabriqué. Texte, images et graphiques vectoriels sont repris tels quels : les parties sont aussi nettes et aussi cherchables que le lot d'origine.
Quand utiliser Diviser par texte
Un mois de factures en un export
Coupez sur le numéro de facture et la facture de chaque client devient son propre fichier, nommé d'après le numéro, prête à joindre au bon courriel.
Les bulletins de paie d'une campagne entière
Chaque bulletin commence par le nom ou la référence du salarié au même endroit. Couper là produit un fichier par personne en une seule passe.
Des relevés bancaires par compte
Un export regroupant plusieurs comptes se coupe sur le numéro de compte, donnant un relevé par compte sans lire un seul numéro de page.
Limites à connaître
Le PDF doit contenir du vrai texte sélectionnable. Un lot numérisé est une image de texte et rien ne sera trouvé ; passez d'abord OCR PDF dessus, puis découpez. Le texte est comparé tel qu'il apparaît : une référence dessinée en code-barres ou en image est invisible pour cet outil. Les signets, les champs de formulaire et les pièces jointes ne sont pas repris dans les parties.
Diviser par texte : questions fréquentes
Rien n'a été trouvé. Qu'est-ce qui a échoué ?
Soit la zone choisie ne contient pas de texte, soit le PDF n'a aucun texte sélectionnable. Vérifiez d'abord la seconde hypothèse : essayez de sélectionner un mot à la souris. Si vous n'y arrivez pas, c'est une numérisation, et OCR PDF doit passer avant tout découpage fondé sur le texte.
Chaque page est ressortie en fichier séparé.
La zone définie englobe quelque chose qui change à chaque page, le plus souvent un numéro de page, une date ou du texte courant. Réduisez la zone et visez la partie qui ne change qu'entre documents, comme le coin portant le numéro de référence.
Comment savoir quelle zone utiliser ?
Tracez-la sur l’aperçu de la page : faites glisser le cadre orange sur l’endroit où est imprimé le numéro de chaque document. Les valeurs des réglages suivent le cadre, en pourcentage de la page, et peuvent aussi être saisies.
Qu'advient-il d'un document qui court sur plusieurs pages ?
Il reste d'un seul tenant. Dans le mode zone, les pages de suite n'ont rien dans la zone choisie, et une page dont la zone est vide est rattachée au document précédent. C'est pourquoi une facture de n'importe quelle longueur ressort entière.
Puis-je couper sur autre chose qu'un numéro ?
Oui. Le mode mots accepte n'importe quelle phrase : Relevé de compte, Madame, Monsieur ou Page 1 sur conviennent s'ils apparaissent une fois par document. Choisissez une phrase présente sur la première page de chaque document et nulle part ailleurs.