أنظمة المحاسبة تطبع شهرًا كاملًا من الفواتير في ملف PDF واحد، وكذلك تفعل كشوف الرواتب وكشوف البنوك وإشعارات الشحن. والمستندات داخله ليست بالطول نفسه، فالتقسيم كل ثلاث صفحات يختل عند أول فاتورة من أربع صفحات، وكتابة نطاقات الصفحات لمئتي مستند ليس عملًا ينبغي لأحد أن يقوم به. لكن الملف يعرف أصلًا أين تقع الفواصل: رقم الفاتورة يتغير، أو كلمة فاتورة تظهر من جديد. وهذه الأداة تقرأ ذلك وتقطع عنده.
طريقة استخدام التقسيم حسب النص
- أضف ملف PDF الذي يحوي الدفعة.
- اختر كيف يُعرف المستند الجديد: بتغيّر النص في منطقة من الصفحة، أو باحتواء الصفحة على كلمات معينة.
- للمنطقة، حدّد موضعها بالنسب المئوية من الصفحة. والافتراضي هو الثلث الأعلى، وهو يغطي معظم الأرقام المرجعية وترويسات الرسائل.
- للكلمات، اكتب العبارة التي يُفتتح بها كل مستند، مثل رقم الفاتورة أو كشف الحساب.
- اختر قسّم حسب النص ونزّل ملف ZIP. كل مستند ملف PDF مستقل يحمل اسم النص الذي بدأه.
طريقتان لإيجاد الفاصل
كلتاهما تؤديان العمل نفسه من اتجاهين متقابلين، وأيهما يناسب يعتمد على ما إذا كانت مستنداتك تحمل رقمًا مرجعيًا أم عنوانًا.
ضبط المنطقة
تُعطى المنطقة بالنسب المئوية لا بالمليمترات، فتبقى الأرقام الأربعة نفسها صالحة على A4 و Letter ودفعة الشهر القادم على السواء.
ما الذي يعود إليك
- ملف لكل مستند: كل جزء ملف PDF مستقل يضم الصفحات من فاصل إلى الذي يليه، فالفاتورة ذات الصفحتين صفحتان وذات الخمس خمس.
- مسمّى بما قسّمه: في وضع المنطقة يحمل كل ملف اسم النص الذي عُثر عليه، فيمكن حفظ فواتير-02-INV-1002.pdf دون فتحه. وفي وضع الكلمات تُسمّى الملفات بالصفحة التي تبدأ عندها.
- يُسلَّم في ملف ZIP: تقسيم الدفعة ينتج ملفات كثيرة، وتنزيل واحد أوثق بكثير من دفقة تنزيلات منفصلة. والدفعة التي يتبين أنها تضم مستندًا واحدًا تعود ملف PDF عاديًا.
- الصفحات تُنسخ كاملة: لا يُعاد رسم شيء. فالنص والصور والرسوم المتجهة تُنقل كما كانت، فتكون الأجزاء بالحدّة نفسها وقابلة للبحث مثل الدفعة التي جاءت منها.
متى تُستخدم أداة التقسيم حسب النص
شهر من الفواتير في تصدير واحد
قسّم على رقم الفاتورة فتصير فاتورة كل عميل ملفًا قائمًا بذاته يحمل الرقم في اسمه، جاهزًا للإرفاق بالبريد الصحيح.
قسائم رواتب دورة كاملة
كل قسيمة تبدأ باسم الموظف أو رقمه في الزاوية نفسها. والتقسيم هناك ينتج ملفًا لكل شخص في مرة واحدة.
كشوف بنكية حسب الحساب
التصدير المجمّع الذي يضم عدة حسابات يُقسم على رقم الحساب، فيعطي كشفًا لكل حساب دون قراءة رقم صفحة واحد.
قيود ينبغي معرفتها
يجب أن يحتوي ملف PDF على نص حقيقي قابل للتحديد. فالدفعة الممسوحة ضوئيًا صورة لنص ولن يُعثر على شيء؛ شغّل عليها التعرف الضوئي على PDF أولًا ثم قسّم. ويُطابَق النص كما يظهر، فالرقم المرجعي المرسوم كباركود أو كصورة غير مرئي لهذه الأداة. ولا تُنقل الإشارات المرجعية وحقول النماذج والمرفقات إلى الأجزاء.
التقسيم حسب النص: أسئلة شائعة
لم يُعثر على شيء. ما الخطأ؟
إما أن المنطقة التي اخترتها خالية من النص، وإما أن الملف لا يحوي نصًا قابلًا للتحديد أصلًا. تحقق من الاحتمال الثاني أولًا: جرّب تحديد كلمة في المستند بالفأرة. فإن لم تستطع فهو مسح ضوئي، ولا بد من تشغيل التعرف الضوئي قبل أن ينجح أي تقسيم قائم على النص.
خرجت كل صفحة كملف مستقل.
المنطقة التي ضبطتها تشمل شيئًا يتغير في كل صفحة، وغالبًا رقم صفحة أو تاريخ أو نص متن. صغّر المنطقة ووجّهها إلى الجزء الذي لا يتغير إلا بين المستندات، مثل الزاوية التي تحمل الرقم المرجعي.
كيف أعرف أي منطقة أستخدم؟
ارسم على معاينة الصفحة: اسحب المربع البرتقالي فوق المكان الذي يُطبع فيه رقم كل مستند. وتتبع القيم في الإعدادات المربع، كنسبة مئوية من الصفحة، ويمكن أيضًا كتابتها.
ماذا يحدث لمستند يمتد على عدة صفحات؟
يبقى قطعة واحدة. ففي وضع المنطقة لا يوجد في صفحات التكملة شيء داخل المنطقة المختارة، والصفحة ذات المنطقة الخالية تُنسب إلى المستند الذي قبلها. ولهذا تخرج الفاتورة كاملة مهما بلغ طولها.
هل يمكنني التقسيم على شيء غير الرقم؟
نعم. وضع الكلمات يطابق أي عبارة، فـ كشف الحساب أو السادة أو صفحة 1 من كلها تصلح إن وردت مرة واحدة في كل مستند. اختر عبارة ترد في الصفحة الأولى من كل مستند ولا ترد في غيرها.