Buchhaltungssysteme drucken einen ganzen Monat Rechnungen in eine einzige PDF-Datei. Lohnläufe, Kontoauszüge und Lieferscheine ebenso. Die Dokumente darin sind unterschiedlich lang, deshalb geht ein Schnitt alle drei Seiten schon bei der ersten vierseitigen Rechnung schief, und Seitenbereiche für zweihundert Dokumente einzutippen ist keine Arbeit, die jemand tun sollte. Die Datei weiß aber bereits, wo die Grenzen liegen: die Rechnungsnummer wechselt, oder das Wort Rechnung taucht erneut auf. Dieses Werkzeug liest das und schneidet dort.
So verwenden Sie Nach Text teilen
- Fügen Sie die PDF-Datei mit dem Stapel hinzu.
- Wählen Sie, woran ein neues Dokument erkannt wird: daran, dass sich der Text in einem Seitenbereich ändert, oder daran, dass eine Seite bestimmte Wörter enthält.
- Geben Sie den Bereich in Prozent der Seite an. Voreingestellt ist das obere Drittel, das die meisten Referenznummern und Briefköpfe abdeckt.
- Für Wörter tippen Sie die Wendung ein, mit der jedes Dokument beginnt, etwa Rechnungsnummer oder Kontoauszug.
- Wählen Sie Nach Text teilen und laden Sie das ZIP herunter. Jedes Dokument ist eine eigene PDF-Datei, benannt nach dem Text, der es begonnen hat.
Die zwei Wege, eine Grenze zu finden
Beide erledigen dieselbe Aufgabe von entgegengesetzten Seiten, und welcher passt, hängt davon ab, ob Ihre Dokumente eine Referenznummer oder eine Überschrift tragen.
Den Bereich festlegen
Der Bereich wird in Prozent statt in Millimetern angegeben, sodass dieselben vier Zahlen auf A4, Letter und dem Stapel des nächsten Monats weiter funktionieren.
Was zurückkommt
- Eine Datei je Dokument: Jeder Teil ist eine eigene PDF-Datei mit den Seiten von einer Grenze bis zur nächsten, sodass eine zweiseitige Rechnung zwei Seiten hat und eine fünfseitige fünf.
- Benannt nach dem Trenner: Im Bereichsmodus trägt jede Datei den gefundenen Text im Namen, sodass rechnungen-02-INV-1002.pdf ohne Öffnen abgelegt werden kann. Im Wortmodus sind die Dateien nach der Startseite benannt.
- Als ZIP geliefert: Ein geteilter Stapel ergibt viele Dateien, und ein Download ist weit zuverlässiger als eine Salve einzelner. Enthält ein Stapel doch nur ein Dokument, kommt eine einfache PDF-Datei zurück.
- Seiten werden ganz kopiert: Nichts wird neu gerendert. Text, Bilder und Vektorgrafiken werden übernommen, wie sie waren, sodass die Teile so scharf und so durchsuchbar sind wie der Stapel, aus dem sie stammen.
Wann Nach Text teilen hilft
Ein Monat Rechnungen in einem Export
Nach der Rechnungsnummer geteilt, wird die Rechnung jeder Kundschaft zur eigenen Datei, benannt nach der Nummer, bereit für die passende E-Mail.
Lohnzettel eines ganzen Laufs
Jeder Lohnzettel beginnt mit Namen oder Personalnummer in derselben Ecke. Dort zu teilen ergibt in einem Durchgang eine Datei je Person.
Kontoauszüge nach Konto
Ein Sammelexport mit mehreren Konten wird nach der Kontonummer geteilt und ergibt einen Auszug je Konto, ohne eine einzige Seitenzahl zu lesen.
Grenzen des Tools
Die PDF-Datei muss echten, markierbaren Text enthalten. Ein gescannter Stapel ist ein Bild von Text, und es wird nichts gefunden; lassen Sie zuerst OCR PDF darüber laufen und teilen Sie dann. Text wird so abgeglichen, wie er erscheint, daher ist eine Referenz, die als Barcode oder Bild gezeichnet ist, für dieses Werkzeug unsichtbar. Lesezeichen, Formularfelder und Anhänge werden nicht in die Teile übernommen.
Nach Text teilen: häufige Fragen
Es wurde nichts gefunden. Was ist schiefgegangen?
Entweder enthält der gewählte Bereich keinen Text, oder die PDF-Datei hat überhaupt keinen markierbaren Text. Prüfen Sie zuerst das Zweite: Versuchen Sie, ein Wort mit der Maus zu markieren. Geht das nicht, ist es ein Scan, und OCR PDF muss laufen, bevor eine textgestützte Teilung funktioniert.
Jede einzelne Seite kam als eigene Datei heraus.
Der gesetzte Bereich umfasst etwas, das sich auf jeder Seite ändert, meist eine Seitenzahl, ein Datum oder Fließtext. Verkleinern Sie den Bereich und richten Sie ihn auf den Teil, der sich nur zwischen Dokumenten ändert, etwa die Ecke mit der Referenznummer.
Woher weiß ich, welchen Bereich ich nehmen soll?
Zeichnen Sie ihn in der Seitenvorschau: Ziehen Sie den orangefarbenen Rahmen über die Stelle, an der die Nummer jedes Dokuments steht. Die Werte in den Einstellungen folgen dem Rahmen als Prozent der Seite und lassen sich auch eintippen.
Was passiert mit einem Dokument über mehrere Seiten?
Es bleibt am Stück. Im Bereichsmodus haben Folgeseiten im gewählten Bereich nichts stehen, und eine Seite mit leerem Bereich wird dem Dokument davor zugeschlagen. Deshalb kommt eine Rechnung beliebiger Länge vollständig heraus.
Kann ich nach etwas anderem als einer Nummer teilen?
Ja. Der Wortmodus trifft jede Wendung, also funktionieren Kontoauszug, Sehr geehrte oder Seite 1 von, sofern sie einmal je Dokument vorkommen. Wählen Sie eine Wendung, die auf der ersten Seite jedes Dokuments steht und sonst nirgends.