Lors d’une communication de pièces, d’un audit ou d’une vaste revue documentaire, chaque page doit porter un identifiant unique pour pouvoir être citée précisément, comme dans « voir ACME-000147 ». La numérotation Bates répond à ce besoin : un préfixe et un numéro séquentiel apposés sur chaque page. Numérotation Bates ajoute ces identifiants à un PDF dans l’angle inférieur droit, à partir du numéro qui prolonge votre production.
Comment utiliser Numérotation Bates
- Ajoutez le PDF, idéalement l’ensemble définitif et complet des pages.
- Saisissez un Préfixe, comme le code d’une partie ou d’un dossier.
- Définissez le Numéro de départ, attribué à la première page.
- Cliquez sur Appliquer la numérotation Bates et vérifiez le premier et le dernier numéro.
Comment les numéros sont formés
Chaque identifiant se compose de votre préfixe suivi d’un nombre à six chiffres complété par des zéros : un préfixe ACME- et un numéro de départ 1 donnent ACME-000001, puis ACME-000002, et ainsi de suite. Le numéro dépend de la position de la page dans le document : chaque page a donc un identifiant prévisible. Les numéros sont écrits dans une petite police grise alignée sur la marge inférieure droite, y compris sur les pages paysage et pivotées.
Numéroter plusieurs documents
Les séquences Bates couvrent généralement toute une production au lieu de repartir de zéro dans chaque fichier. Le plus simple est d’assembler d’abord les documents avec Fusionner PDF et de numéroter une seule fois le fichier combiné. Si les fichiers doivent rester séparés, numérotez le premier, notez son dernier identifiant et commencez le fichier suivant au numéro d’après. Consigner la plage de chaque fichier dans un registre de production facilite ensuite la vérification des références. Le guide sur la numérotation Bates des documents juridiques détaille les préfixes, les plages et les registres de production.
Avant d’apposer les numéros
Les numéros Bates sont censés servir de références permanentes : finalisez donc d’abord l’ensemble des pages. Retirez les pages couvertes par le secret professionnel ou sans pertinence avec Supprimer des pages et appliquez les caviardages avant la numérotation, pour éviter trous et renumérotations ultérieurs. Pour de simples numéros de page sans préfixe, Numéroter les pages propose davantage d’emplacements. Le guide sur la confidentialité des PDF explique comment préparer des documents avant leur communication.
Quand utiliser Numérotation Bates
Productions de pièces en contentieux
Étiquetez chaque page communiquée à la partie adverse pour que tout le monde cite les documents de la même façon.
Dossiers remis aux régulateurs et auditeurs
Donnez aux auditeurs et aux régulateurs un moyen précis de désigner n’importe quelle page d’un dossier volumineux.
Revues documentaires de grande ampleur
Suivez les décisions de revue page par page sur des milliers de pages grâce à des identifiants stables.
Limites à connaître
Numérotation Bates place uniquement un préfixe et un numéro à six chiffres dans l’angle inférieur droit, dans une petite police grise fixe. La numérotation suit la position des pages, les pages ignorées laissent donc des trous, et chaque traitement numérote un seul document.
Numérotation Bates : questions fréquentes
Puis-je changer l’emplacement du numéro Bates ?
Non. Les numéros sont placés dans l’angle inférieur droit, emplacement conventionnel des étiquettes Bates.
Les numéros peuvent-ils avoir plus ou moins de six chiffres ?
La partie numérique est toujours complétée à six chiffres, ce qui couvre des productions allant jusqu’à 999 999 pages.
Et si je désélectionne des pages dans la grille ?
Les pages désélectionnées ne reçoivent pas d’étiquette, mais la numérotation suit la position des pages : la séquence comportera donc des trous. Supprimez d’abord les pages indésirables pour obtenir une séquence continue.
Puis-je poursuivre la numérotation d’une production précédente ?
Oui. Définissez le numéro de départ sur le dernier numéro déjà utilisé plus un.