Les e-mails doivent souvent sortir de la boîte de réception : comme preuve dans un litige, comme trace d’une validation ou pour un dossier à conserver après la fermeture d’un compte. Beaucoup de logiciels de messagerie peuvent exporter un message en fichier EML, mais peu de gens savent l’ouvrir. EML en PDF transforme le message en un PDF comportant ses principaux en-têtes et son corps, prêt à être classé ou partagé.
Comment utiliser EML en PDF
- Exportez le message depuis votre logiciel de messagerie en fichier .eml.
- Ajoutez le fichier EML.
- Cliquez sur Convertir en PDF.
- Téléchargez le PDF et vérifiez la date et les destinataires.
Ce que contient le PDF
L’objet devient le titre, suivi des en-têtes De, À et Date, puis du corps du message. Quand un e-mail contient à la fois une version HTML mise en forme et une version texte brut, la version HTML est utilisée pour que le message ait l’apparence qu’il avait dans votre boîte de réception ; les e-mails en texte brut conservent leurs retours à la ligne. Les scripts, cadres intégrés et objets de plug-in sont retirés des e-mails HTML avant le rendu.
Images, pièces jointes et confidentialité
De nombreux e-mails commerciaux chargent des images depuis des serveurs distants, et certaines de ces images ne servent qu’à signaler que le message a été ouvert. VelloDoc bloque les requêtes distantes pendant la conversion : les images de suivi ne sont jamais chargées, mais les logos et images distants sont donc absents. Les images insérées par référence dans le message ne s’affichent pas non plus, et les pièces jointes ne sont pas incluses ; enregistrez-les séparément et assemblez-les avec Fusionner PDF si nécessaire.
Conserver des e-mails
Le PDF d’un e-mail est pratique, mais il ne prouve pas à lui seul qu’un message a été envoyé ou qu’il n’a pas été modifié. Pour une preuve formelle, conservez le fichier EML d’origine, qui contient tous les en-têtes techniques, avec le PDF. Pour une conservation à long terme, PDF en PDF/A crée une copie d’archivage. Le guide sur la confidentialité des PDF indique ce qu’il faut encore vérifier avant de partager des documents contenant des données personnelles.
Quand utiliser EML en PDF
Preuve dans un litige
Gardez une copie lisible d’un échange important avec un propriétaire, un fournisseur ou un employeur dans vos dossiers.
Validations et confirmations
Classez une validation ou une confirmation de réservation avec les documents d’un projet ou d’un voyage, sous forme de document standard.
Archives avant la fermeture d’un compte
Conservez les messages importants en PDF avant de quitter un emploi ou de fermer une ancienne adresse e-mail.
Limites à connaître
EML en PDF affiche uniquement l’objet, De, À et Date, et n’inclut ni pièces jointes, ni images insérées, ni images distantes. Il lit les fichiers EML, pas les fichiers MSG d’Outlook, et nécessite WeasyPrint sur le serveur. Conservez l’EML d’origine chaque fois que les en-têtes complets comptent.
EML en PDF : questions fréquentes
Comment obtenir un fichier EML ?
Apple Mail et Thunderbird peuvent enregistrer des messages en fichiers .eml, et l’option Télécharger le message de Gmail en produit un. Outlook pour Windows enregistre par défaut les messages au format MSG, que cet outil ne lit pas.
Les pièces jointes sont-elles incluses ?
Non. Seul le message est converti. Enregistrez les pièces jointes séparément, puis convertissez-les ou assemblez-les selon vos besoins.
Pourquoi des images manquent-elles ?
Les images distantes sont bloquées pour des raisons de confidentialité et de sécurité, et les images insérées par référence dans le message ne sont pas rendues.
Les destinataires en copie (Cc) apparaissent-ils ?
Le PDF affiche l’objet avec les en-têtes De, À et Date. Les autres en-têtes, dont Cc, ne sont pas inclus : conservez l’EML d’origine si vous avez besoin de la trace complète.
Pourquoi cet outil est-il indisponible sur certains serveurs ?
Il a besoin de la bibliothèque WeasyPrint pour rendre le message. Quand elle manque, l’outil l’indique clairement.