Ajouter est fiable, modifier ne l’est pas
Un PDF place chaque caractère à une position fixe : il n’y a donc aucun paragraphe à remettre en page quand un mot change de longueur. Remplacer du texte sur place casse souvent l’espacement, les polices et la longueur des lignes, c’est pourquoi une modification fiable de PDF repose sur des ajouts. Tous les outils de modification présentés ici ajoutent un nouveau contenu par-dessus la page et laissent le contenu d’origine intact. Pour retirer quelque chose, utilisez Caviarder un PDF, parmi les outils de sécurité, qui supprime correctement le contenu. Quand un document doit être largement réécrit, modifiez le fichier source et créez un nouveau PDF avec les outils de conversion ; si seul le PDF existe, PDF en Word récupère le texte pour repartir de là.
Le texte que vous placez vous-même
Ajouter du texte à un PDF ajoute une ligne de texte à une position indiquée en points, mesurée depuis le coin supérieur gauche de la page telle qu’elle s’affiche, à raison de 72 points par pouce. Il convient aux dates, aux références et aux notes courtes, utilise la police standard Helvetica, qui couvre les langues en écriture latine, et ajoute le texte en page 1 sauf si vous choisissez d’autres pages. Signer un PDF est un raccourci pour un ajout précis : votre nom saisi près du coin inférieur droit de la page choisie. Les deux produisent du vrai texte sélectionnable, ce qui signifie qu’une personne équipée d’un logiciel de modification peut aussi le retirer, sauf si le document est aplati ensuite.
Des étiquettes répétées sur chaque page
Trois outils ajoutent des étiquettes cohérentes. Numéroter les pages imprime des numéros à cinq emplacements possibles, en comptant selon la position de la page à partir de n’importe quel numéro de départ, si bien que les pages ignorées ne cassent pas la séquence. En-tête et pied de page répète un titre court, un nom de client ou un statut en petit texte aligné à gauche en haut, en bas ou aux deux. Numérotation Bates appose un préfixe et un identifiant séquentiel à six chiffres dans le coin inférieur droit pour les dossiers juridiques et d’audit. Tous trois placent le texte avec précision sur les pages pivotées et en paysage, et tous trois doivent intervenir en fin de processus, après la fusion, la suppression et le réordonnancement des pages, pour que la numérotation corresponde au document final.
Signets et page de sommaire
Les longs documents ont besoin d’un moyen de s’y retrouver. Signets et table des matières PDF repère les titres d’un PDF grâce à leur taille, leur graisse et leur numérotation, et les transforme en signets à renommer, réordonner, imbriquer et supprimer. Il peut aussi ajouter une page de sommaire au début, où chaque ligne renvoie à sa page, et il ajuste toutes les cibles pour les pages ajoutées. Les titres doivent être du vrai texte, alors passez d’abord l’OCR sur les numérisations. Ajoutez les signets après la fusion et avant la numérotation, pour que les numéros imprimés correspondent au sommaire.
Les filigranes
Filigrane PDF appose des mots comme BROUILLON ou CONFIDENTIEL au milieu de chaque page choisie, en gris clair, et réduit les textes longs jusqu’à ce qu’ils tiennent au lieu de les supprimer en silence. Un filigrane indique clairement un statut, mais c’est une étiquette, pas un verrou : c’est du texte ordinaire qu’un logiciel de modification peut retirer, et il n’empêche ni la copie ni l’impression. Quand un filigrane doit rester attaché au contenu, aplatissez le fichier pour qu’il fasse partie de l’image de chaque page, et ajoutez un mot de passe quand l’accès doit être restreint. Le guide sur la confidentialité des PDF explique la place des filigranes parmi les autres protections.
Les formulaires interactifs
Remplir un formulaire PDF lit les champs intégrés à un PDF remplissable et les affiche sous forme de commandes équivalentes : zones de texte, cases à cocher, une liste de choix pour chaque groupe de boutons radio et des menus pour les listes déroulantes. Vos réponses sont écrites dans les champs existants, qui restent modifiables ensuite. Les champs de signature et les boutons ne sont pas remplis, et les formulaires créés avec l’ancienne technologie XFA peuvent ne pas se charger. Si aucun champ n’apparaît, le formulaire est plat, c’est-à-dire une page imprimée avec des lignes mais sans champs, et c’est Ajouter du texte à un PDF qui permet d’ajouter les réponses. Remplissez d’abord le formulaire, signez-le ensuite et aplatissez-le en dernier si le destinataire ne doit pas pouvoir modifier vos réponses.
Verrouiller un document terminé
Aplatir un PDF rend chaque page sous forme d’image, y compris les valeurs de formulaire, les commentaires, les tampons et tout ce qu’ont ajouté les outils précédents, puis reconstruit le document à partir de ces images. Le résultat s’affiche à l’identique dans toutes les visionneuses et ne peut pas être modifié par inadvertance. Cela a un coût : le texte n’est plus sélectionnable ni interrogeable, la taille du fichier augmente souvent et les propriétés d’origine de titre et d’auteur ne sont pas reprises. Lancez OCR PDF ensuite si le document aplati doit rester interrogeable. Aplatir n’est pas caviarder, car tout ce qui est visible reste visible : supprimez le contenu sensible avant d’aplatir.
Mises en page d’impression : plusieurs pages par feuille et livrets
Deux outils réorganisent les pages pour le papier. Plusieurs pages par feuille place deux pages côte à côte sur des feuilles A4 en paysage, ou quatre pages en grille sur un A4 en portrait, mises à l’échelle, ce qui est idéal pour les supports de présentation et les copies de relecture. Livret PDF réalise l’imposition pour une piqûre à cheval : il ordonne les pages sur des feuilles A4 pour que, imprimées en recto verso avec retournement sur le bord court puis pliées, elles se lisent dans l’ordre, en ajoutant des pages blanches pour atteindre un multiple de quatre. Passez d’abord en niveaux de gris pour des copies économiques, et consultez le guide de préparation à l’impression pour les réglages recto verso et les marges.
Enchaînements courants
Remplir, signer et verrouiller un formulaire
Remplissez un formulaire interactif, ajoutez une signature visuelle sur la page de signature et aplatissez le résultat pour que les réponses ne puissent plus être modifiées.
Préparer un dossier juridique ou d’appel d’offres
Assemblez les documents dans l’ordre, apposez un identifiant Bates unique sur chaque page et protégez le dossier avant de l’envoyer.
Rendre un long rapport facile à lire
Assemblez les chapitres, ajoutez des signets imbriqués et une page de sommaire avec liens, puis numérotez les pages pour qu’elles correspondent.
Diffuser un brouillon confidentiel
Marquez chaque page comme brouillon, ajoutez le nom du projet en pied de page et aplatissez la copie pour que les étiquettes restent attachées au contenu.
Imprimer un programme sous forme de livret plié
Placez les pages dans leur ordre définitif, passez en niveaux de gris pour une impression économique et disposez les feuilles pour le pliage.
Questions sur la modification des PDF
Puis-je modifier le texte existant d’un PDF ?
Pas avec ces outils. Ils ajoutent du contenu par-dessus les pages. Retirez du texte avec Caviarder un PDF, ou modifiez le document d’origine et convertissez-le à nouveau.
Quel outil permet d’ajouter une date à un document ?
Utilisez Ajouter du texte à un PDF pour placer une date à un endroit précis, ou En-tête et pied de page pour la répéter sur chaque page.
Faut-il aplatir avant ou après la numérotation des pages ?
Après. Aplatissez en dernier, une fois toutes les étiquettes, signatures et valeurs de formulaire en place, car l’aplatissement transforme les pages en images.
Une signature saisie au clavier a-t-elle une valeur juridique ?
Cela dépend du document et du pays. Signer un PDF ajoute une signature visuelle, pas une signature numérique basée sur un certificat : vérifiez ce qu’exige le destinataire.
Pourquoi une étiquette chevauche-t-elle mon contenu ?
Les étiquettes sont ajoutées par-dessus la page. Choisissez un autre emplacement, ou vérifiez que la page dispose d’espace près de ses bords.