E-Mails müssen oft aus dem Postfach heraus: als Beweis in einem Streitfall, als Nachweis einer Freigabe oder für eine Akte, die nach dem Schließen eines Kontos aufbewahrt werden muss. Viele E-Mail-Programme können eine Nachricht als EML-Datei exportieren, doch nur wenige Menschen können sie öffnen. EML in PDF macht aus der Nachricht eine PDF mit den wichtigsten Kopfzeilen und dem Text, bereit zum Ablegen oder Teilen.
So verwenden Sie EML in PDF
- Exportieren Sie die Nachricht aus Ihrem E-Mail-Programm als .eml-Datei.
- Fügen Sie die EML-Datei hinzu.
- Wählen Sie In PDF umwandeln.
- Laden Sie die PDF herunter und prüfen Sie Datum und Empfänger.
Was die PDF enthält
Der Betreff wird zum Titel, gefolgt von den Kopfzeilen Von, An und Datum und dann dem Nachrichtentext. Enthält eine E-Mail sowohl eine formatierte HTML-Fassung als auch eine Nur-Text-Fassung, wird die HTML-Fassung verwendet, damit die Nachricht so aussieht wie in Ihrem Posteingang; reine Text-E-Mails behalten ihre Zeilenumbrüche. Skripte, eingebettete Frames und Plugin-Objekte werden vor der Darstellung aus HTML-E-Mails entfernt.
Bilder, Anhänge und Datenschutz
Viele Marketing-E-Mails laden Bilder von externen Servern, und manche dieser Bilder dienen nur dazu, das Öffnen der Nachricht zu melden. VelloDoc blockiert während der Umwandlung externe Anfragen, daher werden Tracking-Bilder nie geladen; dafür fehlen allerdings auch externe Logos und Bilder. Per Verweis eingebettete Inline-Bilder werden ebenfalls nicht angezeigt, und Anhänge sind nicht enthalten. Speichern Sie Anhänge separat und fügen Sie sie bei Bedarf mit PDF zusammenfügen hinzu.
E-Mail-Nachweise aufbewahren
Eine PDF einer E-Mail ist praktisch, beweist aber für sich allein nicht, dass eine Nachricht gesendet oder nicht verändert wurde. Für formelle Nachweise bewahren Sie neben der PDF die ursprüngliche EML-Datei auf, die alle technischen Kopfzeilen enthält. Für die Langzeitaufbewahrung erstellt PDF in PDF/A eine Archivkopie. Der Leitfaden zum Datenschutz bei PDFs erklärt, was Sie vor dem Teilen von Dokumenten mit personenbezogenen Daten sonst noch prüfen sollten.
Wann EML in PDF hilft
Beweis in einem Streitfall
Bewahren Sie eine lesbare Kopie eines wichtigen Austauschs mit Vermieter, Lieferant oder Arbeitgeber in Ihren Unterlagen auf.
Freigaben und Bestätigungen
Legen Sie eine Freigabe oder Buchungsbestätigung als Standarddokument zu Projekt- oder Reiseunterlagen.
Nachweise vor dem Schließen eines Kontos
Sichern Sie wichtige Nachrichten als PDFs, bevor Sie eine Stelle verlassen oder ein altes E-Mail-Konto schließen.
Grenzen des Tools
EML in PDF zeigt nur Betreff, Von, An und Datum und enthält keine Anhänge, Inline-Bilder oder externen Bilder. Es liest EML-Dateien, keine Outlook-MSG-Dateien, und benötigt WeasyPrint auf dem Server. Bewahren Sie die ursprüngliche EML-Datei auf, wann immer die vollständigen Kopfzeilen wichtig sind.
EML in PDF: häufige Fragen
Wie erhalte ich eine EML-Datei?
Apple Mail und Thunderbird können Nachrichten als .eml-Dateien speichern, und die Gmail-Option „Nachricht herunterladen“ erzeugt eine. Outlook für Windows speichert Nachrichten standardmäßig als MSG-Dateien, die dieses Werkzeug nicht liest.
Sind Anhänge enthalten?
Nein. Nur die Nachricht selbst wird umgewandelt. Speichern Sie Anhänge separat und wandeln Sie sie bei Bedarf um oder fügen Sie sie zusammen.
Warum fehlen Bilder?
Externe Bilder werden aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen blockiert, und per Verweis in die Nachricht eingebettete Inline-Bilder werden nicht dargestellt.
Werden CC-Empfänger angezeigt?
Die PDF zeigt den Betreff mit den Kopfzeilen Von, An und Datum. Andere Kopfzeilen, einschließlich CC, sind nicht enthalten. Bewahren Sie daher die ursprüngliche EML-Datei auf, wenn Sie den vollständigen Nachweis brauchen.
Warum ist dieses Werkzeug auf manchen Servern nicht verfügbar?
Es benötigt die Bibliothek WeasyPrint, um die Nachricht darzustellen. Fehlt die Bibliothek, meldet das Werkzeug dies deutlich.