Ce qu’est un fichier EML
Un fichier EML est un e-mail unique enregistré au format standard des messages internet, celui qu’utilisent les serveurs de messagerie pour se transmettre les messages. C’est un fichier texte en deux parties : les en-têtes, comme De, À, Cc, Objet et Date, ainsi que des lignes techniques qui retracent le parcours du message, puis le corps. Le corps peut contenir une version en texte brut, une version HTML mise en forme et des pièces jointes encodées sous forme de texte. Le format étant standard, de nombreux logiciels de messagerie savent enregistrer et ouvrir des fichiers EML. Outlook pour Windows enregistre en général les messages dans son propre format MSG, que cet outil ne lit pas.
Exporter un e-mail au format EML
Les menus varient selon les versions, mais l’option se trouve généralement près d’Enregistrer ou de Télécharger. Dans Thunderbird, ouvrez le message et utilisez Enregistrer sous pour le stocker dans un fichier. Dans Mail d’Apple, sélectionnez le message et utilisez Enregistrer sous avec le format source brute du message. Dans Gmail sur le web, ouvrez le menu du message et choisissez de télécharger le message, ce qui enregistre un fichier EML. D’autres webmails proposent souvent une option de téléchargement similaire, ou un affichage « original » à partir duquel le message peut être enregistré. Si votre messagerie n’exporte que des fichiers MSG, vérifiez si elle propose un autre format avant de convertir.
Ce que VelloDoc met dans le PDF
EML en PDF lit le message et crée un document intitulé d’après son objet, suivi des lignes De, À et Date puis du corps du message. Quand l’e-mail possède une version HTML, c’est elle qui est utilisée, si bien que la mise en forme des titres, listes et tableaux est conservée ; sinon, la version texte brut est mise en page en respectant ses retours à la ligne. Les scripts et les cadres intégrés sont supprimés, et rien n’est téléchargé depuis Internet pendant la conversion : les images que l’e-mail charge depuis des serveurs distants n’apparaissent donc pas, et les images stockées comme parties séparées du message peuvent ne pas apparaître non plus. Les lignes Cc et Cci, les en-têtes techniques de routage et les pièces jointes ne sont pas inclus dans le PDF.
Pièces jointes et fils de discussion
Pour conserver un e-mail avec ses pièces jointes, enregistrez celles-ci depuis votre messagerie, convertissez-les en PDF si nécessaire, par exemple avec Tout fichier en PDF, puis regroupez le tout avec Fusionner PDF, en plaçant l’e-mail en premier et les pièces jointes ensuite, dans l’ordre où elles étaient listées. Une conversation se compose généralement de plusieurs messages distincts : exportez chacun de ceux dont vous avez besoin, convertissez-les et fusionnez les PDF par ordre chronologique. Les réponses qui citent les messages précédents conservent ce texte cité dans leur corps : le dernier message d’un fil montre donc souvent à lui seul l’essentiel de la conversation.
Conserver des e-mails comme archives
Un PDF est la copie la plus pratique pour lire, imprimer et partager, mais ce n’est pas une copie complète du message. Le fichier EML d’origine contient des en-têtes qui retracent la provenance du message, des identifiants et des vérifications techniques qu’un PDF n’affiche pas, et ces informations peuvent compter si l’authenticité d’un message est un jour contestée. Pour une correspondance importante, conservez le fichier EML à côté du PDF. Si le PDF doit rester lisible pendant de nombreuses années, convertissez-le avec PDF en PDF/A, et nommez les fichiers avec la date et l’objet pour faciliter le tri et la recherche.
Confidentialité lors de la conversion d’e-mails
Les e-mails regorgent de données personnelles : noms, adresses, numéros de téléphone, et parfois informations bancaires ou de santé. VelloDoc traite le fichier sur son serveur dans un dossier de tâche temporaire et le supprime une fois le PDF livré, comme l’explique la page sur la sécurité des fichiers. Avant de partager le PDF obtenu, vérifiez que tout ce qu’il contient doit bien parvenir au destinataire ; Caviarder un PDF supprime les informations qui ne le doivent pas, et le guide sur ce qu’un PDF peut révéler traite des autres informations cachées.
Questions fréquentes
Puis-je convertir des fichiers MSG d’Outlook ?
Pas directement. EML en PDF lit les fichiers EML. Si votre messagerie peut enregistrer le message au format EML, exportez-le d’abord dans ce format.
Les pièces jointes sont-elles incluses dans le PDF ?
Non. Enregistrez les pièces jointes séparément, convertissez-les en PDF si nécessaire et regroupez le tout avec Fusionner PDF.
Pourquoi des images manquent-elles dans mon PDF ?
Rien n’est chargé depuis Internet pendant la conversion : les images hébergées à distance ne s’affichent donc pas, et celles stockées comme parties séparées du message peuvent ne pas apparaître.
Le PDF affiche-t-il les destinataires en copie (Cc) ?
Non. Il affiche l’objet, l’expéditeur, les destinataires du champ À, la date et le corps du message.
Puis-je convertir plusieurs e-mails en un seul PDF ?
Oui. Convertissez chaque fichier EML, puis regroupez les PDF avec Fusionner PDF dans l’ordre voulu.