كثيرًا ما تحتاج الرسائل إلى مغادرة صندوق البريد: كدليل في نزاع، أو كسجل لموافقة، أو لملف يجب الاحتفاظ به بعد إغلاق حساب. تستطيع برامج بريد كثيرة تصدير رسالة كملف EML، لكن قلة من الناس يستطيعون فتحه. تحوّل أداة تحويل EML إلى PDF الرسالة إلى ملف PDF يضم رؤوسها الرئيسية ومتنها، جاهزًا للحفظ أو المشاركة.
طريقة استخدام تحويل EML إلى PDF
- صدّر الرسالة من برنامج البريد كملف .eml.
- أضف ملف EML.
- اختر التحويل إلى PDF.
- نزّل ملف PDF وتحقق من التاريخ والمستلمين.
ما الذي يحتويه ملف PDF
يصبح الموضوع هو العنوان، تليه رؤوس من وإلى والتاريخ، ثم متن الرسالة. وعندما تحتوي الرسالة على نسخة HTML منسقة ونسخة نصية عادية معًا، تُستخدم نسخة HTML لتبدو الرسالة كما كانت في صندوق الوارد؛ أما الرسائل النصية العادية فتحتفظ بفواصل أسطرها. وتُزال النصوص البرمجية والإطارات المضمّنة وكائنات الإضافات من رسائل HTML قبل عرض الرسالة.
الصور والمرفقات والخصوصية
تحمّل كثير من الرسائل التسويقية صورًا من خوادم بعيدة، وبعض هذه الصور لا وجود له إلا للإبلاغ بأن الرسالة فُتحت. يحظر VelloDoc الطلبات البعيدة أثناء التحويل، فلا تُحمَّل صور التتبع أبدًا، وإن كانت الشعارات والصور البعيدة تغيب نتيجة لذلك. ولا تُعرض كذلك الصور المضمّنة بالإشارة داخل الرسالة، ولا تُضمَّن المرفقات؛ احفظ المرفقات منفصلة واجمعها بأداة دمج ملفات PDF إذا لزم الأمر.
الاحتفاظ بسجلات البريد
ملف PDF لرسالة بريد أمر عملي، لكنه وحده ليس دليلًا على أن الرسالة أُرسلت أو لم تُعدَّل. للأدلة الرسمية، احتفظ إلى جانب ملف PDF بملف EML الأصلي الذي يحتوي الرؤوس التقنية كاملة. وللتخزين طويل الأمد، تنشئ أداة تحويل PDF إلى PDF/A نسخة أرشيفية. ويشرح دليل خصوصية ملفات PDF ما يجب التحقق منه أيضًا قبل مشاركة مستندات تحتوي بيانات شخصية.
متى تُستخدم أداة تحويل EML إلى PDF
دليل في نزاع
احتفظ بنسخة مقروءة من مراسلة مهمة مع مالك عقار أو مورّد أو صاحب عمل ضمن ملفاتك.
الموافقات والتأكيدات
احفظ موافقة أو تأكيد حجز مع سجلات المشروع أو السفر كمستند قياسي.
سجلات قبل إغلاق حساب
احفظ الرسائل المهمة كملفات PDF قبل ترك وظيفة أو إغلاق حساب بريد قديم.
قيود ينبغي معرفتها
تعرض أداة تحويل EML إلى PDF الموضوع ومن وإلى والتاريخ فقط، ولا تتضمن المرفقات أو الصور المضمّنة أو الصور البعيدة. وهي تقرأ ملفات EML لا ملفات MSG من Outlook، وتتطلب WeasyPrint على الخادم. احتفظ بملف EML الأصلي كلما كانت الرؤوس الكاملة مهمة.
تحويل EML إلى PDF: أسئلة شائعة
كيف أحصل على ملف EML؟
يستطيع Apple Mail وThunderbird حفظ الرسائل كملفات .eml، وينتج خيار تنزيل الرسالة في Gmail ملفًا منها. أما Outlook على Windows فيحفظ الرسائل افتراضيًا كملفات MSG، ولا تقرؤها هذه الأداة.
هل تُضمَّن المرفقات؟
لا. تُحوَّل الرسالة نفسها فقط. احفظ المرفقات منفصلة وحوّلها أو ادمجها حسب الحاجة.
لماذا الصور مفقودة؟
تُحظر الصور البعيدة لأسباب تتعلق بالخصوصية والأمان، ولا تُعرض الصور المضمّنة بالإشارة داخل الرسالة.
هل يظهر المستلمون في النسخة (CC)؟
يعرض ملف PDF الموضوع مع رؤوس من وإلى والتاريخ. ولا تُضمَّن الرؤوس الأخرى بما فيها CC، لذا احتفظ بملف EML الأصلي عندما تحتاج إلى السجل الكامل.
لماذا لا تتوفر هذه الأداة على بعض الخوادم؟
تحتاج إلى مكتبة WeasyPrint لعرض الرسالة. وعندما تكون المكتبة غير متوفرة، تُبلغ الأداة بذلك بوضوح.