Bei der Offenlegung in Rechtsstreitigkeiten, bei Prüfungen und großen Dokumentendurchsichten braucht jede Seite eine eindeutige Kennung, damit sie genau zitiert werden kann, etwa „siehe ACME-000147“. Die Bates-Nummerierung leistet genau das: ein Präfix und eine fortlaufende Nummer auf jeder Seite. Bates-Nummerierung fügt diese Kennungen unten rechts in eine PDF ein, beginnend mit der Nummer, die Ihre Produktion fortsetzt.
So verwenden Sie Bates-Nummerierung
- Fügen Sie die PDF hinzu, idealerweise den vollständigen, endgültigen Seitenbestand.
- Geben Sie ein Präfix ein, etwa ein Partei- oder Aktenkürzel.
- Legen Sie die Startnummer fest, die die erste Seite erhält.
- Wählen Sie Bates-Nummern anwenden und prüfen Sie die erste und die letzte Nummer.
So werden die Nummern gebildet
Jede Kennung besteht aus Ihrem Präfix und einer sechsstelligen, mit Nullen aufgefüllten Zahl. Ein Präfix ACME- mit Startnummer 1 ergibt also ACME-000001, dann ACME-000002 und so weiter. Die Nummer ergibt sich aus der Position der Seite im Dokument, sodass jede Seite eine vorhersehbare Kennung hat. Die Nummern stehen in einer kleinen grauen Schrift am unteren rechten Rand, auch auf Querformat- und gedrehten Seiten.
Nummerierung über mehrere Dokumente
Bates-Folgen laufen meist über eine gesamte Produktion, statt in jeder Datei neu zu beginnen. Am einfachsten ist es, die Dokumente zuerst mit PDF zusammenfügen zu verbinden und die kombinierte Datei einmal zu nummerieren. Müssen die Dateien getrennt bleiben, nummerieren Sie die erste, notieren ihre letzte Kennung und beginnen die nächste Datei mit der folgenden Nummer. Wer den Bereich jeder Datei in einem Produktionsprotokoll festhält, kann spätere Verweise leicht prüfen. Der Leitfaden zur Bates-Nummerierung juristischer Dokumente behandelt Präfixe, Bereiche und Produktionsprotokolle ausführlicher.
Bevor Sie stempeln
Bates-Nummern sind als dauerhafte Verweise gedacht. Stellen Sie den Seitenbestand daher vorher fertig: Entfernen Sie privilegierte oder irrelevante Seiten mit Seiten entfernen und nehmen Sie Schwärzungen vor dem Nummerieren vor, damit später keine Lücken oder Neunummerierungen nötig werden. Für einfache Seitenzahlen ohne Präfix bietet Seitenzahlen hinzufügen mehr Positionen. Der Leitfaden zum Datenschutz bei PDFs behandelt die Vorbereitung von Dokumenten für die Offenlegung.
Wann Bates-Nummerierung hilft
Offenlegungen im Rechtsstreit
Beschriften Sie jede an die Gegenseite übergebene Seite, damit beide Seiten Dokumente identisch zitieren.
Einreichungen bei Aufsicht und Prüfern
Geben Sie Prüfern und Aufsichtsbehörden eine genaue Möglichkeit, auf jede Seite einer umfangreichen Einreichung zu verweisen.
Große Dokumentendurchsichten
Verfolgen Sie Prüfentscheidungen Seite für Seite über Tausende Seiten mit stabilen Kennungen.
Grenzen des Tools
Bates-Nummerierung setzt nur ein Präfix und eine sechsstellige Nummer unten rechts, in einer festen kleinen grauen Schrift. Die Nummerierung folgt der Seitenposition, ausgelassene Seiten hinterlassen daher Lücken, und jeder Auftrag nummeriert ein einzelnes Dokument.
Bates-Nummerierung: häufige Fragen
Kann ich ändern, wo die Bates-Nummer erscheint?
Nein. Die Nummern stehen unten rechts, der übliche Platz für Bates-Beschriftungen.
Können Nummern mehr oder weniger als sechs Stellen haben?
Der Zahlenteil wird immer auf sechs Stellen aufgefüllt, was Produktionen mit bis zu 999.999 Seiten abdeckt.
Was passiert, wenn ich im Raster Seiten auslasse?
Ausgelassene Seiten erhalten keine Beschriftung, die Nummerierung folgt aber der Seitenposition, daher hat die Folge Lücken. Entfernen Sie unerwünschte Seiten zuerst, um eine lückenlose Folge zu erhalten.
Kann ich die Nummerierung einer früheren Produktion fortsetzen?
Ja. Setzen Sie die Startnummer auf die zuletzt verwendete Nummer plus eins.