Ce qu’est la numérotation Bates
La numérotation Bates consiste à apposer un identifiant unique et séquentiel sur chaque page d’un ensemble de documents. Son nom vient de la machine à numéroter Bates, un tampon manuel de la fin du XIXe siècle qui imprimait un numéro et l’incrémentait automatiquement à chaque pression. Cabinets d’avocats, tribunaux, entreprises et administrations utilisent toujours cette méthode, désormais appliquée numériquement, dès que de gros volumes de pages sont échangés : contentieux et communication de pièces, dossiers réglementaires, audits et enquêtes internes. Comme chaque identifiant n’apparaît que sur une seule page, n’importe qui peut retrouver rapidement une page citée et vérifier que rien n’a été ajouté ni retiré.
Comment se construit un numéro Bates
Un numéro Bates type comporte deux parties : un préfixe qui identifie la partie, l’affaire ou la source, et un numéro complété par des zéros jusqu’à une largeur fixe, comme ACME-000001. La largeur fixe garantit des identifiants de même longueur et un tri correct. Numérotation Bates applique exactement ce modèle : votre préfixe suivi d’un numéro à six chiffres, en petits caractères gris, aligné sur la marge inférieure droite de chaque page, y compris les pages en paysage et pivotées. Les numéros sont ajoutés sous forme de vrai texte : ils peuvent donc être recherchés et copiés dans la plupart des visionneuses PDF. Six chiffres couvrent jusqu’à 999 999 pages, ce qui suffit pour la plupart des communications.
Choisir un préfixe et un numéro de départ
Choisissez un préfixe court, parlant et peu susceptible d’être confondu avec celui d’une autre partie, comme l’abréviation d’une société ou un code d’affaire, et ajoutez un séparateur comme un tiret pour que le numéro ressorte. Si un protocole, un accord ou une règle de procédure impose un format, respectez-le à la lettre. Pour une première communication, commencez à 1. Si vous communiquez d’autres documents plus tard dans la même affaire, reprenez à partir du dernier numéro utilisé au lieu de recommencer, afin que les identifiants ne se répètent jamais. Notez le préfixe et le numéro de départ avant d’apposer les numéros, car modifier l’un ou l’autre ensuite oblige à tout renuméroter.
Numéroter un ensemble de documents
Les numéros Bates courent généralement sur l’ensemble d’une communication, et non fichier par fichier. La méthode la plus simple consiste à placer les documents dans l’ordre convenu, à les regrouper avec Fusionner PDF et à numéroter une seule fois le fichier obtenu. Si les fichiers doivent rester séparés, numérotez le premier, notez son dernier identifiant et commencez le fichier suivant au numéro immédiatement supérieur. Sachez que VelloDoc fonde chaque numéro sur la position de la page dans le fichier : si vous laissez des pages non sélectionnées dans la grille, elles ne sont pas numérotées mais leurs numéros sont tout de même consommés, ce qui crée des trous. Pour numéroter une partie des pages sans trou, retirez d’abord les pages indésirables avec Supprimer des pages.
Finaliser et caviarder avant d’apposer les numéros
Les numéros Bates sont des références permanentes : l’ensemble des pages doit donc être définitif avant toute numérotation. Retirez d’abord les pages confidentielles ou sans rapport, et appliquez le caviardage avec Caviarder un PDF, qui supprime le contenu des zones marquées au lieu de le recouvrir. Apposez ensuite les numéros. Réordonner, insérer ou retirer des pages après la numérotation rompt la séquence et suscite des questions sur l’exhaustivité. Si les destinataires ne doivent pas pouvoir modifier les pages numérotées, Aplatir un PDF les transforme en images, mais le texte, numéros Bates compris, devient alors impossible à rechercher.
Vérifier le résultat et tenir un registre
Avant tout envoi, ouvrez le fichier numéroté et vérifiez le premier et le dernier identifiant, une page en paysage s’il y en a une, ainsi que toute page dont le contenu est proche du coin inférieur droit, où le numéro pourrait chevaucher le texte. Consignez ensuite la communication dans un registre : nom du fichier, plage Bates, date, destinataire et brève description. Un registre facilite la vérification des références ultérieures et montre exactement ce qui a été communiqué. Pour des mentions de confidentialité comme CONFIDENTIEL, En-tête et pied de page ou Filigrane PDF permettent de les ajouter, et pour une numérotation de pages ordinaire sans préfixe, Numéroter les pages propose davantage d’emplacements.
Questions fréquentes
Que signifie Bates ?
Ce n’est pas un acronyme. Le nom vient de la machine à numéroter Bates, un tampon manuel qui imprimait des numéros séquentiels sur les documents papier.
Puis-je reprendre la numérotation d’une communication précédente ?
Oui. Indiquez comme numéro de départ celui qui suit le dernier numéro déjà utilisé, et gardez le même préfixe.
Pourquoi mes numéros Bates sautent-ils des valeurs ?
Les numéros suivent la position de chaque page dans le fichier : les pages laissées non sélectionnées consomment leur numéro sans l’utiliser. Retirez d’abord ces pages pour numéroter sans trou.
Les numéros Bates sont-ils interrogeables ?
Oui. Ils sont ajoutés sous forme de vrai texte et peuvent donc être recherchés et copiés dans la plupart des visionneuses PDF, sauf si le fichier est aplati ensuite.
Existe-t-il un format Bates obligatoire ?
Non. Les exigences varient selon la juridiction, l’administration et l’accord entre les parties. Consultez les règles ou le protocole applicables à votre affaire avant de choisir le préfixe et l’emplacement.