في الكشف القانوني والتدقيق والمراجعات الكبيرة، تحتاج كل صفحة إلى معرّف فريد لتُستشهد بها بدقة، كما في «انظر ACME-000147». يوفر ترقيم Bates ذلك: بادئة ورقم متسلسل يُختمان على كل صفحة. تضيف أداة ترقيم Bates هذه المعرّفات إلى ملف PDF في الزاوية السفلية اليمنى، بدءًا من الرقم الذي يواصل ما سبق تقديمه.
طريقة استخدام ترقيم Bates
- أضف ملف PDF، ويُفضل أن يكون المجموعة النهائية الكاملة من الصفحات.
- أدخل البادئة، مثل رمز طرف أو قضية.
- حدّد رقم البداية الذي تحمله الصفحة الأولى.
- اختر تطبيق ترقيم Bates وتحقق من الرقمين الأول والأخير.
كيف تُبنى الأرقام
كل معرّف هو بادئتك متبوعة برقم من ستة أرقام تُكمَّل بأصفار، لذا فإن البادئة ACME- مع رقم البداية 1 تعطي ACME-000001 ثم ACME-000002 وهكذا. يأتي الرقم من موضع الصفحة في المستند، فيكون لكل صفحة معرّف متوقع. تُكتب الأرقام بخط رمادي صغير محاذٍ للهامش السفلي الأيمن، بما في ذلك الصفحات الأفقية والمدوّرة.
الترقيم عبر عدة مستندات
تمتد تسلسلات Bates عادة عبر الإنتاج كله بدل أن تبدأ من جديد في كل ملف. أبسط طريقة هي دمج المستندات أولًا بأداة دمج ملفات PDF وترقيم الملف المدمج مرة واحدة. وإذا كان يجب أن تبقى الملفات منفصلة، فرقّم الأول، ودوّن آخر معرّف فيه، وابدأ الملف التالي بالرقم الذي يليه. وتسجيل نطاق كل ملف في سجل للإنتاج يسهّل التحقق من الإشارات لاحقًا. ويتناول دليل ترقيم Bates للمستندات القانونية البادئات والنطاقات وسجلات الإنتاج بمزيد من التفصيل.
قبل الختم
أرقام Bates مرجع دائم، لذا أنهِ مجموعة الصفحات أولًا: أزل الصفحات السرية أو غير ذات الصلة بأداة حذف صفحات من PDF وطبّق أي حجب للمحتوى قبل الترقيم، حتى لا تحتاج إلى فجوات أو إعادة ترقيم لاحقًا. ولأرقام الصفحات العادية دون بادئة، توفر أداة ترقيم صفحات PDF مواضع أكثر. ويتناول دليل خصوصية ملفات PDF تجهيز المستندات للإفصاح.
متى تُستخدم أداة ترقيم Bates
إنتاج المستندات في الكشف القانوني
ضع تسمية على كل صفحة تُسلَّم للطرف الآخر ليستشهد الطرفان بالمستندات بالطريقة نفسها.
ما يُقدَّم للجهات التنظيمية والمدققين
امنح المدققين والجهات التنظيمية طريقة دقيقة للإشارة إلى أي صفحة في ملف كبير.
مراجعات المستندات الكبيرة
تتبّع قرارات المراجعة صفحة بصفحة عبر آلاف الصفحات بمعرّفات ثابتة.
قيود ينبغي معرفتها
تضع أداة ترقيم Bates بادئة ورقمًا من ستة أرقام في الزاوية السفلية اليمنى فقط، بخط رمادي صغير ثابت. يتبع الترقيم موضع الصفحة، لذا تترك الصفحات المتخطاة فجوات، وترقّم كل مهمة مستندًا واحدًا.
ترقيم Bates: أسئلة شائعة
هل يمكنني تغيير مكان ظهور رقم Bates؟
لا. توضع الأرقام في الزاوية السفلية اليمنى، وهو الموضع المتعارف عليه لتسميات Bates.
هل يمكن أن تكون الأرقام أكثر أو أقل من ستة أرقام؟
يُكمَّل الجزء الرقمي دائمًا إلى ستة أرقام، وهذا يغطي عمليات إنتاج تصل إلى 999,999 صفحة.
ماذا لو تخطيت صفحات في الشبكة؟
لا تحصل الصفحات المتخطاة على تسمية، لكن الترقيم يبقى تابعًا لموضع الصفحة، لذا ستكون في التسلسل فجوات. أزل الصفحات غير المرغوبة أولًا للحصول على تسلسل متصل.
هل يمكنني متابعة الترقيم من إنتاج سابق؟
نعم. اجعل رقم البداية أكبر بواحد من آخر رقم مستخدم.