EML ای میل فائل کو PDF میں کیسے تبدیل کریں

EML فائل کیا ہے

EML فائل ایک اکیلی ای میل ہے جو انٹرنیٹ پیغامات کے معیاری فارمیٹ میں محفوظ کی گئی ہو، یہی فارمیٹ میل سرورز پیغامات ایک دوسرے کو بھیجنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ یہ دو حصوں والی متنی فائل ہے: ہیڈرز، جیسے From، To، Cc، Subject اور Date، نیز پیغام کا راستہ ریکارڈ کرنے والی تکنیکی سطریں، اور ان کے بعد پیغام کا متن۔ متن میں سادہ متن کا ورژن، فارمیٹنگ والا HTML ورژن اور متن کی صورت میں انکوڈ کی گئی اٹیچمنٹس ہو سکتی ہیں۔ چونکہ فارمیٹ معیاری ہے، اس لیے بہت سے میل پروگرام EML فائلیں محفوظ کر اور کھول سکتے ہیں۔ Windows کا Outlook عموماً پیغامات اپنے MSG فارمیٹ میں محفوظ کرتا ہے، جسے یہ ٹول نہیں پڑھتا۔

ای میل کو EML فائل کے طور پر ایکسپورٹ کرنا

مینیو ورژن کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں، مگر یہ آپشن عموماً Save یا Download کے قریب ہوتا ہے۔ Thunderbird میں پیغام کھولیں اور Save As سے اسے فائل کے طور پر محفوظ کریں۔ Apple Mail میں پیغام منتخب کریں اور Save As کو پیغام کے خام سورس فارمیٹ کے ساتھ استعمال کریں۔ ویب پر Gmail میں پیغام کا مینیو کھولیں اور پیغام ڈاؤن لوڈ کرنے کا آپشن چنیں، جو EML فائل محفوظ کر دیتا ہے۔ دوسری ویب میل سروسز میں اکثر ملتا جلتا ڈاؤن لوڈ آپشن یا «اصل دکھائیں» والا منظر ہوتا ہے جہاں سے پیغام محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ اگر آپ کی میل ایپ صرف MSG فائلیں ایکسپورٹ کرتی ہے تو تبدیل کرنے سے پہلے دیکھیں کہ کیا وہ کوئی دوسرا فارمیٹ دیتی ہے۔

VelloDoc PDF میں کیا شامل کرتا ہے

EML سے PDF پیغام پڑھ کر ایسی دستاویز بناتا ہے جس کا عنوان پیغام کا موضوع ہوتا ہے، اس کے بعد From، To اور Date کی سطریں اور پھر پیغام کا متن آتا ہے۔ جب ای میل کا HTML ورژن ہو تو وہی استعمال ہوتا ہے، اس لیے سرخیوں، فہرستوں اور ٹیبلز جیسی فارمیٹنگ منتقل ہو جاتی ہے؛ ورنہ سادہ متن کا ورژن اس کی سطروں کی حدیں برقرار رکھتے ہوئے ترتیب دیا جاتا ہے۔ اسکرپٹس اور شامل فریمز ہٹا دیے جاتے ہیں، اور تبدیلی کے دوران انٹرنیٹ سے کچھ حاصل نہیں کیا جاتا، اس لیے جو تصاویر ای میل ریموٹ سرورز سے لوڈ کرتی ہے وہ نظر نہیں آتیں، اور پیغام کے الگ حصوں کے طور پر محفوظ تصاویر بھی شاید نظر نہ آئیں۔ Cc اور Bcc کی سطریں، راستے کے تکنیکی ہیڈرز اور اٹیچمنٹس PDF میں شامل نہیں ہوتیں۔

اٹیچمنٹس اور پیغامات کے سلسلے

کسی ای میل کو اس کی اٹیچمنٹس کے ساتھ اکٹھا رکھنے کے لیے اپنی میل ایپ سے اٹیچمنٹس محفوظ کریں، ضرورت ہو تو انہیں PDF میں بدلیں، مثلاً کسی بھی فائل سے PDF سے، اور پھر سب کچھ PDF فائلیں ملائیں سے یکجا کریں، پہلے ای میل اور اس کے بعد اٹیچمنٹس اسی ترتیب میں جس میں وہ درج تھیں۔ گفتگو عموماً کئی الگ پیغامات پر مشتمل ہوتی ہے: جو پیغامات چاہییں انہیں ایک ایک کر کے ایکسپورٹ کریں، تبدیل کریں اور PDF کو تاریخ کی ترتیب سے ملائیں۔ جو جوابات پچھلے پیغامات کا اقتباس دیتے ہیں وہ اقتباس شدہ متن اپنے اندر رکھتے ہیں، اس لیے سلسلے کا آخری پیغام اکثر اکیلا ہی زیادہ تر گفتگو دکھا دیتا ہے۔

ای میلز کو ریکارڈ کے طور پر رکھنا

PDF پڑھنے، پرنٹ کرنے اور شیئر کرنے کے لیے سب سے عملی نقل ہے، مگر یہ پیغام کی مکمل نقل نہیں۔ اصل EML فائل میں ایسے ہیڈرز ہوتے ہیں جو ریکارڈ کرتے ہیں کہ پیغام کہاں سے آیا، نیز شناختی کوڈز اور تکنیکی جانچیں جو PDF نہیں دکھاتی، اور اگر کبھی کسی پیغام کے مستند ہونے پر سوال اٹھے تو یہ تفصیلات اہم ہو سکتی ہیں۔ اہم خط و کتابت کے لیے EML فائل PDF کے ساتھ رکھیں۔ اگر PDF کو کئی برس پڑھنے کے قابل رہنا ہو تو اسے PDF سے PDF/A سے تبدیل کریں، اور فائلوں کے نام میں تاریخ اور موضوع شامل کریں تاکہ انہیں ترتیب دینا اور تلاش کرنا آسان ہو۔

ای میلز تبدیل کرتے وقت رازداری

ای میلز ذاتی تفصیلات سے بھری ہوتی ہیں: نام، پتے، فون نمبر، اور کبھی اکاؤنٹ یا صحت کی معلومات۔ VelloDoc فائل کو اپنے سرور پر ایک عارضی کام کے فولڈر میں پروسیس کرتا ہے اور PDF دینے کے بعد اسے حذف کر دیتا ہے، جیسا کہ فائل سیکیورٹی کے صفحے پر بتایا گیا ہے۔ بننے والی PDF شیئر کرنے سے پہلے جانچیں کہ کیا اس کی ہر چیز وصول کنندہ تک جانی چاہیے؛ PDF میں مواد ریڈیکٹ کریں وہ تفصیلات ہٹا دیتا ہے جو نہیں جانی چاہییں، اور PDF کیا ظاہر کر سکتی ہے، اس کی گائیڈ دیگر پوشیدہ معلومات کا احاطہ کرتی ہے۔

سوالات

اس موضوع کے ٹولز