قد تعتمد ملفات PDF العادية على أشياء خارج الملف: خطوط على حاسوب القارئ، أو ألوان تعتمد على الجهاز، أو ميزات قد لا تدعمها البرامج المستقبلية. PDF/A هو معيار ISO لملفات PDF الأرشيفية الذي يزيل هذه الاعتمادات. تعيد أداة تحويل PDF إلى PDF/A كتابة مستندك كملف PDF/A-2 مع ملف تعريف ألوان sRGB مضمّن، للسجلات التي يجب أن تبقى مقروءة طويلًا بعد أن تتغير برامج اليوم.
طريقة استخدام تحويل PDF إلى PDF/A
- أضف ملف PDF.
- اختر التحويل إلى PDF/A.
- نزّل ملف PDF/A.
- إذا كانت جهة أرشيف أو جهة تنظيمية تشترط امتثالًا موثقًا، فافحص الملف بمدقق PDF/A.
ما الذي يغيّره PDF/A
يشترط PDF/A أن يكون كل ما يلزم لعرض المستند داخل الملف. يستخدم VelloDoc برنامج Ghostscript لإعادة كتابة المستند وفق قواعد PDF/A-2: تُضمَّن الخطوط، وتُربط الألوان بملف تعريف إخراج sRGB مضمّن، ولا يمكن نقل الميزات التي يحظرها المعيار مثل JavaScript والتشفير. تبدو الصفحات كما هي، لكن الملف يصبح مستقلًا بذاته. وقد تتغير المستندات التي تحتوي على شفافية أو خطوط غير مألوفة تغيّرًا طفيفًا، لذا قارن النتيجة بالأصل.
التحقق والامتثال
يتبع التحويل قواعد PDF/A-2، لكن لا يستطيع أي محوّل أن يعد بأن كل ملف مُدخل سيجتاز تحققًا صارمًا، لأن بعض الملفات المصدرية تحتوي على بنى لا يمكن إصلاحها تلقائيًا. وعندما يكون الامتثال إلزاميًا، كما في الإيداعات القضائية والأرشيفات الحكومية والسجلات الخاضعة للتنظيم، افحص الناتج بمدقق متخصص مثل veraPDF واحتفظ بتقريره. ويخبرك VelloDoc بوضوح عندما يفتقر الخادم إلى Ghostscript أو إلى ملف تعريف الألوان الذي يحتاجه التحويل.
تجهيز المستندات للأرشيف
النسخ الأرشيفية لا تكون مفيدة إلا إذا كانت كاملة ويسهل العثور عليها. أصلح الملفات التالفة أولًا بأداة إصلاح PDF، واجعل المسوحات قابلة للبحث بأداة OCR لملفات PDF، واضبط عنوانًا ومؤلفًا واضحين بأداة عرض البيانات الوصفية وتحريرها. يمكن تحويل الملفات المحمية بعد إدخال كلمة مرورها، لكن نسخة PDF/A تُحفظ دون تشفير. ويشرح دليل التنسيقات متى يستحق PDF/A الاستخدام.
متى تُستخدم أداة تحويل PDF إلى PDF/A
الاحتفاظ بالسجلات
خزّن العقود والفواتير وسجلات الموظفين بتنسيق مصمم ليبقى مقروءًا طوال فترة الاحتفاظ.
الإيداعات القضائية والحكومية
جهّز المستندات للأنظمة التي تشترط PDF/A، ثم تحقق منها قبل تقديمها.
الحفظ الرقمي
حوّل الرسائل الجامعية والتقارير والوثائق التاريخية للمكتبات والأرشيفات التي تحفظها على المدى الطويل.
قيود ينبغي معرفتها
تتطلب أداة تحويل PDF إلى PDF/A وجود Ghostscript وملف تعريف sRGB على الخادم. وهي تستهدف PDF/A-2 دون ضمان اجتياز كل ملف مُدخل للتحقق، وتزيل التشفير وغيره من الميزات المحظورة، وقد تغيّر الشفافية أو الخطوط غير المألوفة تغييرًا طفيفًا. تحقق من الناتج عندما يكون الامتثال إلزاميًا.
تحويل PDF إلى PDF/A: أسئلة شائعة
ما إصدار PDF/A الذي يُنتج؟
يستهدف الناتج PDF/A-2، الإصدار المقبول على نطاق واسع والذي يدعم ميزات حديثة مثل ضغط JPEG 2000 والشفافية.
هل امتثال الملف مضمون؟
لا يستطيع أي محوّل ضمان ذلك لكل ملف مُدخل. تحقق من الناتج بأداة مثل veraPDF كلما كان الامتثال مطلوبًا.
هل يمكنني تحويل ملف PDF محمي بكلمة مرور؟
نعم، بعد إدخال كلمة مروره. تُحفظ نسخة PDF/A دون تشفير، لأن المعيار لا يسمح به.
لماذا لا تتوفر هذه الأداة على بعض الخوادم؟
يحتاج التحويل إلى PDF/A إلى Ghostscript وملف تعريف ألوان sRGB على الخادم. يتضمن نشر Docker كليهما، وتُبلغ الخوادم الأخرى بما هو مفقود.