ما هو PDF/A ومتى يجب تحويل ملف PDF للأرشفة؟

PDF/A باختصار

PDF/A عائلة من المعايير الدولية، منشورة باسم ISO 19005، للحفظ طويل الأمد للمستندات الإلكترونية. وقاعدتها الأساسية أن الملف يجب أن يكون مكتفيًا بذاته: فكل ما يلزم لعرضه بالطريقة نفسها في المستقبل مضمَّن داخله. يجب تضمين الخطوط، ويجب تعريف الألوان بشكل مستقل عن الجهاز، وتُخزَّن البيانات الوصفية للمستند بصيغة XML قياسية. ولا يُسمح بالميزات التي تعتمد على موارد خارجية أو قد تغيّر المظهر، ومنها التشفير وJavaScript والروابط إلى محتوى خارجي. وللعائلة عدة أجزاء. فـ PDF/A-1 هو الأقدم والأكثر تقييدًا؛ ويضيف PDF/A-2 دعم ميزات PDF أحدث مثل الشفافية والطبقات وضغط JPEG 2000؛ ويسمح PDF/A-3 كذلك بتضمين ملفات من أي نوع؛ ويستند PDF/A-4 إلى PDF 2.0. كما تحدد الأجزاء مستويات للامتثال، أكثرها استخدامًا المستوى b الذي يضمن المظهر المرئي.

متى يكون PDF/A مطلوبًا أو مجديًا

تشترط بعض المحاكم والجهات الحكومية والأرشيفات الوطنية وسياسات إدارة السجلات PDF/A أو توصي به للإيداعات، وتطلبه جامعات كثيرة عند إيداع الرسائل العلمية في مستودعاتها. كما تستخدم الفواتير الإلكترونية المنظمة في بعض الدول PDF/A-3 مع بيانات قابلة للقراءة الآلية مضمّنة في الملف. وخارج هذه الحالات، يستحق PDF/A الاعتبار لأي مستند يجب أن يبقى مقروءًا لسنوات طويلة: العقود الموقّعة، وسجلات الملكية، والتقارير النهائية، والأوراق الشخصية. ولا حاجة إليه للمشاركة اليومية، وهو خيار خاطئ للملفات التي يجب أن تبقى قابلة للتحرير، أو تحمل كلمة مرور، أو تتضمن ميزات تفاعلية.

ما الذي يفعله تحويل VelloDoc

تستخدم أداة تحويل PDF إلى PDF/A برنامج Ghostscript لإعادة كتابة المستند بصيغة PDF/A-2، مستهدفة المستوى الأساسي الذي يحافظ على المظهر المرئي. فهي تضمّن ملف تعريف ألوان sRGB بوصفه نية الإخراج للملف، وتحوّل الألوان إلى RGB، وتضمّن الخطوط حيث تتوفر، وتنشئ البيانات الوصفية القياسية بصيغة XML. ويُوجَّه Ghostscript إلى استبعاد الميزات التي لا يسمح بها PDF/A والمتابعة بدلًا من التوقف عند أول عنصر غير متوافق. وإذا كان الملف المصدر محميًا بكلمة مرور، تُدخلها لكي يُقرأ، وتُحفظ النتيجة دون تشفير، لأن PDF/A لا يسمح به.

ما الذي قد يتغير أثناء التحويل

لأن الهدف ملف مكتفٍ بذاته ويمكن التنبؤ بسلوكه، قد لا تصمد بعض العناصر. فالألوان المعرّفة للطباعة، مثل CMYK، تُحوَّل إلى RGB، وقد يغيّر ذلك بعض الدرجات قليلًا. وتُزال JavaScript والإجراءات والوسائط المتعددة، وقد لا تعود حقول النماذج التفاعلية تعمل كحقول. وتُسقط كلمات المرور والأذونات. ولا تُنقل الملفات المضمّنة كمرفقات. وقد يُستبدل خط مفقود من المصدر لا يمكن تضمينه، وقد يغيّر ذلك فواصل الأسطر. قارن دائمًا الملف المحوَّل بالأصل، صفحة بصفحة إذا كان المستند مهمًا، قبل الاعتماد عليه أو حذف الأصل.

تحقق من النتيجة

قد تستهدف أداة التحويل صيغة PDF/A، لكن التحقق وحده يبيّن ما إذا كان الملف ممتثلًا فعلًا. تفحص أداة التحقق مفتوحة المصدر veraPDF، المدعومة من PDF Association، الملفَ وفق قواعد PDF/A وتسرد أي مشكلات تجدها. وإذا اشترطت محكمة أو أرشيف أو نظام مستلم صيغة PDF/A، فتحقق قبل الإيداع واحتفظ بالتقرير في حال طلبه المستلم. وعندما يفشل التحقق، يكون السبب غالبًا في الملف المصدر: بنية تالفة، أو خطوط غير مألوفة، أو عناصر تعذّر تحويلها. وقد يساعد تشغيل إصلاح PDF أولًا ثم التحويل مجددًا؛ وإذا بقيت الأخطاء، فقد تحتاج إلى برنامج أرشفة متخصص.

تجهيز مستند للأرشفة

الترتيب مهم. أصلح الملفات التالفة أولًا. واجعل المستندات الممسوحة قابلة للبحث باستخدام OCR لملفات PDF، لأن PDF/A يحافظ على الموجود لكنه لا يضيف نصًا إلى الصور. واضبط عنوانًا ومؤلفًا وموضوعًا واضحة باستخدام عرض البيانات الوصفية وتحريرها قبل التحويل لا بعده: فتحرير الخصائص بعد ذلك يزيل البيانات الوصفية بصيغة XML التي يشترطها PDF/A. وأكمل أي نماذج، وإذا كان يجب تثبيت مظهرها بدقة، فإن أداة تسطيح PDF تحوّل الصفحات إلى صور، على حساب قابلية تحديد النص. حوّل إلى PDF/A في الخطوة الأخيرة، وتحقق من النتيجة، وتجنب تشغيل أدوات أخرى على الملف المؤرشف، لأن أي تغيير لاحق قد يُفسد الامتثال. واحتفظ بالأصل إلى جانب النسخة الأرشيفية.

أسئلة

أدوات لهذا الموضوع