بعض المستندات يجب ألا يفتحها إلا من أُرسلت إليهم: قسائم الرواتب، والخطابات الطبية، والعقود، وكل ما يحمل أرقام حسابات. تشفّر أداة حماية PDF بكلمة مرور الملف باستخدام AES-256، وهو أسلوب التشفير القوي الذي تدعمه برامج قراءة PDF الحديثة، فيتعين على كل من يفتحه أن يُدخل أولًا كلمة المرور التي حددتها.
طريقة استخدام حماية PDF بكلمة مرور
- أضف ملف PDF.
- اكتب «كلمة المرور الجديدة» ثم أعد كتابتها في «تأكيد كلمة المرور».
- اختر «حماية PDF».
- افتح ملف PDF المحمي للتأكد من أن كلمة المرور تعمل، ثم شارك كلمة المرور عبر قناة مختلفة.
ما الذي يفعله التشفير
يُشفَّر المستند كله، بما فيه النصوص والصور والصفحات، باستخدام AES-256، ولا يمكن فك تشفيره وعرضه إلا بكلمة المرور. تُستخدم كلمة المرور نفسها لفتح الملف ولتغيير إعدادات أمانه، ولا تُضاف أي قيود على الطباعة أو النسخ، لذا فإن من يملك كلمة المرور يملك وصولًا كاملًا. ومن دونها لا يمكن قراءة المحتوى، وهذا ما يجعل الحماية مفيدة للملفات المرسلة بالبريد الإلكتروني أو المحفوظة في مجلدات مشتركة.
اختيار كلمة المرور ومشاركتها
لا يزيد التشفير قوةً عن كلمة المرور التي تحميه. كلمة مرور من أربعة أحرف تستوفي الحد الأدنى لكن البرامج قد تخمّنها بسرعة، أما عبارة مرور من عدة كلمات لا رابط بينها فهي أقوى بكثير وأسهل في التذكر. لا ترسل كلمة المرور أبدًا في رسالة البريد نفسها التي تحمل الملف؛ أخبر المستلم بها عبر الهاتف أو في رسالة نصية أو من خلال مدير كلمات مرور. لا يخزّن VelloDoc كلمات المرور، لذا فإن نسيان كلمة المرور يعني تعذّر فتح الملف.
قبل الحماية
اجعل التشفير الخطوة الأخيرة بعد اكتمال المستند، لأن معظم الأدوات الأخرى ستحتاج إلى كلمة المرور للعمل عليه لاحقًا. أزل أولًا ما لا يحتاج إليه المستلم: تزيل أداة حجب محتوى PDF المناطق الحساسة، وتمسح أداة إزالة البيانات الوصفية بيانات المؤلف. ولإلغاء الحماية عندما يكون مصرحًا لك بذلك، استخدم إزالة حماية PDF. ويشرح دليل خصوصية ملفات PDF كيف تندرج الحماية ضمن مشاركة أكثر أمانًا.
متى تُستخدم أداة حماية PDF بكلمة مرور
قسائم الرواتب وخطابات الموارد البشرية
أرسل بيانات الرواتب وخطابات شؤون الموظفين بحيث لا يقرؤها إلا الموظف الذي يعرف كلمة المرور.
المستندات الطبية والقانونية
احمِ التقارير وأوراق القضايا التي تمر عبر البريد الإلكتروني أو التخزين المشترك في طريقها إلى العميل.
الكشوف المالية
شفّر الكشوف التي تتضمن أرقام حسابات قبل حفظها في مجلدات سحابية.
قيود ينبغي معرفتها
تضع أداة حماية PDF بكلمة مرور كلمة مرور واحدة للفتح والتحرير، دون قيود منفصلة على الطباعة أو النسخ. يجب ألا تقل كلمة المرور عن أربعة أحرف، ولا يمكن استعادة كلمة مرور منسية، ولا تزيل الحماية المعلومات المخفية من المستند.
حماية PDF بكلمة مرور: أسئلة شائعة
ما مدى قوة التشفير؟
تُشفَّر الملفات باستخدام AES-256، أقوى أسلوب تشفير في معيار PDF. وعمليًا، فإن قوة كلمة المرور التي تختارها هي الأهم.
هل يمكنني منع الآخرين من الطباعة أو النسخ؟
ليس بهذه الأداة. فهي تتحكم في من يمكنه فتح الملف؛ وبعد فتحه بكلمة المرور يمكن طباعة المستند ونسخه.
ماذا لو نسيت كلمة المرور؟
لا يحتفظ VelloDoc بكلمات المرور، لذا لا يمكن فتح الملف من دونها. احتفظ بنسخة غير محمية في مكان آمن، أو خزّن كلمة المرور في مدير كلمات مرور.
هل سيتمكن المستلم من فتحه؟
نعم، في أي برنامج حديث لقراءة PDF، بما في ذلك Adobe Acrobat Reader وعارضات PDF المدمجة في المتصفحات وتطبيقات المعاينة على الهواتف والحواسيب.
هل يمكنني حماية ملف له كلمة مرور بالفعل؟
نعم. أدخل كلمة مروره الحالية عندما يظهر الحقل، وستحل كلمة المرور الجديدة محل القديمة.