ملف PDF الطويل المُعدّ بعناية يعرف مسبقًا أين تقع أقسامه. لوحة الإشارات المرجعية في أي قارئ تعرضها: فصول كتاب، أقسام تقرير، كل كشف حساب في سنة كاملة من الكشوف. التقسيم بأرقام الصفحات يعني قراءة تلك القائمة وتدوين الأرقام ثم كتابتها، وأي خطأ يزحزح حدًّا دون أن ينبّهك. تقرأ هذه الأداة الإشارات بنفسها وتقطع عند مواضع بدايتها، فيخرج كل قسم كملف PDF مستقل يحمل اسم العنوان الذي يبدأ به.
طريقة استخدام التقسيم حسب الإشارات المرجعية
- أضف ملف PDF. يجب أن يحتوي على إشارات مرجعية بالفعل؛ فإذا كانت لوحة الإشارات في قارئك فارغة فلا يوجد ما تقطع عنده الأداة.
- اختر مستوى الإشارة المرجعية الذي يتم التقسيم عنده. المستوى 1 هو أعلى قائمة المحتويات، والمستوى 2 هو العناوين الفرعية تحته.
- إذا كان الملف محميًا بكلمة مرور فأدخلها في حقل كلمة مرور PDF.
- اختر التقسيم حسب الإشارات المرجعية.
- نزّل ملف ZIP. كل قسم هو ملف PDF مرقّم يحمل اسم إشارته، فتبقى الأجزاء بترتيب القراءة في أي قائمة ملفات.
أين تقع مواضع القطع
كل إشارة مرجعية في المستوى الذي تختاره تبدأ ملفًا جديدًا، ويمتد هذا الملف حتى تبدأ الإشارة التالية في المستوى نفسه.
اختيار المستوى المناسب
المستوى هو ما يحدد عدد الملفات التي تحصل عليها، ويجدر بك النظر في لوحة الإشارات قبل أن تقرر.
كيف تُسمّى الأجزاء وما الذي تحتفظ به
- تسمية باسم العنوان: كل ملف يحمل اسم مستندك ورقم موضع من خانتين ونص الإشارة نفسه، فاسم مثل التقرير-السنوي-03-المراجعة-المالية.pdf يخبرك بمحتواه دون فتحه.
- الترقيم يحفظ الترتيب: الرقم يُبقي الأجزاء مرتّبة بالطريقة التي يُقرأ بها المستند، وهذا مهم لأن العناوين نادرًا ما ترتّب أبجديًا بالترتيب الصحيح.
- تُزال علامات الترقيم: الأحرف التي لا يقبلها نظام الملفات، مثل النقطتين والشرطة المائلة، تُزال من العنوان، ويُختصر العنوان الطويل جدًا. أما ملف PDF في الداخل فلا يُمسّ.
- الصفحات تُنسخ ولا يُعاد رسمها: كل صفحة تُنقل كاملة بنصها وصورها وحجمها ودورانها كما كانت، فلا يُعاد ترميز شيء ولا تُفقد أي جودة.
متى تُستخدم أداة التقسيم حسب الإشارات المرجعية
إرسال كل فصل إلى مراجع مختلف
تقرير بإشارات على مستوى الفصول يتحول إلى ملف لكل فصل في خطوة واحدة، جاهز للإرفاق برسائل منفصلة دون أن يستلم أحد المستند كاملًا.
سنة من كشوف الحساب في تنزيل واحد
غالبًا ما تضع تصديرات البنوك والرواتب إشارة لكل كشف بتاريخه. التقسيم عند هذا المستوى يؤرشف سنة كاملة في مرة واحدة.
تفكيك دليل لموقع مساعدة
كل قسم يحمل إشارة يصبح ملف PDF خاصًا به باسم عنوانه، وهو ما يقابل مباشرة صفحة لكل موضوع.
قيود ينبغي معرفتها
يجب أن يحتوي ملف PDF على إشارات مرجعية بالفعل. المستندات الممسوحة ضوئيًا والملفات المصدَّرة دون مخطط لا تملكها، فلا تجد الأداة ما تقطع عنده؛ أضفها أولًا عبر إشارات PDF المرجعية، أو قسّم بنطاقات الصفحات عبر تقسيم PDF. لا تُنقل الإشارات المرجعية وحقول النماذج والمرفقات إلى الأقسام الناتجة. تُنسخ الصفحات دون إعادة ترميز، فيقارب مجموع حجم الأجزاء حجم الملف الأصلي.
التقسيم حسب الإشارات المرجعية: أسئلة شائعة
كيف أعرف إن كان ملف PDF لدي يحتوي على إشارات مرجعية؟
افتحه في أي قارئ وابحث عن لوحة الإشارات المرجعية أو المخطط، وهي عادةً لوحة جانبية برمز شريط أو قائمة. إن عرضت قائمة عناوين يمكنك النقر عليها للتنقل، فتلك هي الإشارات التي تقرأها هذه الأداة. واللوحة الفارغة تعني أن الملف لا يحتوي على أي منها.
ماذا يحدث لصفحة الغلاف وجدول المحتويات؟
الصفحات السابقة لأول إشارة في المستوى الذي اخترته ليست جزءًا من أي قسم، لذا تُترك خارج النتيجة. وهذا هو المطلوب عادةً، لأن الغلاف يخص المستند كله لا فصله الأول. وإن احتجتها فإن استخراج الصفحات يحفظ ذلك النطاق كملف مستقل.
هل يمكنني التقسيم عند المستوى 2 دون فقدان عناوين الفصول؟
العناوين لا تُفقد، لكن الملفات تُقطع عند كل إشارة في المستوى 2، فيتوزع الفصل على عدة ملفات بدل بقائه واحدًا. وإن أردت الحفاظ على الفصول كاملة فقسّم عند المستوى 1.
لماذا حصلت على ملف PDF واحد بدل ملف ZIP؟
لأن المستوى الذي اخترته يحوي إشارة واحدة فقط، أي أن هناك قسمًا واحدًا لإنتاجه. وملف ZIP يحوي ملفًا واحدًا ليس إلا خطوة زائدة، لذا يُعاد ملف PDF مباشرة.
هل تحتفظ الملفات الناتجة بإشاراتها المرجعية؟
لا. كل قسم يُبنى كمستند جديد من صفحات منسوخة، ولا يُنقل المخطط معه. وإن احتاجت الأجزاء قوائم محتويات خاصة بها فأضفها بعد ذلك عبر إشارات PDF المرجعية.