Normale PDFs können von Dingen außerhalb der Datei abhängen: Schriften auf dem Computer des Lesers, geräteabhängigen Farben oder Funktionen, die künftige Software vielleicht nicht unterstützt. PDF/A ist der ISO-Standard für Archiv-PDFs, der diese Abhängigkeiten beseitigt. PDF in PDF/A schreibt Ihr Dokument als PDF/A-2-Datei mit eingebettetem sRGB-Farbprofil neu, für Unterlagen, die lesbar bleiben müssen, lange nachdem sich heutige Software verändert hat.
So verwenden Sie PDF in PDF/A
- Fügen Sie die PDF hinzu.
- Wählen Sie In PDF/A umwandeln.
- Laden Sie die PDF/A-Datei herunter.
- Verlangt ein Archiv oder eine Aufsichtsbehörde nachgewiesene Konformität, prüfen Sie die Datei mit einem PDF/A-Validator.
Was PDF/A verändert
PDF/A verlangt, dass alles, was zur Anzeige des Dokuments nötig ist, in der Datei steckt. VelloDoc nutzt Ghostscript, um das Dokument nach den Regeln von PDF/A-2 neu zu schreiben: Schriften werden eingebettet, Farben an ein eingebettetes sRGB-Ausgabeprofil gebunden, und vom Standard verbotene Funktionen wie JavaScript und Verschlüsselung können nicht übernommen werden. Die Seiten sehen gleich aus, doch die Datei wird eigenständig. Dokumente mit Transparenz oder ungewöhnlichen Schriften können sich geringfügig verändern, vergleichen Sie das Ergebnis daher mit dem Original.
Validierung und Konformität
Die Umwandlung folgt den Regeln von PDF/A-2, doch kein Umwandler kann versprechen, dass jede Eingabe eine strenge Validierung besteht, denn manche Quelldateien enthalten Konstrukte, die sich nicht automatisch reparieren lassen. Ist Konformität Pflicht, etwa bei Gerichtseinreichungen, Behördenarchiven oder regulierten Unterlagen, prüfen Sie die Ausgabe mit einem speziellen Validator wie veraPDF und bewahren Sie dessen Bericht auf. VelloDoc sagt Ihnen deutlich, wenn einem Server Ghostscript oder das für die Umwandlung nötige Farbprofil fehlt.
Dokumente für das Archiv vorbereiten
Archivkopien sind nur nützlich, wenn sie vollständig und auffindbar sind. Reparieren Sie beschädigte Dateien zuerst mit PDF reparieren, machen Sie Scans mit OCR PDF durchsuchbar und legen Sie mit Metadaten anzeigen und bearbeiten einen aussagekräftigen Titel und Autor fest. Geschützte Dateien lassen sich nach Eingabe ihres Passworts umwandeln, die PDF/A-Kopie wird jedoch ohne Verschlüsselung gespeichert. Der Leitfaden zu Formaten erklärt, wann sich PDF/A lohnt.
Wann PDF in PDF/A hilft
Aufbewahrung von Unterlagen
Speichern Sie Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen in einem Format, das für die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben soll.
Gerichts- und Behördeneinreichungen
Bereiten Sie Dokumente für Systeme vor, die PDF/A verlangen, und validieren Sie sie vor der Einreichung.
Digitale Langzeitbewahrung
Wandeln Sie Abschlussarbeiten, Berichte und historische Dokumente für Bibliotheken und Archive um, die sie langfristig bewahren.
Grenzen des Tools
PDF in PDF/A benötigt Ghostscript und ein sRGB-Profil auf dem Server. Es zielt auf PDF/A-2, ohne zu garantieren, dass jede Eingabe validiert wird, entfernt Verschlüsselung und andere verbotene Funktionen und kann Transparenz oder ungewöhnliche Schriften geringfügig verändern. Validieren Sie, wenn Konformität Pflicht ist.
PDF in PDF/A: häufige Fragen
Welche PDF/A-Version wird erzeugt?
Die Ausgabe zielt auf PDF/A-2, die weithin akzeptierte Version, die moderne Funktionen wie JPEG-2000-Komprimierung und Transparenz unterstützt.
Ist die Datei garantiert konform?
Kein Umwandler kann das für jede Eingabe garantieren. Validieren Sie die Ausgabe mit einem Werkzeug wie veraPDF, wann immer Konformität verlangt wird.
Kann ich eine passwortgeschützte PDF umwandeln?
Ja, nach Eingabe des Passworts. Die PDF/A-Kopie wird ohne Verschlüsselung gespeichert, weil der Standard sie nicht erlaubt.
Warum ist dieses Werkzeug auf manchen Servern nicht verfügbar?
Die PDF/A-Umwandlung benötigt Ghostscript und ein sRGB-Farbprofil auf dem Server. Die Docker-Bereitstellung enthält beides, und andere Server melden, was fehlt.