Manche Dokumente sollen nur von den Personen geöffnet werden, für die sie bestimmt sind: Gehaltsabrechnungen, ärztliche Schreiben, Verträge und alles mit Kontonummern. PDF schützen verschlüsselt die Datei mit AES-256, dem starken Verschlüsselungsverfahren, das moderne PDF-Reader unterstützen, sodass jede Person beim Öffnen zuerst das von Ihnen festgelegte Passwort eingeben muss.
So verwenden Sie PDF schützen
- Fügen Sie das PDF hinzu.
- Geben Sie ein Neues Passwort ein und wiederholen Sie es unter Passwort bestätigen.
- Wählen Sie PDF schützen.
- Öffnen Sie das geschützte PDF, um zu prüfen, ob das Passwort funktioniert, und teilen Sie das Passwort dann über einen anderen Kanal mit.
Was die Verschlüsselung bewirkt
Das gesamte Dokument einschließlich Text, Bildern und Seiten wird mit AES-256 verschlüsselt, und zum Entschlüsseln und Anzeigen ist das Passwort erforderlich. Dasselbe Passwort dient zum Öffnen der Datei und zum Ändern ihrer Sicherheitseinstellungen, und es werden keine Druck- oder Kopierbeschränkungen hinzugefügt: Wer das Passwort hat, hat vollen Zugriff. Ohne das Passwort ist der Inhalt nicht lesbar, und genau das macht den Schutz für Dateien nützlich, die per E-Mail verschickt oder in freigegebenen Ordnern abgelegt werden.
Passwort wählen und weitergeben
Eine Verschlüsselung ist nur so stark wie das Passwort dahinter. Ein Passwort mit vier Zeichen erfüllt zwar die Mindestanforderung, kann aber von Software schnell erraten werden, während eine Passphrase aus mehreren zusammenhanglosen Wörtern deutlich stärker und leichter zu merken ist. Senden Sie das Passwort nie in derselben E-Mail wie die Datei; teilen Sie es der empfangenden Person telefonisch, per SMS oder über einen Passwortmanager mit. VelloDoc speichert keine Passwörter: Ein vergessenes Passwort bedeutet, dass die Datei nicht mehr geöffnet werden kann.
Vor dem Schützen
Verschlüsseln Sie zuletzt, wenn das Dokument fertig ist, denn die meisten anderen Tools benötigen danach das Passwort, um damit zu arbeiten. Entfernen Sie vorher, was die empfangende Person nicht braucht: PDF schwärzen entfernt sensible Bereiche, und Metadaten entfernen löscht Angaben zum Autor. Um den Schutz aufzuheben, wenn Sie dazu berechtigt sind, verwenden Sie PDF entsperren. Der Leitfaden zum Datenschutz bei PDFs erklärt, wie der Schutz in ein sichereres Teilen passt.
Wann PDF schützen hilft
Gehaltsabrechnungen und Personalschreiben
Versenden Sie Gehaltsdaten und Personalschreiben so, dass nur die betroffene Person mit dem Passwort sie lesen kann.
Medizinische und juristische Dokumente
Schützen Sie Befunde und Akten, die auf dem Weg zur Kundschaft per E-Mail oder über gemeinsamen Speicher laufen.
Kontoauszüge und Finanzunterlagen
Verschlüsseln Sie Auszüge mit Kontonummern, bevor Sie sie in Cloud-Ordnern ablegen.
Grenzen des Tools
PDF schützen legt ein einziges Passwort zum Öffnen und Bearbeiten fest, ohne separate Druck- oder Kopierbeschränkungen. Passwörter müssen mindestens vier Zeichen lang sein, ein vergessenes Passwort kann nicht wiederhergestellt werden, und der Schutz entfernt keine versteckten Informationen aus dem Dokument.
PDF schützen: häufige Fragen
Wie stark ist die Verschlüsselung?
Dateien werden mit AES-256 verschlüsselt, dem stärksten Verschlüsselungsverfahren im PDF-Standard. In der Praxis kommt es vor allem auf die Stärke des gewählten Passworts an.
Kann ich Drucken oder Kopieren verhindern?
Nicht mit diesem Tool. Es steuert, wer die Datei öffnen kann; nach dem Öffnen mit dem Passwort lässt sich das Dokument drucken und kopieren.
Was ist, wenn ich das Passwort vergesse?
VelloDoc speichert keine Passwörter, daher lässt sich die Datei ohne Passwort nicht öffnen. Bewahren Sie eine ungeschützte Kopie an einem sicheren Ort auf oder speichern Sie das Passwort in einem Passwortmanager.
Kann die empfangende Person die Datei öffnen?
Ja, in jedem modernen PDF-Reader, darunter Adobe Acrobat Reader, die in Browser integrierten PDF-Viewer und die Vorschau-Apps auf Smartphones und Computern.
Kann ich eine Datei schützen, die bereits ein Passwort hat?
Ja. Geben Sie das aktuelle Passwort ein, wenn das Feld erscheint; das neue Passwort ersetzt dann das alte.