Añadir es fiable; cambiar, no
Un PDF coloca cada carácter en una posición fija, así que no hay ningún párrafo que se recoloque cuando una palabra cambia de longitud. Sustituir texto en su sitio suele estropear el espaciado, las fuentes y la longitud de las líneas, y por eso la edición de PDF fiable se centra en añadir. Todas las herramientas de edición de esta sección añaden contenido nuevo encima de la página y dejan intacto el contenido original. Para quitar algo, usa Censurar PDF, de las herramientas de seguridad, que elimina el contenido correctamente. Cuando un documento necesita reescribirse a fondo, edita el archivo de origen y crea un PDF nuevo con las herramientas de conversión; si solo existe el PDF, PDF a Word recupera el texto para empezar.
Texto que colocas tú
Añadir texto a PDF añade una línea de texto en la posición que indiques en puntos, medida desde la esquina superior izquierda de la página tal como se muestra, con 72 puntos por pulgada. Sirve para fechas, números de referencia y notas breves, usa la fuente estándar Helvetica, que cubre los idiomas de escritura latina, y añade el texto en la página 1 salvo que elijas otras páginas. Firmar PDF es un atajo para una adición concreta: tu nombre escrito cerca de la esquina inferior derecha de la página elegida. Ambas generan texto real y seleccionable, lo que significa que alguien con un programa de edición también puede quitarlo, salvo que después se aplane el documento.
Etiquetas que se repiten en cada página
Tres herramientas añaden etiquetas uniformes. Numerar páginas imprime números en cinco posiciones, contando por la posición de la página a partir de cualquier número inicial, así que las páginas omitidas mantienen intacta la secuencia. Encabezado y pie de página repite un título breve, el nombre de un cliente o un estado como texto pequeño alineado a la izquierda arriba, abajo o en ambos sitios. Numeración Bates estampa un prefijo y un identificador secuencial de seis dígitos en la esquina inferior derecha para trabajos legales y de auditoría. Las tres colocan el texto con precisión en páginas giradas y apaisadas, y las tres deben ir al final del flujo de trabajo, después de unir, quitar y reordenar páginas, para que la numeración coincida con el documento definitivo.
Marcadores y página de índice
Los documentos largos necesitan una forma de moverse por ellos. Marcadores e índice PDF encuentra los títulos de un PDF por su tamaño, su grosor y su numeración, y los convierte en marcadores que puedes renombrar, ordenar, anidar y quitar. También puede añadir una página de índice al principio, donde cada línea enlaza con su página, y ajusta todos los destinos a las páginas que añade. Los títulos deben ser texto real, así que pasa OCR a los escaneos primero. Añade los marcadores después de unir y antes de numerar las páginas, para que los números impresos coincidan con el índice.
Marcas de agua
Marca de agua en PDF estampa palabras como BORRADOR o CONFIDENCIAL en el centro de cada página elegida en gris claro, y reduce los textos largos hasta que caben en lugar de descartarlos sin avisar. Una marca de agua comunica el estado con claridad, pero es una etiqueta, no un candado: es texto normal que un programa de edición puede quitar y no impide copiar ni imprimir. Cuando una marca de agua debe quedar unida al contenido, aplana el archivo para que forme parte de la imagen de cada página, y añade una contraseña cuando haya que restringir el acceso. La guía de privacidad en PDF explica qué lugar ocupan las marcas de agua entre otras protecciones.
Formularios interactivos
Rellenar formularios PDF lee los campos integrados en un PDF rellenable y los muestra como controles equivalentes: cuadros de texto, casillas, una lista de opciones por cada grupo de botones de opción y menús para los campos desplegables. Tus respuestas se escriben en los campos existentes, que siguen siendo editables después. Los campos de firma y los botones no se rellenan, y los formularios creados con la antigua tecnología XFA pueden no cargarse. Si no aparece ningún campo, el formulario es plano, una página impresa con líneas pero sin campos, y la forma de añadir respuestas es Añadir texto a PDF. Rellena primero el formulario, fírmalo después y aplánalo al final si el destinatario no debe poder cambiar tus respuestas.
Bloquear un documento terminado
Aplanar PDF genera una imagen de cada página, incluidos los valores de formulario, los comentarios, los sellos y todo lo añadido con las herramientas anteriores, y reconstruye el documento a partir de esas imágenes. El resultado se ve idéntico en cualquier visor y no se puede editar por descuido. Tiene un coste: el texto deja de poder seleccionarse o buscarse, el tamaño del archivo suele crecer y no se conservan las propiedades originales de título y autor. Ejecuta OCR PDF después si el documento aplanado debe seguir siendo buscable. Aplanar no es censurar, porque todo lo visible sigue visible, así que elimina el contenido sensible antes de aplanar.
Maquetas de impresión: varias páginas por hoja y folletos
Dos herramientas reorganizan las páginas para el papel. Varias páginas por hoja coloca dos páginas una junto a otra en hojas A4 apaisadas o cuatro páginas en cuadrícula en A4 vertical, ajustadas al tamaño, ideal para repartir presentaciones y copias de revisión. Folleto PDF realiza la imposición para grapado en el lomo: ordena las páginas en hojas A4 para que, impresas a doble cara volteando por el borde corto y dobladas, se lean en orden, y añade páginas en blanco hasta llegar a un múltiplo de cuatro. Convierte antes a escala de grises para copias económicas y consulta la guía de preparación para imprimir para los ajustes de doble cara y los márgenes.
Flujos de trabajo habituales
Rellenar, firmar y bloquear un formulario
Rellena un formulario interactivo, añade una firma visual en la página de firma y aplana el resultado para que no se puedan alterar las respuestas.
Preparar un expediente legal o de licitación
Combina los documentos en orden, estampa en cada página un identificador Bates único y protege el expediente antes de enviarlo.
Hacer fácil de leer un informe largo
Une los capítulos, añade marcadores anidados y una página de índice con enlaces, y numera después las páginas para que coincidan.
Distribuir un borrador confidencial
Marca cada página como borrador, añade el nombre del proyecto en un pie de página y aplana la copia para que las etiquetas queden unidas al contenido.
Imprimir un programa como folleto plegado
Pon las páginas en su orden definitivo, conviértelas a escala de grises para imprimir de forma económica y organiza las hojas para plegarlas.
Preguntas sobre cómo editar PDF
¿Puedo editar el texto existente de un PDF?
No con estas herramientas. Añaden contenido encima de las páginas. Quita texto con Censurar PDF, o edita el documento original y vuelve a convertirlo.
¿Qué herramienta añade una fecha a un documento?
Usa Añadir texto a PDF para colocar una fecha en un punto concreto, o Encabezado y pie de página para repetirla en todas las páginas.
¿Debo aplanar antes o después de numerar las páginas?
Después. Aplana al final, cuando todas las etiquetas, firmas y valores de formulario estén en su sitio, porque aplanar convierte las páginas en imágenes.
¿Una firma escrita es legalmente vinculante?
Depende del documento y de dónde estés. Firmar PDF añade una firma visual, no una firma digital basada en certificados, así que comprueba qué exige el destinatario.
¿Por qué una etiqueta se solapó con mi contenido?
Las etiquetas se añaden encima de la página. Elige otra posición o comprueba que la página tenga espacio cerca de los bordes.