O que é a numeração Bates
A numeração Bates é a prática de carimbar um identificador único e sequencial em cada página de um conjunto de documentos. O nome vem da máquina de numeração Bates, um carimbo manual do fim do século XIX que imprimia um número e o avançava automaticamente a cada batida. Escritórios de advocacia, tribunais, empresas e órgãos públicos ainda usam o método, agora aplicado digitalmente, sempre que grandes volumes de páginas são trocados: em processos e exibição de documentos, em envios a órgãos reguladores, em auditorias e em investigações internas. Como cada identificador aparece em uma única página, qualquer pessoa consegue localizar rapidamente uma página citada e confirmar que nada foi acrescentado ou removido.
Como um número Bates é montado
Um número Bates típico tem duas partes: um prefixo que identifica a parte, o caso ou a origem, e um número completado com zeros até uma largura fixa, como ACME-000001. A largura fixa mantém os identificadores com o mesmo tamanho e faz com que sejam ordenados corretamente. Numeração Bates usa exatamente esse padrão: seu prefixo seguido de um número de seis dígitos, em fonte cinza pequena e alinhado à margem inferior direita de cada página, incluindo páginas na horizontal e giradas. Os números são adicionados como texto de verdade, então podem ser pesquisados e copiados na maioria dos leitores de PDF. Seis dígitos cobrem até 999.999 páginas, o suficiente para a maioria das produções.
Escolhendo um prefixo e um número inicial
Escolha um prefixo curto, significativo e difícil de confundir com o de outra parte, como a sigla de uma empresa ou um código de caso, e inclua um separador, como um hífen, para o número se destacar. Se um protocolo, um acordo ou uma norma processual definir o formato, siga-o à risca. Em uma primeira produção, comece em 1. Quando você produzir mais documentos depois, no mesmo caso, continue a partir do último número usado em vez de recomeçar, para que os identificadores nunca se repitam. Anote o prefixo e o número inicial antes de carimbar, porque mudar qualquer um dos dois depois obriga a renumerar tudo.
Numerando um conjunto de documentos
Os números Bates costumam seguir ao longo de toda a produção, e não arquivo por arquivo. O método mais simples é colocar os documentos na ordem combinada, juntá-los com Juntar PDF e numerar o arquivo combinado uma única vez. Se os arquivos precisarem ficar separados, numere o primeiro, anote o último identificador e comece o arquivo seguinte no número imediatamente acima. Saiba que o VelloDoc baseia cada número na posição da página no arquivo: se você deixar algumas páginas sem seleção na grade, essas páginas não são carimbadas, mas seus números são consumidos mesmo assim, o que deixa lacunas. Para numerar só uma parte sem lacunas, remova antes as páginas indesejadas com Remover páginas.
Finalize e censure antes de carimbar
Os números Bates são pensados como referências permanentes, então o conjunto de páginas precisa estar definido antes de qualquer numeração. Tire primeiro as páginas sigilosas ou irrelevantes e aplique a censura com Censurar PDF, que exclui o conteúdo dentro das áreas marcadas, em vez de só cobri-lo. Depois carimbe os números. Reordenar, inserir ou remover páginas depois da numeração quebra a sequência e levanta dúvidas sobre a integridade. Se os destinatários não puderem alterar as páginas carimbadas, Achatar PDF as transforma em imagens, embora isso também torne o texto, inclusive os números Bates, impossível de pesquisar.
Conferindo o resultado e mantendo um registro
Antes de enviar qualquer coisa, abra o arquivo numerado e confira o primeiro e o último identificador, uma página na horizontal, se houver, e qualquer página com conteúdo perto do canto inferior direito, onde o número poderia ficar por cima do texto. Depois anote a produção em um registro: nome do arquivo, intervalo Bates, data, destinatário e uma breve descrição. Um registro facilita conferir referências futuras e mostra exatamente o que foi produzido. Para marcações de sigilo como CONFIDENCIAL, você pode usar Cabeçalho e rodapé ou Marca d’água no PDF, e para números de página comuns, sem prefixo, Numerar páginas oferece mais posições.
Perguntas
O que significa Bates?
Não é uma sigla. O nome vem da máquina de numeração Bates, um carimbo manual que imprimia números sequenciais em documentos de papel.
Posso continuar a numeração de uma produção anterior?
Sim. Defina como número inicial o seguinte ao último número já usado e mantenha o mesmo prefixo.
Por que meus números Bates pulam valores?
Os números seguem a posição de cada página no arquivo, então as páginas que você deixa sem seleção consomem seus números sem usá-los. Remova essas páginas antes para numerar sem lacunas.
Os números Bates são pesquisáveis?
Sim. Eles são adicionados como texto de verdade, então podem ser pesquisados e copiados na maioria dos leitores de PDF, a menos que o arquivo seja achatado depois.
Existe um formato Bates obrigatório?
Não. As exigências variam conforme o tribunal, o órgão e o acordo entre as partes. Consulte as regras ou o protocolo aplicáveis ao seu caso antes de escolher o prefixo e a posição.