Hinzufügen ist zuverlässig, Ändern nicht
Ein PDF setzt jedes Zeichen an eine feste Position, es gibt also keinen Absatz, der sich neu umbricht, wenn ein Wort länger oder kürzer wird. Text an Ort und Stelle zu ersetzen, zerstört häufig Abstände, Schriften und Zeilenlängen, deshalb konzentriert sich verlässliche PDF-Bearbeitung auf Ergänzungen. Jedes Bearbeitungs-Tool hier legt neue Inhalte über die Seite und lässt den ursprünglichen Inhalt unangetastet. Um etwas zu entfernen, verwenden Sie PDF schwärzen aus den Sicherheits-Tools, das Inhalte ordnungsgemäß löscht. Muss ein Dokument umfassend überarbeitet werden, bearbeiten Sie die Ausgangsdatei und erstellen mit den Umwandlungs-Tools ein neues PDF; gibt es nur das PDF, gewinnt PDF in Word den Text als Ausgangspunkt zurück.
Text, den Sie selbst platzieren
Text zu PDF hinzufügen setzt eine Textzeile an eine Position, die Sie in Punkt angeben, gemessen von der oberen linken Ecke der Seite, wie sie angezeigt wird, mit 72 Punkt pro Zoll. Es eignet sich für Datumsangaben, Aktenzeichen und kurze Notizen, verwendet die Standardschrift Helvetica, die Sprachen in lateinischer Schrift abdeckt, und fügt den Text auf Seite 1 ein, sofern Sie keine anderen Seiten wählen. PDF unterschreiben ist eine Abkürzung für eine bestimmte Ergänzung: Ihren getippten Namen nahe der unteren rechten Ecke einer gewählten Seite. Beide erzeugen echten, markierbaren Text, jemand mit Bearbeitungssoftware kann ihn also auch wieder entfernen, sofern das Dokument danach nicht geglättet wird.
Beschriftungen, die sich auf jeder Seite wiederholen
Drei Tools fügen einheitliche Beschriftungen hinzu. Seitenzahlen hinzufügen druckt Nummern an fünf möglichen Positionen und zählt nach Seitenposition ab einer beliebigen Startnummer, sodass übersprungene Seiten die Reihenfolge nicht stören. Kopf- und Fußzeile wiederholt einen kurzen Titel, einen Kundennamen oder einen Status als kleinen linksbündigen Text oben, unten oder an beiden Stellen. Bates-Nummerierung stempelt ein Präfix und eine sechsstellige fortlaufende Kennung in die untere rechte Ecke, für juristische Arbeit und Prüfungen. Alle drei platzieren Text präzise auf gedrehten Seiten und im Querformat, und alle drei gehören ans Ende eines Arbeitsablaufs, nach dem Zusammenfügen, Entfernen und Sortieren der Seiten, damit die Nummerierung zum endgültigen Dokument passt.
Lesezeichen und Inhaltsseite
Lange Dokumente brauchen eine Orientierung. PDF-Lesezeichen und Inhaltsverzeichnis findet die Überschriften in einem PDF anhand von Größe, Schriftstärke und Nummerierung und macht daraus Lesezeichen, die Sie umbenennen, ordnen, verschachteln und entfernen können. Es kann auch vorne eine Inhaltsseite hinzufügen, deren Zeilen auf ihre Seiten verlinken, und passt alle Seitenziele an die hinzugefügten Seiten an. Überschriften müssen echter Text sein, verwenden Sie für Scans also zuerst OCR. Fügen Sie Lesezeichen nach dem Zusammenfügen und vor dem Nummerieren hinzu, damit die gedruckten Nummern zum Verzeichnis passen.
Wasserzeichen
Wasserzeichen in PDF stempelt Wörter wie ENTWURF oder VERTRAULICH in hellem Grau mittig auf jede gewählte Seite und verkleinert lange Texte, bis sie passen, statt sie stillschweigend wegzulassen. Ein Wasserzeichen macht den Status deutlich, ist aber eine Beschriftung, kein Schloss: Es ist gewöhnlicher Text, den Bearbeitungssoftware entfernen kann, und es verhindert weder Kopieren noch Drucken. Soll ein Wasserzeichen fest mit dem Inhalt verbunden bleiben, glätten Sie die Datei, damit es Teil des Bildes jeder Seite wird, und fügen Sie ein Passwort hinzu, wenn der Zugriff eingeschränkt werden soll. Der Ratgeber zum Datenschutz bei PDFs erklärt, welche Rolle Wasserzeichen neben anderen Schutzmaßnahmen spielen.
Interaktive Formulare
PDF-Formulare ausfüllen liest die in ein ausfüllbares PDF eingebauten Felder und zeigt sie als passende Bedienelemente an: Textfelder, Kontrollkästchen, eine Auswahlliste für jede Optionsfeldgruppe und Menüs für Dropdown-Felder. Ihre Antworten werden in die vorhandenen Felder geschrieben, die danach bearbeitbar bleiben. Unterschriftsfelder und Schaltflächen werden nicht ausgefüllt, und Formulare, die mit der älteren XFA-Technik erstellt wurden, laden möglicherweise nicht. Erscheinen keine Felder, ist das Formular flach, eine gedruckte Seite mit Linien, aber ohne Felder, und Antworten fügen Sie dann mit Text zu PDF hinzufügen ein. Füllen Sie das Formular zuerst aus, unterschreiben Sie danach und glätten Sie es zuletzt, wenn der Empfänger Ihre Antworten nicht ändern können soll.
Ein fertiges Dokument sperren
PDF glätten rendert jede Seite als Bild, einschließlich Formularwerten, Kommentaren, Stempeln und allem, was mit den obigen Tools hinzugefügt wurde, und baut das Dokument aus diesen Bildern neu auf. Das Ergebnis sieht in jedem Viewer gleich aus und lässt sich nicht nebenbei bearbeiten. Das hat seinen Preis: Text ist nicht mehr markierbar oder durchsuchbar, die Datei wird oft größer, und die ursprünglichen Eigenschaften für Titel und Autor werden nicht übernommen. Führen Sie danach OCR PDF aus, wenn das geglättete Dokument durchsuchbar bleiben muss. Glätten ist keine Schwärzung, denn alles Sichtbare bleibt sichtbar, entfernen Sie sensible Inhalte also vor dem Glätten.
Drucklayouts: mehrere Seiten pro Blatt und Broschüren
Zwei Tools ordnen Seiten für Papier neu an. Mehrere Seiten pro Blatt setzt zwei Seiten nebeneinander auf A4-Blätter im Querformat oder vier Seiten im Raster auf A4 im Hochformat, passend skaliert, ideal für Folien-Handouts und Korrekturexemplare. Broschüre aus PDF übernimmt das Ausschießen für Rückstichheftung: Es ordnet die Seiten so auf A4-Blättern an, dass sie, beidseitig mit Wenden an der kurzen Kante gedruckt und gefaltet, in der richtigen Reihenfolge zu lesen sind, und ergänzt leere Seiten bis zu einem Vielfachen von vier. Wandeln Sie für sparsame Kopien vorher in Graustufen um, und lesen Sie den Ratgeber zur Druckvorbereitung zu Duplex-Einstellungen und Rändern.
Typische Abläufe
Ein Formular ausfüllen, unterschreiben und sperren
Füllen Sie ein interaktives Formular aus, setzen Sie eine sichtbare Unterschrift auf die Unterschriftsseite und glätten Sie das Ergebnis, damit die Antworten nicht mehr geändert werden können.
Eine Akte für Gericht oder Ausschreibung vorbereiten
Fügen Sie die Dokumente in der richtigen Reihenfolge zusammen, stempeln Sie auf jede Seite eine eindeutige Bates-Kennung und schützen Sie die Akte vor dem Versand.
Einen langen Bericht leicht lesbar machen
Fügen Sie die Kapitel zusammen, ergänzen Sie verschachtelte Lesezeichen und eine verlinkte Inhaltsseite und nummerieren Sie dann die Seiten passend dazu.
Einen vertraulichen Entwurf verteilen
Kennzeichnen Sie jede Seite als Entwurf, fügen Sie den Projektnamen in einer Fußzeile hinzu und glätten Sie die Kopie, damit die Beschriftungen fest am Inhalt bleiben.
Ein Programmheft als gefaltete Broschüre drucken
Bringen Sie die Seiten in die endgültige Reihenfolge, wandeln Sie sie für sparsamen Druck in Graustufen um und ordnen Sie die Blätter zum Falten an.
Fragen zum Bearbeiten von PDFs
Kann ich den vorhandenen Text in einem PDF bearbeiten?
Nicht mit diesen Tools. Sie fügen Inhalte über den Seiten hinzu. Entfernen Sie Text mit PDF schwärzen, oder bearbeiten Sie das Originaldokument und wandeln Sie es erneut um.
Mit welchem Tool füge ich einem Dokument ein Datum hinzu?
Mit Text zu PDF hinzufügen setzen Sie ein Datum an eine bestimmte Stelle, mit Kopf- und Fußzeile wiederholen Sie es auf jeder Seite.
Soll ich vor oder nach dem Hinzufügen der Seitenzahlen glätten?
Danach. Glätten Sie zuletzt, wenn alle Beschriftungen, Unterschriften und Formularwerte an ihrem Platz sind, denn Glätten macht die Seiten zu Bildern.
Ist eine getippte Unterschrift rechtsverbindlich?
Das hängt vom Dokument und vom Rechtsraum ab. PDF unterschreiben fügt eine sichtbare Unterschrift hinzu, keine zertifikatsbasierte digitale Signatur, klären Sie also, was der Empfänger verlangt.
Warum überlappt eine Beschriftung meinen Inhalt?
Beschriftungen werden über der Seite hinzugefügt. Wählen Sie eine andere Position oder prüfen Sie, ob die Seite nahe den Rändern Platz hat.