كيف تحوّل ملف بريد إلكتروني EML إلى PDF

ما ملف EML

ملف EML رسالة بريد إلكتروني واحدة محفوظة بصيغة رسائل الإنترنت القياسية، وهي الصيغة نفسها التي تستخدمها خوادم البريد لتمرير الرسائل فيما بينها. وهو ملف نصي من جزأين: الترويسات، مثل من وإلى ونسخة وموضوع والتاريخ، إضافة إلى أسطر تقنية تسجل مسار الرسالة، ثم نص الرسالة. وقد يضم النص نسخة نصية عادية، ونسخة HTML منسقة، ومرفقات مرمّزة كنص. ولأن الصيغة قياسية، تستطيع برامج بريد كثيرة حفظ ملفات EML وفتحها. أما Outlook لنظام Windows فيحفظ الرسائل عادةً بصيغته الخاصة MSG، التي لا تقرؤها هذه الأداة.

تصدير رسالة كملف EML

تختلف القوائم بين الإصدارات، لكن الخيار يكون عادةً قريبًا من حفظ أو تنزيل. في Thunderbird افتح الرسالة واستخدم حفظ باسم لتخزينها كملف. وفي تطبيق Mail من Apple حدّد الرسالة واستخدم حفظ باسم مع صيغة المصدر الخام للرسالة. وفي Gmail على الويب افتح قائمة الرسالة واختر تنزيل الرسالة، فيُحفظ ملف EML. وكثيرًا ما توفر خدمات البريد الأخرى على الويب خيار تنزيل مشابهًا، أو عرض «إظهار الأصل» الذي يمكن حفظ الرسالة منه. وإذا كان تطبيق بريدك لا يصدّر إلا ملفات MSG، فتحقق مما إذا كان يوفر صيغة أخرى قبل التحويل.

ما الذي يضعه VelloDoc في ملف PDF

تقرأ أداة تحويل EML إلى PDF الرسالة وتنشئ مستندًا عنوانه موضوع الرسالة، تليه أسطر من وإلى والتاريخ ثم نص الرسالة. وعندما تكون للرسالة نسخة HTML تُستخدم تلك النسخة، فينتقل التنسيق مثل العناوين والقوائم والجداول؛ وإلا فتُنسَّق النسخة النصية العادية مع الحفاظ على فواصل أسطرها. وتُزال النصوص البرمجية والإطارات المضمّنة، ولا يُجلب أي شيء من الإنترنت أثناء التحويل، لذا لا تظهر الصور التي تحمّلها الرسالة من خوادم بعيدة، وقد لا تظهر أيضًا الصور المخزّنة كأجزاء منفصلة من الرسالة. ولا يتضمن ملف PDF سطري النسخة والنسخة المخفية، ولا ترويسات التوجيه التقنية، ولا المرفقات.

المرفقات وسلاسل الرسائل

للاحتفاظ برسالة مع مرفقاتها، احفظ المرفقات من تطبيق البريد، وحوّلها إلى PDF عند الحاجة، مثلًا باستخدام تحويل أي ملف إلى PDF، ثم اجمع كل شيء باستخدام دمج ملفات PDF، واضعًا الرسالة أولًا ثم المرفقات بالترتيب الذي أُدرجت به. والمحادثة تتكون عادةً من عدة رسائل منفصلة: صدّر كل رسالة تحتاجها، وحوّلها، وادمج ملفات PDF بترتيب التاريخ. والردود التي تقتبس رسائل سابقة تحتفظ بالنص المقتبس في متنها، لذا كثيرًا ما تُظهر آخر رسالة في السلسلة معظم المحادثة بمفردها.

الاحتفاظ بالرسائل كسجلات

ملف PDF هو النسخة الأكثر عملية للقراءة والطباعة والمشاركة، لكنه ليس نسخة كاملة من الرسالة. فملف EML الأصلي يحتوي على ترويسات تسجل مصدر الرسالة، ومعرّفات، وفحوص تقنية لا يُظهرها ملف PDF، وقد تكون هذه التفاصيل مهمة إذا شُكك يومًا في صحة الرسالة. وللمراسلات المهمة، احتفظ بملف EML إلى جانب ملف PDF. وإذا كان يجب أن يبقى ملف PDF مقروءًا لسنوات طويلة، فحوّله باستخدام تحويل PDF إلى PDF/A، وسمِّ الملفات بأسماء تتضمن التاريخ والموضوع حتى يسهل ترتيبها والبحث فيها.

الخصوصية عند تحويل الرسائل

رسائل البريد الإلكتروني مليئة بالتفاصيل الشخصية: الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف، وأحيانًا معلومات الحسابات أو الصحة. يعالج VelloDoc الملف على خادمه في مجلد مهمة مؤقت ويحذفه بعد تسليم ملف PDF، كما هو موضح في صفحة أمان الملفات. وقبل مشاركة ملف PDF الناتج، تحقق مما إذا كان كل ما فيه ينبغي أن يصل إلى المستلم؛ فأداة حجب محتوى PDF تزيل التفاصيل التي لا ينبغي وصولها، ويتناول دليل ما يمكن أن يكشفه ملف PDF معلومات مخفية أخرى.

أسئلة

أدوات لهذا الموضوع