Commencer avec des fichiers consultables
La recherche comme les réponses de l’IA dépendent du texte contenu dans vos PDF. Les fichiers créés sur ordinateur en ont en général. Les numérisations et les photos de papier n’en ont pas, même si vous pouvez les lire. L’Espace de travail PDF avec IA signale les fichiers qui ont des pages sans texte, et ces pages ont d’abord besoin de OCR PDF. Pendant la préparation, donnez à chaque fichier un nom court et clair, comme bail-2024.pdf ou avenant-2.pdf. Les noms apparaissent dans chaque résultat de recherche et chaque référence de page, donc de bons noms évitent beaucoup de confusion.
Chercher dans tout le lot
Une fois les fichiers lus, tapez dans la recherche. Les résultats apparaissent pendant la saisie, un par page contenant tous vos mots, avec les lignes correspondantes surlignées. La recherche ignore les majuscules et les accents, fonctionne entièrement dans votre navigateur et ne coûte rien. Utilisez-la pour tout ce que vous pouvez nommer précisément : une personne, un numéro de référence, un code produit ou une expression comme « préavis ». Cliquez sur un résultat pour lire le texte complet de cette page. Souvent, la recherche seule répond à la question en quelques secondes.
Quand interroger l’IA
Interrogez l’IA quand la réponse demande de lire, pas seulement de trouver. Des questions comme « quel préavis s’applique maintenant ? » ou « quelles factures ont un total différent du relevé ? » obligent à relier des informations venues de plusieurs endroits. Choisissez la tâche adaptée. Poser une question répond à une question. Comparer met côte à côte clauses, dates, montants et noms des documents. Trouver les contradictions liste les points d’accord et de désaccord entre les fichiers. Résumé écrit une vue d’ensemble du lot. Soyez précis : nommez les parties, les dates ou les sections qui vous intéressent.
Vérifier les réponses
Chaque fait d’une réponse doit être suivi d’une référence comme [bail-2024.pdf, p. 4]. Cliquez dessus pour ouvrir le texte de cette page et vérifier qu’il dit la même chose que la réponse. Traitez avec prudence tout ce qui n’a pas de référence. L’IA ne voit que le texte de vos documents : elle peut mal lire des tableaux dont les colonnes se sont mélangées et manquer un point situé sur une page numérisée. Pour tout ce qui touche à l’argent, aux dates ou aux effets juridiques, la page fait foi et la réponse n’est qu’un guide pour savoir où regarder.
Confidentialité et ce qui est envoyé
Les fichiers sont lus sur le serveur de VelloDoc et supprimés dès que leur texte revient dans votre navigateur. La recherche ne quitte jamais votre navigateur. Quand vous interrogez l’IA, et seulement après avoir coché la case d’accord, le texte des documents et votre question sont envoyés à Anthropic, l’entreprise qui crée Claude, pour écrire la réponse. Rien n’est gardé sur notre serveur. N’envoyez pas de documents que vous n’avez pas le droit de confier à un service externe, comme des fichiers couverts par un accord de confidentialité qui l’interdit.
Versions d’un même document
Si vos fichiers sont deux versions du même document, une comparaison visuelle vaut souvent mieux que l’IA. Comparer des PDF montre chaque changement sur chaque page, y compris la mise en page et les images, et liste le texte ajouté et supprimé. Utilisez l’espace de travail avec IA quand les documents sont différents mais liés, comme un contrat et ses avenants, ou quand la seconde version a été remise en page et que les pages ne correspondent plus.
Questions fréquentes
Combien de PDF puis-je utiliser à la fois ?
Jusqu’à 20. L’IA lit environ 300 000 caractères de texte par question, soit à peu près 100 pages denses, et la page vous prévient si quelque chose a été laissé de côté.
L’IA se souvient-elle des questions précédentes ?
Non. Chaque question reçoit sa propre réponse à partir des documents, alors donnez chaque fois les détails nécessaires.
Puis-je l’utiliser sans l’IA ?
Oui. La lecture des fichiers et la recherche dans tous fonctionnent sans l’IA, et la recherche n’envoie jamais votre texte nulle part.