Qué es la numeración Bates
La numeración Bates consiste en estampar un identificador único y secuencial en cada página de un conjunto de documentos. El nombre procede de la máquina de numeración Bates, un sello manual de finales del siglo XIX que imprimía un número y lo avanzaba automáticamente con cada pulsación. Despachos de abogados, tribunales, empresas y organismos públicos siguen usando el método, ahora aplicado digitalmente, siempre que se intercambian grandes volúmenes de páginas: en litigios y exhibición de documentos, en presentaciones ante reguladores, en auditorías y en investigaciones internas. Como cada identificador aparece en una sola página, cualquiera puede localizar rápidamente una página citada y confirmar que no se ha añadido ni quitado nada.
Cómo se construye un número Bates
Un número Bates típico tiene dos partes: un prefijo que identifica a la parte, el asunto o el origen, y un número rellenado con ceros hasta un ancho fijo, como ACME-000001. El ancho fijo mantiene los identificadores con la misma longitud y hace que se ordenen correctamente. Numeración Bates usa exactamente este patrón: tu prefijo seguido de un número de seis dígitos, en una fuente gris pequeña y alineado con el margen inferior derecho de cada página, incluidas las páginas apaisadas y giradas. Los números se añaden como texto real, así que se pueden buscar y copiar en la mayoría de los visores de PDF. Seis dígitos cubren hasta 999.999 páginas, suficiente para la mayoría de las producciones.
Elegir un prefijo y un número inicial
Elige un prefijo corto, significativo y difícil de confundir con el de otra parte, como la abreviatura de una empresa o un código de asunto, e incluye un separador, como un guion, para que el número destaque. Si un protocolo, un acuerdo o una norma procesal especifica el formato, síguelo al pie de la letra. En una primera producción, empieza en 1. Cuando produzcas más documentos más adelante en el mismo asunto, continúa desde el último número usado en lugar de empezar de nuevo, para que los identificadores no se repitan nunca. Anota el prefijo y el número inicial antes de estampar, porque cambiar cualquiera de los dos después obliga a volver a numerarlo todo.
Numerar un conjunto de documentos
Los números Bates suelen correr a lo largo de toda una producción, no archivo por archivo. El método más sencillo es poner los documentos en el orden acordado, combinarlos con Unir PDF y numerar una sola vez el archivo combinado. Si los archivos deben mantenerse separados, numera el primero, anota su último identificador y empieza el siguiente archivo en el número posterior. Ten en cuenta que VelloDoc basa cada número en la posición de la página dentro del archivo: si dejas algunas páginas sin seleccionar en la cuadrícula, esas páginas no se estampan pero sus números se consumen igualmente, lo que deja huecos. Para numerar un subconjunto sin huecos, quita antes las páginas que no quieras con Eliminar páginas.
Cierra y censura antes de estampar
Los números Bates están pensados como referencias permanentes, así que el conjunto de páginas debe ser definitivo antes de aplicar ningún número. Retira primero las páginas privilegiadas o irrelevantes y aplica la censura con Censurar PDF, que elimina el contenido de las áreas marcadas en lugar de taparlo. Después estampa los números. Reordenar, insertar o quitar páginas tras la numeración rompe la secuencia y da pie a dudas sobre la integridad. Si los destinatarios no deben poder alterar las páginas estampadas, Aplanar PDF las convierte en imágenes, aunque eso también hace que el texto, incluidos los números Bates, deje de poder buscarse.
Revisar el resultado y llevar un registro
Antes de enviar nada, abre el archivo numerado y comprueba el primer y el último identificador, una página apaisada si la hay y cualquier página con contenido cerca de la esquina inferior derecha, donde el número podría solaparse con el texto. Después anota la producción en un registro: nombre del archivo, rango Bates, fecha, destinatario y una breve descripción. Un registro facilita verificar las referencias posteriores y muestra exactamente qué se produjo. Para etiquetas de confidencialidad como CONFIDENCIAL, puedes añadirlas con Encabezado y pie de página o Marca de agua en PDF, y para números de página normales sin prefijo, Numerar páginas ofrece más posiciones.
Preguntas
¿Qué significa Bates?
No es un acrónimo. El nombre procede de la máquina de numeración Bates, un sello manual que imprimía números secuenciales en documentos de papel.
¿Puedo continuar la numeración de una producción anterior?
Sí. Pon como número inicial el siguiente al último número ya usado y mantén el mismo prefijo.
¿Por qué mis números Bates se saltan valores?
Los números siguen la posición de cada página en el archivo, así que las páginas que dejas sin seleccionar consumen sus números sin usarlos. Quita antes esas páginas para numerar sin huecos.
¿Se pueden buscar los números Bates?
Sí. Se añaden como texto real, así que se pueden buscar y copiar en la mayoría de los visores de PDF, salvo que después se aplane el archivo.
¿Existe un formato Bates obligatorio?
No. Los requisitos varían según el tribunal, el organismo y el acuerdo entre las partes. Consulta las normas o el protocolo aplicables a tu asunto antes de elegir el prefijo y la posición.