Was Bates-Nummerierung ist
Bates-Nummerierung bedeutet, jede Seite eines Dokumentensatzes mit einer eindeutigen, fortlaufenden Kennung zu versehen. Der Name geht auf die Bates-Nummeriermaschine zurück, einen Handstempel aus dem späten 19. Jahrhundert, der eine Nummer druckte und sie bei jedem Anschlag automatisch weiterzählte. Anwaltskanzleien, Gerichte, Unternehmen und Behörden nutzen das Verfahren bis heute, inzwischen digital, wann immer große Seitenmengen ausgetauscht werden: in Rechtsstreitigkeiten und bei der Offenlegung von Dokumenten, bei Einreichungen an Aufsichtsbehörden, bei Prüfungen und internen Untersuchungen. Da jede Kennung auf genau einer Seite steht, kann jeder eine zitierte Seite schnell finden und überprüfen, dass nichts hinzugefügt oder entfernt wurde.
Wie eine Bates-Nummer aufgebaut ist
Eine typische Bates-Nummer besteht aus zwei Teilen: einem Präfix, das Partei, Verfahren oder Quelle kennzeichnet, und einer mit Nullen auf eine feste Breite aufgefüllten Nummer, etwa ACME-000001. Die feste Breite hält alle Kennungen gleich lang und sorgt dafür, dass sie richtig sortiert werden. Bates-Nummerierung verwendet genau dieses Muster: Ihr Präfix, gefolgt von einer sechsstelligen Nummer in kleiner grauer Schrift, rechtsbündig am unteren Rand jeder Seite, auch bei Querformat- und gedrehten Seiten. Die Nummern werden als echter Text eingefügt und lassen sich daher in den meisten PDF-Viewern durchsuchen und kopieren. Sechs Stellen reichen für bis zu 999.999 Seiten, genug für die meisten Vorlagen.
Präfix und Startnummer wählen
Wählen Sie ein Präfix, das kurz und aussagekräftig ist und sich kaum mit dem einer anderen Partei verwechseln lässt, etwa ein Firmenkürzel oder ein Aktenzeichen, und fügen Sie ein Trennzeichen wie einen Bindestrich ein, damit die Nummer hervorsticht. Schreibt ein Protokoll, eine Vereinbarung oder eine Verfahrensregel das Format vor, halten Sie sich genau daran. Bei einer ersten Vorlage beginnen Sie mit 1. Legen Sie im selben Verfahren später weitere Dokumente vor, setzen Sie mit der zuletzt verwendeten Nummer fort, statt neu zu beginnen, damit sich Kennungen nie wiederholen. Notieren Sie Präfix und Startnummer vor dem Stempeln, denn eine spätere Änderung an einem von beiden bedeutet, alles neu zu nummerieren.
Einen Dokumentensatz nummerieren
Bates-Nummern laufen meist über eine gesamte Vorlage, nicht Datei für Datei. Am einfachsten bringen Sie die Dokumente in die vereinbarte Reihenfolge, fügen sie mit PDF zusammenfügen zusammen und nummerieren die kombinierte Datei einmal. Müssen die Dateien getrennt bleiben, nummerieren Sie die erste, notieren ihre letzte Kennung und beginnen die nächste Datei mit der darauffolgenden Nummer. Beachten Sie, dass VelloDoc jede Nummer aus der Position der Seite in der Datei ableitet: Lassen Sie im Seitenraster einige Seiten unausgewählt, werden diese nicht gestempelt, ihre Nummern aber dennoch verbraucht, was Lücken erzeugt. Um nur einen Teil ohne Lücken zu nummerieren, entfernen Sie unerwünschte Seiten vorher mit Seiten entfernen.
Vor dem Stempeln abschließen und schwärzen
Bates-Nummern sind als dauerhafte Verweise gedacht, der Seitenbestand sollte also feststehen, bevor irgendeine Nummer vergeben wird. Nehmen Sie zuerst vertrauliche oder irrelevante Seiten heraus und schwärzen Sie mit PDF schwärzen, das Inhalte in den markierten Bereichen löscht, statt sie nur abzudecken. Stempeln Sie dann die Nummern. Seiten nach der Nummerierung umzusortieren, einzufügen oder zu entfernen, unterbricht die Folge und wirft Fragen zur Vollständigkeit auf. Sollen Empfänger die gestempelten Seiten nicht verändern können, macht PDF glätten sie zu Bildern, allerdings ist der Text, einschließlich der Bates-Nummern, dann nicht mehr durchsuchbar.
Das Ergebnis prüfen und ein Protokoll führen
Öffnen Sie vor jedem Versand die nummerierte Datei und prüfen Sie die erste und die letzte Kennung, eine Querformatseite, falls vorhanden, und jede Seite mit Inhalten nahe der unteren rechten Ecke, wo die Nummer Text überlagern könnte. Halten Sie die Vorlage dann in einem Protokoll fest: Dateiname, Bates-Bereich, Datum, Empfänger und eine kurze Beschreibung. Ein Protokoll erleichtert das Prüfen späterer Verweise und zeigt genau, was vorgelegt wurde. Vertraulichkeitsvermerke wie VERTRAULICH fügen Sie mit Kopf- und Fußzeile oder Wasserzeichen in PDF hinzu, und für normale Seitenzahlen ohne Präfix bietet Seitenzahlen hinzufügen mehr Positionen.
Fragen
Wofür steht Bates?
Es ist keine Abkürzung. Der Name stammt von der Bates-Nummeriermaschine, einem Handstempel, der fortlaufende Nummern auf Papierdokumente druckte.
Kann ich die Nummerierung einer früheren Vorlage fortsetzen?
Ja. Setzen Sie die Startnummer auf die Nummer nach der zuletzt verwendeten und behalten Sie dasselbe Präfix.
Warum überspringen meine Bates-Nummern Werte?
Die Nummern folgen der Position jeder Seite in der Datei, unausgewählte Seiten verbrauchen ihre Nummern also ungenutzt. Entfernen Sie diese Seiten vorher, um ohne Lücken zu nummerieren.
Sind die Bates-Nummern durchsuchbar?
Ja. Sie werden als echter Text eingefügt und lassen sich in den meisten PDF-Viewern durchsuchen und kopieren, sofern die Datei nicht anschließend geglättet wird.
Gibt es ein vorgeschriebenes Bates-Format?
Nein. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Gericht, Behörde und Vereinbarung zwischen den Parteien. Prüfen Sie die für Ihr Verfahren geltenden Regeln oder Protokolle, bevor Sie Präfix und Position wählen.