Pièce jointe ou lien ?
Envoyez une pièce jointe quand l’autre personne doit garder le fichier, comme un contrat signé, un reçu ou un billet. Envoyez un lien quand le fichier est privé, quand il ne compte que peu de temps ou quand il est trop lourd pour un e-mail. Un devis valable une semaine, un CV envoyé à un employeur, un relevé à faire vérifier par un propriétaire ou un brouillon soumis pour avis se prêtent bien à un lien. Le lecteur reçoit les mêmes pages, mais c’est vous qui décidez combien de temps il peut les voir.
Comment le lien protège le fichier
Partager un PDF par lien chiffre votre PDF en AES-256 avec une nouvelle clé aléatoire avant de l’enregistrer. La clé n’est pas stockée sur le serveur. Elle est ajoutée au lien après le signe #, une partie que les navigateurs n’envoient pas aux serveurs quand ils chargent une page. Sans le lien complet, le fichier stocké ne peut pas être ouvert, même par nous. Le revers, c’est que le lien est la clé. Toute personne qui l’a peut ouvrir le fichier jusqu’à son expiration, alors envoyez-le seulement à ceux qui en ont besoin.
Choisir expiration, mot de passe et téléchargement
Choisissez l’expiration la plus courte possible : une heure pour un document dont vous parlez au téléphone, un à trois jours pour la plupart des partages et sept jours au maximum. Ajoutez un mot de passe pour tout ce qui est personnel et envoyez-le à part, par exemple de vive voix ou par SMS, pas dans le même e-mail que le lien. Laissez le téléchargement désactivé sauf si le lecteur doit garder le fichier. En lecture seule, les pages s’affichent sous forme d’images dans le navigateur et le PDF n’est jamais envoyé, ce qui empêche d’enregistrer et de transférer le fichier trop facilement.
Suivre les accès et couper un lien
Après avoir créé un lien, vous recevez aussi un lien de gestion. Gardez-le pour vous. Il montre quand le fichier a été ouvert ou téléchargé, les tentatives avec un mauvais mot de passe, le navigateur et le système utilisés et une adresse réseau raccourcie pour chaque visite. Si vous voyez des visites inattendues ou si vous avez envoyé le lien à la mauvaise personne, coupez-le depuis cette page. Le fichier est supprimé aussitôt et toute personne qui ouvre le lien voit qu’il a été désactivé. L’historique reste un jour de plus, puis il est supprimé à son tour.
Ce contre quoi un lien ne protège pas
Aucune méthode de partage ne peut empêcher quelqu’un qui voit une page de la photographier ou d’en faire une capture. Toute personne qui a le lien peut aussi le faire suivre avant qu’il expire. Un lien réduit donc le risque sans le supprimer. Avant de partager quelque chose de sensible, retirez ce dont le lecteur n’a pas besoin : supprimez des pages, masquez les détails avec Caviarder un PDF et videz les propriétés du document. Si le fichier vient de l’extérieur, passez-le d’abord dans le Nettoyeur de PDF pour ne pas transmettre de scripts cachés.
Questions fréquentes
La personne qui ouvre le lien a-t-elle besoin d’un compte ?
Non. Elle ouvre le lien dans n’importe quel navigateur récent, saisit le mot de passe s’il y en a un et lit le fichier.
Puis-je changer l’expiration après avoir créé le lien ?
Pas encore. Coupez le lien et créez-en un nouveau avec l’expiration voulue.
Et si je perds les deux liens ?
Le fichier ne peut plus être ouvert ni géré sans eux, et il est supprimé automatiquement à l’expiration du lien.