Mit dem beginnen, was der Leser tun soll
Formate lassen sich am leichtesten wählen, wenn Sie fragen, was nach dem Eintreffen der Datei passiert. Soll der Leser das Dokument genau so sehen, wie Sie es gestaltet haben, und es vielleicht drucken oder unterschreiben, schicken Sie ein PDF. Soll er daran weiterarbeiten, schicken Sie das bearbeitbare Ursprungsformat, etwa DOCX, XLSX oder PPTX, oder die OpenDocument-Entsprechungen. Braucht er ein Bild zum Posten, Einbetten oder Beschriften, schicken Sie PNG oder JPG. Muss das Dokument viele Jahre lesbar bleiben, archivieren Sie es als PDF/A. Soll er Zahlen auswerten, schicken Sie CSV oder eine Tabelle, kein PDF einer Tabelle. Und wenn Menschen es am Handy lesen oder über die Suche finden sollen, ist eine HTML-Seite oft besser als jede Datei. In jedem Fall bleibt die bearbeitbare Quelle Ihre Hauptkopie.
PDF: festes Layout, das sich überall öffnen lässt
Ein PDF hält Seiten präzise fest: Schriften sind normalerweise eingebettet, das Seitenformat ist exakt, und das Dokument sieht im Browser, auf dem Handy oder auf Papier gleich aus. Damit ist es das richtige Format für Endfassungen, alles, was gedruckt oder unterschrieben wird, Formulare, Rechnungen und Dokumente, bei denen das Layout Bedeutung trägt. Dieselbe Präzision ist seine Schwäche. PDFs brechen nicht neu um, auf kleinen Bildschirmen heißt es also zoomen und verschieben, und das Bearbeiten ist mühsam, weil Text positioniert ist, statt zu fließen. Inhalte zurückzugewinnen, ist verlustbehaftet: PDF in Word kann die Wörter zurückholen, aber keine originalgetreue Kopie des Layouts. Auch die Barrierefreiheit hängt davon ab, wie ein PDF erstellt wurde: Ein gut getaggtes PDF funktioniert mit Screenreadern, ein Scan ohne Textebene nicht.
Word, Excel und PowerPoint: Formate zum Arbeiten
Office-Formate sind für die Zusammenarbeit gebaut. Eine DOCX-Datei passt sich den Einstellungen des Lesers an, behält Formatvorlagen und nachverfolgte Änderungen und lädt zum Bearbeiten ein; eine XLSX-Datei behält aktive Formeln, eine PPTX-Datei Animationen und Sprechernotizen. Diese Stärken werden zum Risiko, wenn ein Dokument endgültig sein soll. Das Layout kann verrutschen, wenn dem Leser Ihre Schriften fehlen, Kommentare und nachverfolgte Änderungen können frühere Entwürfe offenlegen, und Formeln können Berechnungen preisgeben, die Sie nicht teilen wollten. Schicken Sie Office-Formate, wenn der Empfänger bearbeiten soll, und wandeln Sie in PDF um, wenn er lesen soll. Word in PDF und Excel in PDF erledigen diesen Schritt. OpenDocument-Formate wie ODT und ODS sind Alternativen auf Basis offener Standards, die viele öffentliche Stellen bevorzugen.
PDF/A: PDF für die Langzeitaufbewahrung
PDF/A ist eine ISO-Norm, die eine eingeschränkte PDF-Form für die Archivierung festlegt. Ein gewöhnliches PDF kann auf Schriften angewiesen sein, die auf dem Computer des Lesers installiert sind, auf geräteabhängige Farben oder auf Funktionen, die künftige Software womöglich nicht unterstützt. PDF/A beseitigt diese Abhängigkeiten: Schriften müssen eingebettet sein, Farben über ein eingebettetes Profil definiert werden, und Funktionen wie Verschlüsselung und JavaScript sind nicht erlaubt. Die Norm hat mehrere Teile. PDF/A-1 ist am strengsten, PDF/A-2 ergänzt Unterstützung für moderne Funktionen wie JPEG-2000-Komprimierung und Transparenz, und PDF/A-3 erlaubt zusätzlich das Einbetten anderer Dateien. PDF in PDF/A erzeugt PDF/A-2-Dateien. Verlangt ein Archiv oder eine Aufsichtsbehörde Konformität, prüfen Sie die Dateien mit einem Validator wie veraPDF, denn nicht jede Eingabe lässt sich sauber umwandeln.
PNG und JPG: Bilder von Inhalten
Bildformate verwandeln Inhalte in Pixel. JPG nutzt eine verlustbehaftete Komprimierung, die zu Fotos passt: Sie erzeugt kleine Dateien, indem sie Details verwirft, die dem Auge selten fehlen, macht aber scharfe Kanten weich, sodass Text und Strichzeichnungen unscharf wirken. PNG ist verlustfrei: Jedes Pixel bleibt erhalten, Screenshots, Diagramme, Grafiken und Text bleiben also scharf, auf Kosten größerer Dateien bei Fotos. PNG unterstützt außerdem Transparenz. Beide Formate enthalten ein einzelnes Bild, ein mehrseitiges Dokument wird also zu mehreren Dateien, und keines enthält durchsuchbaren Text. PDF-Seiten als Bilder zu exportieren, ist sinnvoll für Social-Media-Beiträge, Folien und Uploads, die nur Bilder annehmen; PDF in PNG passt zu textlastigen Seiten, PDF in JPG zu fotolastigen. WebP ist ein neueres Webformat, das meist noch kleiner ist, außerhalb von Browsern aber weniger breit unterstützt wird.
Jede Umwandlung hat ihre Abwägungen
Beim Umwandeln zwischen Formaten geht immer etwas verloren, und wer weiß, was, wandelt in die richtige Richtung um. Word in PDF kann Schriften ersetzen, die dem umwandelnden System fehlen. PDF in Word behält den Text, aber nicht das Layout. In PDF umgewandelte Bilder enthalten keinen durchsuchbaren Text, bis OCR angewendet wird, und in Bilder umgewandelte PDF-Seiten verlieren ihre Textebene vollständig. Verlustbehaftete Formate verschlechtern sich bei jedem erneuten Speichern ein wenig; wer ein JPG wiederholt in PDF und zurück in JPG umwandelt, macht es nach und nach unscharf. Zwei Gewohnheiten vermeiden die meisten Probleme: die Quelldatei aufbewahren und einmal von dieser Quelle in das Format umwandeln, das der Empfänger braucht, statt Umwandlungen über mehrere Formate zu verketten. Der Leitfaden zum Umwandeln von Dateien in PDF erklärt, was jeder Konverter erhält.
Größe, Kompatibilität und Barrierefreiheit
Einige Faustregeln helfen bei praktischen Einschränkungen. Textbasierte PDFs und Office-Dokumente sind klein, gescannte PDFs und Bildexporte groß, ein Text-PDF ist also meist der leichteste Weg, ein langes Dokument zu verschicken. Ein PNG einer Textseite ist typischerweise größer als ein JPG derselben Seite, aber deutlich schärfer. Die Kompatibilität schwankt stärker, als viele denken: HEIC-Fotos und WebP-Bilder scheitern noch in mancher Software, während PDF, JPG und PNG fast überall öffnen. Für die Barrierefreiheit zählt vor allem echter Text. Screenreader kommen mit HTML und gut getaggten PDFs gut zurecht, tun sich mit ungetaggten PDFs schwer und können Text in Bildern überhaupt nicht lesen. Wird ein Dokument vor allem am Handy gelesen, bietet eine Veröffentlichung als HTML mit PDF-Download das Beste aus beiden Welten.
Schnelle Entscheidungen für häufige Situationen
Für einen Lebenslauf schicken Sie ein PDF, es sei denn, der Arbeitgeber verlangt ausdrücklich Word. Für einen Vertrag oder eine Vereinbarung zum Unterschreiben schicken Sie ein PDF. Für einen Entwurf, den Kollegen bearbeiten, teilen Sie die DOCX-Datei oder ein gemeinsames Dokument. Für eine Rechnung schicken Sie ein PDF und archivieren Ihr Exemplar als PDF/A, wenn Unterlagen jahrelang aufbewahrt werden müssen. Für Zahlen, die jemand auswerten muss, schicken Sie CSV oder XLSX statt einer Tabelle in einem PDF. Für einen Fehlerbericht oder eine Anleitung nehmen Sie PNG-Screenshots. Für Fotos nehmen Sie JPG. Für einen auf einer Website veröffentlichten Bericht veröffentlichen Sie HTML mit einer PDF-Fassung zum Herunterladen und Drucken. Im Zweifel fragen Sie den Empfänger, was er mit der Datei tun muss; die Antwort entscheidet meist über das Format. Der Leitfaden zum Umwandeln von PDFs erklärt, was sich zurückgewinnen lässt, wenn Sie das falsche Format bekommen. Muss ein Dokument über Jahre lesbar bleiben, erklärt der Ratgeber zur Archivierung mit PDF/A, wann dieses Format vorgeschrieben ist.
Fragen
Soll ich meinen Lebenslauf als PDF oder als Word-Dokument schicken?
Standardmäßig als PDF, weil es Ihr Layout auf jedem Gerät erhält. Word schicken Sie nur, wenn ein Arbeitgeber oder Bewerbersystem es verlangt.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?
PDF/A ist eine eingeschränkte PDF-Form für die Langzeitarchivierung. Es muss in sich geschlossen sein, mit eingebetteten Schriften und Farbprofilen, und darf weder Verschlüsselung noch Skripte verwenden.
Ist PNG oder JPG besser für Screenshots?
PNG. Es ist verlustfrei, Text und Kanten der Oberfläche bleiben also scharf, während JPG-Komprimierung sie verwischt. Für Fotos nehmen Sie JPG.
Kann ich ein PDF wieder in ein bearbeitbares Word-Dokument verwandeln?
Teilweise. Text lässt sich als bearbeitbare Absätze zurückgewinnen, doch das ursprüngliche Layout, Tabellen und Bilder werden nicht originalgetreu nachgebaut. Nutzen Sie die Quelldatei, wenn es sie gibt.
Welches Format eignet sich am besten zur Langzeitaufbewahrung?
PDF/A für fertige Dokumente, zusammen mit den bearbeitbaren Quelldateien. Validieren Sie PDF/A-Dateien, wenn ein Archiv oder eine Vorschrift Konformität verlangt.