PDF/A em poucas palavras
PDF/A é uma família de normas internacionais, publicadas como ISO 19005, para a preservação de longo prazo de documentos eletrônicos. A regra central é que o arquivo precisa ser independente: tudo o que for necessário para exibi-lo do mesmo jeito no futuro vem incorporado nele. As fontes precisam estar incorporadas, as cores precisam ser definidas de forma independente do dispositivo e os metadados do documento ficam guardados em um formato XML padrão. Recursos que dependem de conteúdo externo ou que poderiam mudar a aparência não são permitidos, como criptografia, JavaScript e links para conteúdo externo. A família tem várias partes. O PDF/A-1 é a mais antiga e mais restritiva; o PDF/A-2 acrescenta suporte a recursos mais modernos do PDF, como transparência, camadas e compressão JPEG 2000; o PDF/A-3 permite também incorporar arquivos de qualquer tipo; e o PDF/A-4 se baseia no PDF 2.0. As partes também definem níveis de conformidade, e o nível b, que garante a aparência visual, é o mais usado.
Quando o PDF/A é exigido ou vale a pena
Alguns tribunais, órgãos públicos, arquivos nacionais e políticas de gestão documental exigem ou recomendam PDF/A para peças e depósitos, e muitas universidades pedem esse formato na entrega de teses aos seus repositórios. Notas fiscais eletrônicas estruturadas de alguns países usam PDF/A-3 com dados legíveis por máquina incorporados ao arquivo. Fora desses casos, vale considerar o PDF/A para qualquer documento que precise continuar legível por muitos anos: contratos assinados, escrituras, relatórios finais e documentos pessoais. Ele não é necessário para o compartilhamento do dia a dia, e é a escolha errada para arquivos que precisam continuar editáveis, ter senha ou incluir recursos interativos.
O que a conversão do VelloDoc faz
PDF para PDF/A usa o Ghostscript para regravar o documento como PDF/A-2, mirando o nível básico que preserva a aparência visual. A ferramenta incorpora um perfil de cor sRGB como intenção de saída do arquivo, converte as cores para RGB, incorpora as fontes quando estão disponíveis e cria os metadados XML padrão. O Ghostscript é instruído a deixar de fora os recursos que o PDF/A não permite e a continuar, em vez de parar no primeiro elemento incompatível. Se o arquivo de origem for protegido por senha, você digita a senha para que ele possa ser lido, e o resultado é salvo sem criptografia, porque o PDF/A não a permite.
O que pode mudar na conversão
Como o objetivo é um arquivo independente e previsível, algumas coisas podem não sobreviver. Cores definidas para impressão, como CMYK, são convertidas para RGB, o que pode alterar levemente alguns tons. JavaScript, ações e multimídia são removidos, e campos de formulário interativos podem deixar de funcionar como campos. Senhas e permissões são descartadas. Arquivos incorporados como anexos não são levados junto. Uma fonte que falta na origem e não pode ser incorporada pode ser substituída, o que pode mudar as quebras de linha. Compare sempre o arquivo convertido com o original, página por página se o documento for importante, antes de confiar nele ou de apagar o original.
Valide o resultado
Uma ferramenta de conversão pode mirar o PDF/A, mas só a validação mostra se o arquivo está realmente em conformidade. O validador de código aberto veraPDF, apoiado pela PDF Association, confere o arquivo com as regras do PDF/A e lista os problemas encontrados. Se um tribunal, arquivo ou sistema de destino exigir PDF/A, valide antes de enviar e guarde o relatório caso o destinatário peça. Quando a validação falha, a causa costuma estar no arquivo de origem: estrutura danificada, fontes incomuns ou elementos que não puderam ser convertidos. Rodar antes o Reparar PDF e converter de novo pode ajudar; se os erros continuarem, pode ser necessário um software de arquivamento especializado.
Preparando um documento para arquivamento
A ordem importa. Repare primeiro os arquivos danificados. Torne os documentos digitalizados pesquisáveis com OCR PDF, porque o PDF/A preserva o que existe, mas não acrescenta texto às imagens. Defina título, autor e assunto claros com Ver e editar metadados antes de converter, e não depois: editar as propriedades depois remove os metadados XML exigidos pelo PDF/A. Preencha os formulários e, se a aparência deles precisar ficar fixa, Achatar PDF transforma as páginas em imagens, ao custo de perder o texto selecionável. Converta para PDF/A como última etapa, valide o resultado e evite usar outras ferramentas no arquivo arquivado, já que qualquer alteração posterior pode quebrar a conformidade. Guarde o original junto com a cópia de arquivamento.
Perguntas
PDF/A é o mesmo que PDF/X ou PDF/UA?
Não. PDF/X é uma norma para produção gráfica, PDF/UA para acessibilidade e PDF/A para arquivamento de longo prazo. Um mesmo arquivo pode estar em conformidade com mais de uma delas.
Um arquivo PDF/A pode ter senha?
Não. O PDF/A não permite criptografia, então um arquivo de origem protegido é salvo sem a senha.
Qual versão do PDF/A devo usar?
Use a versão que o tribunal, arquivo ou sistema de destino pedir. O VelloDoc gera PDF/A-2; se PDF/A-1 ou PDF/A-3 for exigido especificamente, use um programa voltado para essa parte.
Converter para PDF/A torna o texto digitalizado pesquisável?
Não. O PDF/A preserva o documento como ele está. Rode o OCR nas digitalizações antes de converter.
Por que devo definir os metadados antes de converter?
O PDF/A exige metadados XML dentro do arquivo. Mudar as propriedades depois com Ver e editar metadados remove esses metadados XML, o que pode quebrar a conformidade.