Empieza por lo que necesita hacer el lector
Los formatos se eligen con más facilidad cuando te preguntas qué pasará cuando llegue el archivo. Si el lector debe ver el documento exactamente como lo maquetaste, y quizá imprimirlo o firmarlo, envía un PDF. Si necesita seguir trabajando en él, envía el formato editable en que se creó, como DOCX, XLSX o PPTX, o sus equivalentes OpenDocument. Si necesita una imagen para publicar, insertar o anotar, envía PNG o JPG. Si el documento debe seguir siendo legible durante muchos años, archívalo como PDF/A. Si necesita analizar cifras, envía un CSV o una hoja de cálculo, no un PDF de una tabla. Y si la gente lo va a leer en el móvil o a encontrar mediante buscadores, una página HTML suele funcionar mejor que cualquier archivo. En todos los casos, conserva el origen editable como copia principal.
PDF: diseño fijo que se abre en cualquier parte
Un PDF registra las páginas con precisión: las fuentes suelen ir incrustadas, el tamaño de página es exacto y el documento se ve igual en un navegador, en un móvil o en papel. Por eso es el formato adecuado para versiones definitivas, todo lo que se vaya a imprimir o firmar, formularios, facturas y documentos en los que el diseño tiene significado. Esa misma precisión es su debilidad. Los PDF no se adaptan a la pantalla, así que en pantallas pequeñas hay que pellizcar y ampliar, y editarlos es incómodo porque el texto está posicionado en lugar de fluir. Recuperar el contenido supone pérdidas: PDF a Word puede recuperar las palabras, pero no una copia fiel del diseño original. La accesibilidad también depende de cómo se creó el PDF; un PDF bien etiquetado funciona con lectores de pantalla, mientras que un escaneo sin capa de texto no.
Word, Excel y PowerPoint: formatos para trabajar
Los formatos de oficina están pensados para colaborar. Un DOCX se adapta a la configuración del lector, conserva estilos y control de cambios e invita a editar; un XLSX mantiene las fórmulas activas, y un PPTX conserva animaciones y notas del orador. Esas ventajas suponen riesgos cuando el documento debe ser definitivo. El diseño puede moverse si el lector no tiene tus fuentes, los comentarios y el control de cambios pueden revelar borradores anteriores, y las fórmulas pueden dejar ver cálculos que no pensabas compartir. Envía formatos de oficina cuando esperes que el destinatario edite, y convierte a PDF cuando quieras que lea. Word a PDF y Excel a PDF se encargan de ese paso. Los formatos OpenDocument, como ODT y ODS, son alternativas de estándar abierto que prefieren muchas administraciones públicas.
PDF/A: PDF pensado para el largo plazo
PDF/A es una norma ISO que define una forma restringida de PDF para archivar. Un PDF corriente puede depender de fuentes instaladas en el ordenador del lector, de colores dependientes del dispositivo o de funciones que el software futuro quizá no admita. PDF/A elimina esas dependencias: las fuentes deben ir incrustadas, los colores deben definirse respecto a un perfil incrustado y no se permiten funciones como el cifrado o JavaScript. La norma tiene varias partes. PDF/A-1 es la más restrictiva, PDF/A-2 añade compatibilidad con funciones modernas como la compresión JPEG 2000 y la transparencia, y PDF/A-3 permite además incrustar otros archivos. PDF a PDF/A genera archivos PDF/A-2. Cuando un archivo o un organismo regulador exija el cumplimiento, comprueba los archivos con un validador como veraPDF, porque no todos los archivos se convierten sin problemas.
PNG y JPG: imágenes del contenido
Los formatos de imagen convierten el contenido en píxeles. JPG usa una compresión con pérdida adecuada para fotografías: produce archivos pequeños descartando detalles que el ojo rara vez echa de menos, pero suaviza los bordes nítidos, lo que hace que el texto y los dibujos de líneas se vean borrosos. PNG es sin pérdida: conserva cada píxel, así que las capturas de pantalla, diagramas, gráficos y textos se mantienen nítidos, a costa de archivos más grandes en fotografías. PNG también admite transparencia. Ambos formatos contienen una sola imagen, así que un documento de varias páginas se convierte en un conjunto de archivos, y ninguno contiene texto buscable. Exportar páginas de PDF como imágenes tiene sentido para redes sociales, diapositivas y subidas que solo admiten imágenes; PDF a PNG conviene para páginas con mucho texto y PDF a JPG para páginas con muchas fotos. WebP es un formato web más reciente que suele ser aún más ligero, pero tiene menos compatibilidad fuera de los navegadores.
Toda conversión tiene compromisos
Convertir entre formatos siempre pierde algo, y saber qué se pierde ayuda a convertir en la dirección correcta. Word a PDF puede sustituir fuentes que el sistema que convierte no tiene. PDF a Word conserva el texto, pero no el diseño. Las imágenes convertidas a PDF no contienen texto buscable hasta que se aplica el OCR, y las páginas de PDF convertidas en imágenes pierden por completo su capa de texto. Los formatos con pérdida se degradan un poco cada vez que se vuelven a guardar, así que convertir un JPG a PDF y de nuevo a JPG una y otra vez lo va emborronando. Dos hábitos evitan la mayoría de los problemas: conserva el archivo de origen y convierte una sola vez desde ese origen al formato que necesita el destinatario, en lugar de encadenar conversiones por varios formatos. La guía para convertir archivos a PDF explica qué conserva cada conversor.
Tamaño, compatibilidad y accesibilidad
Algunas reglas generales ayudan con las limitaciones prácticas. Los PDF basados en texto y los documentos de oficina son ligeros, mientras que los PDF escaneados y las exportaciones como imagen son pesados, así que un PDF de texto suele ser la forma más ligera de enviar un documento largo. Un PNG de una página de texto suele pesar más que un JPG de la misma página, pero es mucho más nítido. La compatibilidad varía más de lo que la gente espera: las fotos HEIC y las imágenes WebP todavía fallan en algunos programas, mientras que PDF, JPG y PNG se abren casi en cualquier parte. Para la accesibilidad, lo que más importa es el texto real. Los lectores de pantalla manejan bien el HTML y los PDF bien etiquetados, tienen dificultades con los PDF sin etiquetar y no pueden leer en absoluto el texto dentro de imágenes. Cuando un documento se vaya a leer sobre todo en el móvil, publicarlo en HTML con un PDF descargable ofrece a los lectores lo mejor de ambos.
Decisiones rápidas para situaciones comunes
Para un currículum, envía un PDF salvo que la empresa pida expresamente Word. Para un contrato o acuerdo que haya que firmar, envía un PDF. Para un borrador que editarán tus compañeros, comparte el DOCX o un documento compartido. Para una factura, envía un PDF y archiva tu copia como PDF/A si hay que conservar los registros durante años. Para cifras que alguien tenga que analizar, envía CSV o XLSX en lugar de una tabla dentro de un PDF. Para informar de un error o hacer un tutorial, usa capturas en PNG. Para fotografías, usa JPG. Para un informe publicado en un sitio web, publica HTML con una versión PDF para descargar e imprimir. Si dudas, pregunta al destinatario qué necesita hacer con el archivo; la respuesta suele decidir el formato. La guía para convertir desde PDF explica qué se puede recuperar cuando recibes el formato equivocado. Cuando un documento tiene que seguir siendo legible durante años, la guía de archivo en PDF/A explica cuándo se exige ese formato.
Preguntas
¿Debo enviar mi currículum en PDF o en Word?
Envía un PDF por defecto, porque mantiene tu diseño en cualquier dispositivo. Envía Word solo cuando lo pida la empresa o el sistema de selección.
¿Qué diferencia hay entre PDF y PDF/A?
PDF/A es una forma restringida de PDF para el archivo a largo plazo. Debe ser autónomo, con fuentes y perfiles de color incrustados, y no puede usar cifrado ni scripts.
¿Es mejor PNG o JPG para capturas de pantalla?
PNG. Es sin pérdida, así que el texto y los bordes de la interfaz se mantienen nítidos, mientras que la compresión JPG los emborrona. Usa JPG para fotografías.
¿Puedo convertir un PDF de nuevo en un documento de Word editable?
En parte. El texto se puede recuperar como párrafos editables, pero el diseño original, las tablas y las imágenes no se reconstruyen con fidelidad. Usa el archivo de origen cuando exista.
¿Qué formato es mejor para la conservación a largo plazo?
PDF/A para los documentos terminados, junto con los archivos de origen editables. Valida los archivos PDF/A cuando un archivo o una normativa exija el cumplimiento.