Como converter um arquivo de e-mail EML em PDF

O que é um arquivo EML

Um arquivo EML é um único e-mail salvo no formato padrão de mensagens da internet, o mesmo que os servidores de e-mail usam para trocar mensagens entre si. É um arquivo de texto com duas partes: os cabeçalhos, como De, Para, Cc, Assunto e Data, além de linhas técnicas que registram o caminho da mensagem, seguidos do corpo. O corpo pode ter uma versão em texto simples, uma versão HTML com formatação e anexos codificados como texto. Como o formato é padrão, muitos programas de e-mail conseguem salvar e abrir arquivos EML. O Outlook para Windows costuma salvar as mensagens no próprio formato MSG, que esta ferramenta não lê.

Exportando um e-mail como arquivo EML

Os menus variam conforme a versão, mas a opção costuma ficar perto de Salvar ou Baixar. No Thunderbird, abra a mensagem e use Salvar como para guardá-la em arquivo. No Mail da Apple, selecione a mensagem e use Salvar como com o formato de código-fonte da mensagem. No Gmail pela web, abra o menu da mensagem e escolha fazer o download da mensagem, o que salva um arquivo EML. Outros serviços de webmail costumam ter uma opção de download parecida, ou uma visualização “mostrar original” a partir da qual dá para salvar a mensagem. Se o seu aplicativo de e-mail só exporta arquivos MSG, veja se ele oferece outro formato antes de converter.

O que o VelloDoc coloca no PDF

EML para PDF lê a mensagem e cria um documento com o assunto como título, seguido das linhas De, Para e Data e do corpo da mensagem. Quando o e-mail tem uma versão HTML, é ela que é usada, então a formatação de títulos, listas e tabelas é mantida; caso contrário, a versão em texto simples é diagramada preservando as quebras de linha. Scripts e quadros incorporados são removidos, e nada é baixado da internet durante a conversão, então as imagens que o e-mail carrega de servidores remotos não aparecem, e imagens guardadas como partes separadas da mensagem também podem não aparecer. As linhas Cc e Cco, os cabeçalhos técnicos de roteamento e os anexos não entram no PDF.

Anexos e conversas

Para manter um e-mail junto com os anexos, salve os anexos pelo seu aplicativo de e-mail, converta-os para PDF se precisar, por exemplo com Qualquer arquivo para PDF, e depois junte tudo com Juntar PDF, colocando primeiro o e-mail e depois os anexos, na ordem em que apareciam. Uma conversa costuma ser formada por várias mensagens separadas: exporte cada uma de que precisar, converta e junte os PDFs em ordem de data. As respostas que citam mensagens anteriores mantêm esse texto citado no corpo, então a última mensagem de uma conversa muitas vezes mostra sozinha a maior parte do diálogo.

Guardando e-mails como registros

Um PDF é a cópia mais prática para ler, imprimir e compartilhar, mas não é uma cópia completa da mensagem. O arquivo EML original tem cabeçalhos que registram de onde a mensagem veio, identificadores e verificações técnicas que o PDF não mostra, e esses detalhes podem importar se a autenticidade de uma mensagem for questionada. Para correspondências importantes, guarde o arquivo EML junto com o PDF. Se o PDF precisar continuar legível por muitos anos, converta-o com PDF para PDF/A e dê aos arquivos nomes com a data e o assunto, para facilitar a ordenação e a busca.

Privacidade ao converter e-mails

E-mails são cheios de dados pessoais: nomes, endereços, telefones e, às vezes, informações bancárias ou de saúde. O VelloDoc processa o arquivo no servidor, em uma pasta de tarefa temporária, e o exclui depois de entregar o PDF, como descrito na página de segurança dos arquivos. Antes de compartilhar o PDF gerado, confira se tudo o que está nele deve chegar ao destinatário; Censurar PDF remove os detalhes que não devem, e o guia sobre o que um PDF pode revelar trata de outras informações ocultas.

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