Was eine EML-Datei ist
Eine EML-Datei ist eine einzelne E-Mail, gespeichert im Standardformat für Internetnachrichten, demselben Format, mit dem Mailserver Nachrichten untereinander weiterreichen. Es ist eine Textdatei aus zwei Teilen: den Kopfzeilen wie Von, An, Cc, Betreff und Datum sowie technischen Zeilen, die den Weg der Nachricht festhalten, gefolgt vom Nachrichtentext. Dieser kann eine Nur-Text-Fassung, eine formatierte HTML-Fassung und als Text kodierte Anhänge enthalten. Da das Format standardisiert ist, können viele Mailprogramme EML-Dateien speichern und öffnen. Outlook für Windows speichert Nachrichten meist im eigenen MSG-Format, das dieses Tool nicht liest.
Eine E-Mail als EML-Datei exportieren
Die Menüs unterscheiden sich je nach Version, doch die Option liegt meist in der Nähe von Speichern oder Herunterladen. Öffnen Sie in Thunderbird die Nachricht und speichern Sie sie über Speichern unter als Datei. Wählen Sie in Apple Mail die Nachricht aus und nutzen Sie Sichern unter mit dem Format Rohdaten der E-Mail. Öffnen Sie in Gmail im Web das Menü der Nachricht und wählen Sie Nachricht herunterladen, wodurch eine EML-Datei gespeichert wird. Andere Webmail-Dienste bieten oft eine ähnliche Download-Option oder eine Ansicht „Original anzeigen“, aus der sich die Nachricht speichern lässt. Exportiert Ihr Mailprogramm nur MSG-Dateien, prüfen Sie vor dem Umwandeln, ob es ein anderes Format anbietet.
Was VelloDoc in das PDF übernimmt
EML in PDF liest die Nachricht und erstellt ein Dokument mit dem Betreff als Titel, gefolgt von den Zeilen Von, An und Datum sowie dem Nachrichtentext. Hat die E-Mail eine HTML-Fassung, wird diese verwendet, sodass Formatierungen wie Überschriften, Listen und Tabellen erhalten bleiben; andernfalls wird die Nur-Text-Fassung mit ihren Zeilenumbrüchen gesetzt. Skripte und eingebettete Frames werden entfernt, und während der Umwandlung wird nichts aus dem Internet geladen, Bilder, die die E-Mail von externen Servern lädt, erscheinen also nicht, und als separate Teile der Nachricht gespeicherte Bilder womöglich ebenfalls nicht. Die Zeilen Cc und Bcc, die technischen Routing-Kopfzeilen und die Anhänge sind nicht im PDF enthalten.
Anhänge und Verläufe
Um eine E-Mail mit ihren Anhängen zusammenzuhalten, speichern Sie die Anhänge aus Ihrem Mailprogramm, wandeln Sie sie bei Bedarf in PDF um, etwa mit Beliebige Datei in PDF, und fassen Sie dann alles mit PDF zusammenfügen zusammen, zuerst die E-Mail, danach die Anhänge in der aufgeführten Reihenfolge. Eine Unterhaltung besteht meist aus mehreren einzelnen Nachrichten: Exportieren Sie jede benötigte, wandeln Sie sie um und fügen Sie die PDFs nach Datum sortiert zusammen. Antworten, die frühere Nachrichten zitieren, behalten diesen zitierten Text in ihrem Nachrichtentext, sodass die letzte Nachricht eines Verlaufs oft schon den Großteil der Unterhaltung zeigt.
E-Mails als Nachweise aufbewahren
Ein PDF ist die praktischste Kopie zum Lesen, Drucken und Teilen, aber keine vollständige Kopie der Nachricht. Die ursprüngliche EML-Datei enthält Kopfzeilen, die die Herkunft der Nachricht festhalten, Kennungen und technische Prüfungen, die ein PDF nicht zeigt, und diese Angaben können wichtig werden, falls die Echtheit einer Nachricht einmal angezweifelt wird. Bewahren Sie bei wichtigem Schriftverkehr die EML-Datei neben dem PDF auf. Muss das PDF viele Jahre lesbar bleiben, wandeln Sie es mit PDF in PDF/A um, und benennen Sie Dateien mit Datum und Betreff, damit sie sich gut sortieren und finden lassen.
Datenschutz beim Umwandeln von E-Mails
E-Mails stecken voller persönlicher Angaben: Namen, Adressen, Telefonnummern und manchmal Konto- oder Gesundheitsdaten. VelloDoc verarbeitet die Datei auf seinem Server in einem temporären Auftragsordner und löscht sie, nachdem das PDF ausgeliefert wurde, wie auf der Seite zur Dateisicherheit beschrieben. Prüfen Sie vor dem Teilen des fertigen PDFs, ob alles darin wirklich an den Empfänger gehen soll; PDF schwärzen entfernt Angaben, die das nicht sollen, und der Ratgeber dazu, was ein PDF verraten kann, behandelt weitere versteckte Informationen.
Fragen
Kann ich Outlook-MSG-Dateien umwandeln?
Nicht direkt. EML in PDF liest EML-Dateien. Kann Ihr Mailprogramm die Nachricht als EML speichern, exportieren Sie sie zuerst in diesem Format.
Sind Anhänge im PDF enthalten?
Nein. Speichern Sie die Anhänge separat, wandeln Sie sie bei Bedarf in PDF um und fassen Sie alles mit PDF zusammenfügen zusammen.
Warum fehlen Bilder in meinem PDF?
Während der Umwandlung wird nichts aus dem Internet geladen, extern gehostete Bilder werden also nicht angezeigt, und als separate Teile der Nachricht gespeicherte Bilder erscheinen womöglich nicht.
Zeigt das PDF Cc-Empfänger an?
Nein. Es zeigt Betreff, Absender, die Empfänger im Feld An, das Datum und den Nachrichtentext.
Kann ich mehrere E-Mails in ein PDF umwandeln?
Ja. Wandeln Sie jede EML-Datei um und fügen Sie die PDFs dann mit PDF zusammenfügen in der gewünschten Reihenfolge zusammen.