Anhang oder Link?
Senden Sie einen Anhang, wenn die andere Person die Datei behalten muss, etwa einen unterschriebenen Vertrag, eine Quittung oder ein Ticket. Senden Sie einen Link, wenn die Datei privat ist, nur kurz wichtig ist oder zu groß für eine E-Mail. Ein Angebot, das eine Woche gilt, ein Lebenslauf für einen Arbeitgeber, ein Kontoauszug für einen Vermieter oder ein Entwurf zur Abstimmung passen gut zu einem Link. Der Empfänger bekommt dieselben Seiten, aber Sie bestimmen, wie lange er sie sehen kann.
So schützt der Link die Datei
PDF per Link teilen verschlüsselt Ihr PDF vor dem Speichern mit AES-256 und einem neuen zufälligen Schlüssel. Der Schlüssel wird nicht auf dem Server gespeichert. Er wird dem Link nach dem Zeichen # angehängt, einem Teil, den Browser beim Laden einer Seite nicht an Server senden. Ohne den vollständigen Link lässt sich die gespeicherte Datei nicht öffnen, auch nicht von uns. Die Kehrseite: Der Link ist der Schlüssel. Wer ihn hat, kann die Datei bis zum Ablauf öffnen, senden Sie ihn also nur an die Menschen, die ihn brauchen.
Ablauf, Passwort und Download einstellen
Wählen Sie den kürzesten Ablauf, der passt: eine Stunde für etwas, das Sie gerade am Telefon besprechen, ein bis drei Tage für die meisten Fälle und höchstens sieben Tage. Setzen Sie bei allem Persönlichen ein Passwort und senden Sie es getrennt, etwa mündlich am Telefon oder per SMS, nicht in derselben E-Mail wie den Link. Lassen Sie Downloads aus, außer der Empfänger muss die Datei behalten. Im Nur-Ansehen-Modus erscheinen die Seiten als Bilder im Browser, und das PDF selbst wird nie gesendet, was einfaches Speichern und Weiterleiten der Datei verhindert.
Zugriffe verfolgen und einen Link abschalten
Nach dem Erstellen eines Links erhalten Sie auch einen Verwaltungslink. Behalten Sie ihn für sich. Er zeigt, wann die Datei geöffnet oder heruntergeladen wurde, Versuche mit falschem Passwort, den verwendeten Browser und das System sowie eine gekürzte Netzwerkadresse für jeden Besuch. Sehen Sie unerwartete Besuche oder haben Sie den Link an die falsche Person gesendet, schalten Sie ihn dort ab. Die Datei wird sofort gelöscht, und wer den Link öffnet, sieht, dass er abgeschaltet wurde. Der Verlauf bleibt noch einen Tag und wird dann ebenfalls gelöscht.
Wogegen ein Link nicht schützt
Keine Art des Teilens kann verhindern, dass jemand, der eine Seite sieht, sie fotografiert oder ein Bildschirmfoto macht. Wer den Link hat, kann ihn außerdem vor dem Ablauf weitergeben. Ein Link senkt also das Risiko, beseitigt es aber nicht. Entfernen Sie vor dem Teilen sensibler Inhalte, was der Empfänger nicht braucht: Seiten löschen, Angaben mit PDF schwärzen abdecken und die Dokumenteigenschaften leeren. Kommt die Datei von außen, schicken Sie sie zuerst durch den PDF-Bereiniger, damit Sie keine versteckten Skripte weitergeben.
Fragen
Braucht die Person, die den Link öffnet, ein Konto?
Nein. Sie öffnet den Link in einem aktuellen Browser, gibt das Passwort ein, falls es eines gibt, und liest die Datei.
Kann ich den Ablauf nach dem Erstellen ändern?
Noch nicht. Schalten Sie den Link ab und erstellen Sie einen neuen mit dem gewünschten Ablauf.
Was, wenn ich beide Links verliere?
Ohne sie lässt sich die Datei weder öffnen noch verwalten, und sie wird automatisch gelöscht, wenn der Link abläuft.