PDF/A en pocas palabras
PDF/A es una familia de normas internacionales, publicadas como ISO 19005, para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Su regla central es que un archivo debe ser autónomo: todo lo necesario para mostrarlo igual en el futuro va incrustado en él. Las fuentes deben estar incrustadas, los colores deben definirse de forma independiente del dispositivo y los metadatos del documento se guardan en un formato XML estándar. No se permiten funciones que dependan de recursos externos o que puedan cambiar el aspecto, como el cifrado, JavaScript y los enlaces a contenido externo. La familia tiene varias partes. PDF/A-1 es la más antigua y restrictiva; PDF/A-2 añade compatibilidad con funciones de PDF más modernas, como la transparencia, las capas y la compresión JPEG 2000; PDF/A-3 permite además incrustar archivos de cualquier tipo, y PDF/A-4 se basa en PDF 2.0. Las partes también definen niveles de conformidad, de los cuales el nivel b, que garantiza la apariencia visual, es el más utilizado.
Cuándo se exige PDF/A o merece la pena
Algunos tribunales, organismos públicos, archivos nacionales y políticas de gestión documental exigen o recomiendan PDF/A para presentaciones y depósitos, y muchas universidades lo piden cuando se entregan tesis a sus repositorios. Las facturas electrónicas estructuradas de algunos países usan PDF/A-3 con datos legibles por máquina incrustados en el archivo. Fuera de estos casos, merece la pena considerar PDF/A para cualquier documento que debas mantener legible durante muchos años: contratos firmados, escrituras, informes finales y documentos personales. No hace falta para compartir en el día a día, y es mala opción para archivos que deben seguir siendo editables, llevar contraseña o incluir funciones interactivas.
Qué hace la conversión de VelloDoc
PDF a PDF/A usa Ghostscript para reescribir el documento como PDF/A-2, con el objetivo del nivel básico que conserva la apariencia visual. Incrusta un perfil de color sRGB como intención de salida del archivo, convierte los colores a RGB, incrusta las fuentes cuando están disponibles y crea los metadatos XML estándar. Se indica a Ghostscript que omita las funciones que PDF/A no permite y que continúe en lugar de detenerse ante el primer elemento incompatible. Si el archivo de origen está protegido con contraseña, la escribes para que pueda leerse, y el resultado se guarda sin cifrado, porque PDF/A no lo permite.
Qué puede cambiar durante la conversión
Como el objetivo es un archivo autónomo y predecible, algunas cosas pueden no sobrevivir. Los colores definidos para imprenta, como CMYK, se convierten a RGB, lo que puede alterar ligeramente algunos tonos. Se eliminan JavaScript, las acciones y los elementos multimedia, y los campos de formulario interactivos pueden dejar de comportarse como campos. Se eliminan las contraseñas y los permisos. Los archivos incrustados como adjuntos no se conservan. Una fuente que falta en el origen y no se puede incrustar puede sustituirse, lo que puede cambiar los saltos de línea. Compara siempre el archivo convertido con el original, página a página si el documento es importante, antes de confiar en él o de borrar el original.
Valida el resultado
Una herramienta de conversión puede apuntar a PDF/A, pero solo la validación demuestra si un archivo cumple realmente. El validador de código abierto veraPDF, respaldado por la PDF Association, comprueba un archivo frente a las reglas de PDF/A y enumera los problemas que encuentra. Si un tribunal, un archivo o un sistema receptor exige PDF/A, valida antes de presentar y guarda el informe por si el destinatario lo pide. Cuando la validación falla, la causa suele estar en el archivo de origen: estructura dañada, fuentes poco habituales o elementos que no se pudieron convertir. Ejecutar antes Reparar PDF y volver a convertir puede ayudar; si persisten los errores, puede hacer falta un programa de archivo especializado.
Preparar un documento para archivarlo
El orden importa. Repara primero los archivos dañados. Haz buscables los documentos escaneados con OCR PDF, porque PDF/A conserva lo que hay, pero no añade texto a las imágenes. Pon un título, un autor y un asunto claros con Ver y editar metadatos antes de convertir, no después: editar las propiedades después elimina los metadatos XML que exige PDF/A. Rellena los formularios y, si su aspecto debe quedar fijado exactamente, Aplanar PDF convierte las páginas en imágenes, a costa de perder el texto seleccionable. Convierte a PDF/A como último paso, valida el resultado y evita usar otras herramientas sobre el archivo archivado, ya que cualquier cambio posterior puede romper la conformidad. Guarda el original junto a la copia de archivo.
Preguntas
¿PDF/A es lo mismo que PDF/X o PDF/UA?
No. PDF/X es una norma para la producción de imprenta, PDF/UA para la accesibilidad y PDF/A para el archivo a largo plazo. Un mismo archivo puede cumplir más de una.
¿Un archivo PDF/A puede tener contraseña?
No. PDF/A no permite el cifrado, así que un archivo de origen protegido se guarda sin su contraseña.
¿Qué versión de PDF/A debo usar?
Usa la versión que pida el tribunal, el archivo o el sistema receptor. VelloDoc genera PDF/A-2; si se exige expresamente PDF/A-1 o PDF/A-3, usa un programa que produzca esa parte.
¿Convertir a PDF/A hace buscable el texto escaneado?
No. PDF/A conserva el documento tal cual. Ejecuta el OCR en los escaneos antes de convertir.
¿Por qué debo poner los metadatos antes de convertir?
PDF/A exige metadatos XML dentro del archivo. Cambiar las propiedades después con Ver y editar metadatos elimina esos metadatos XML, lo que puede romper la conformidad.