PDF/A کیا ہے اور آرکائیو کے لیے PDF کب تبدیل کرنی چاہیے؟

PDF/A مختصراً

PDF/A الیکٹرانک دستاویزات کے طویل مدتی تحفظ کے لیے بین الاقوامی معیارات کا ایک خاندان ہے، جو ISO 19005 کے نام سے شائع ہوا ہے۔ اس کا بنیادی اصول یہ ہے کہ فائل خود کفیل ہو: مستقبل میں اسے ویسا ہی دکھانے کے لیے درکار ہر چیز اس کے اندر شامل ہو۔ فونٹس شامل ہونے چاہییں، رنگ آلے سے آزاد طریقے سے متعین ہونے چاہییں، اور دستاویز کا میٹا ڈیٹا معیاری XML شکل میں محفوظ ہوتا ہے۔ ایسی خصوصیات کی اجازت نہیں جو بیرونی وسائل پر منحصر ہوں یا شکل بدل سکیں، جن میں انکرپشن، JavaScript اور بیرونی مواد کے لنکس شامل ہیں۔ اس خاندان کے کئی حصے ہیں۔ PDF/A-1 سب سے پرانا اور سب سے زیادہ پابند ہے؛ PDF/A-2 شفافیت، تہوں اور JPEG 2000 کمپریشن جیسی جدید PDF خصوصیات کی سپورٹ شامل کرتا ہے؛ PDF/A-3 اس کے علاوہ کسی بھی قسم کی فائلیں شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے؛ اور PDF/A-4 کی بنیاد PDF 2.0 پر ہے۔ یہ حصے مطابقت کی سطحیں بھی طے کرتے ہیں، جن میں سطح b سب سے زیادہ استعمال ہوتی ہے، جو بصری شکل کی ضمانت دیتی ہے۔

PDF/A کب ضروری یا فائدہ مند ہے

کچھ عدالتیں، سرکاری ادارے، قومی آرکائیوز اور ریکارڈ کے انتظام کی پالیسیاں دستاویزات جمع کرانے کے لیے PDF/A لازمی قرار دیتی یا اس کی سفارش کرتی ہیں، اور بہت سی یونیورسٹیاں اپنے ذخیروں میں مقالے جمع کراتے وقت اسی کا تقاضا کرتی ہیں۔ کچھ ممالک میں منظم الیکٹرانک انوائسز PDF/A-3 استعمال کرتی ہیں جن میں مشین سے پڑھے جانے والا ڈیٹا فائل کے اندر شامل ہوتا ہے۔ ان صورتوں کے علاوہ، کسی بھی ایسی دستاویز کے لیے PDF/A پر غور کرنا فائدہ مند ہے جسے برسوں پڑھنے کے قابل رکھنا ہو: دستخط شدہ معاہدے، جائیداد کے ریکارڈ، حتمی رپورٹس اور ذاتی کاغذات۔ روزمرہ شیئرنگ کے لیے اس کی ضرورت نہیں، اور یہ ان فائلوں کے لیے غلط انتخاب ہے جنہیں قابلِ ترمیم رہنا ہو، پاس ورڈ رکھنا ہو یا انٹرایکٹو خصوصیات شامل کرنی ہوں۔

VelloDoc کی تبدیلی کیا کرتی ہے

PDF سے PDF/A Ghostscript کے ذریعے دستاویز کو PDF/A-2 کے طور پر دوبارہ لکھتا ہے، اور بصری شکل محفوظ رکھنے والی بنیادی سطح کا ہدف رکھتا ہے۔ یہ فائل کے آؤٹ پٹ انٹینٹ کے طور پر sRGB رنگ پروفائل شامل کرتا ہے، رنگوں کو RGB میں بدلتا ہے، جہاں دستیاب ہوں فونٹس شامل کرتا ہے اور معیاری XML میٹا ڈیٹا بناتا ہے۔ Ghostscript کو ہدایت دی جاتی ہے کہ PDF/A میں ممنوع خصوصیات چھوڑ دے اور پہلے غیر مطابقت رکھنے والے عنصر پر رکنے کے بجائے کام جاری رکھے۔ اگر ماخذ فائل پاس ورڈ سے محفوظ ہو تو آپ اس کا پاس ورڈ درج کرتے ہیں تاکہ اسے پڑھا جا سکے، اور نتیجہ انکرپشن کے بغیر محفوظ ہوتا ہے، کیونکہ PDF/A اس کی اجازت نہیں دیتا۔

تبدیلی کے دوران کیا بدل سکتا ہے

چونکہ مقصد خود کفیل اور قابلِ پیش گوئی فائل ہے، اس لیے کچھ چیزیں باقی نہیں رہ سکتیں۔ پرنٹ کے لیے متعین رنگ، جیسے CMYK، RGB میں تبدیل ہوتے ہیں، جس سے کچھ رنگوں کے شیڈ تھوڑے بدل سکتے ہیں۔ JavaScript، ایکشنز اور ملٹی میڈیا ہٹا دیے جاتے ہیں، اور انٹرایکٹو فارم فیلڈز شاید فیلڈز کی طرح کام نہ کریں۔ پاس ورڈ اور اجازتیں ختم ہو جاتی ہیں۔ اٹیچمنٹ کے طور پر شامل فائلیں منتقل نہیں ہوتیں۔ جو فونٹ ماخذ میں موجود نہ ہو اور شامل نہ کیا جا سکے اس کی جگہ متبادل آ سکتا ہے، جس سے سطروں کی حدیں بدل سکتی ہیں۔ اس پر انحصار کرنے یا اصل حذف کرنے سے پہلے ہمیشہ تبدیل شدہ فائل کا اصل سے موازنہ کریں، اور اگر دستاویز اہم ہو تو صفحہ بہ صفحہ۔

نتیجے کی تصدیق کریں

تبدیلی کا ٹول PDF/A کا ہدف تو رکھ سکتا ہے، مگر صرف تصدیق ہی دکھاتی ہے کہ فائل واقعی مطابقت رکھتی ہے یا نہیں۔ PDF Association کی حمایت یافتہ اوپن سورس veraPDF ویلیڈیٹر فائل کو PDF/A کے اصولوں کے مطابق جانچتا ہے اور ملنے والے مسائل کی فہرست دیتا ہے۔ اگر وصول کرنے والی عدالت، آرکائیو یا سسٹم PDF/A کا تقاضا کرے تو جمع کرانے سے پہلے تصدیق کریں، اور رپورٹ سنبھال کر رکھیں کہ شاید وصول کنندہ مانگ لے۔ جب تصدیق ناکام ہو تو وجہ اکثر ماخذ فائل میں ہوتی ہے: خراب ساخت، غیر معمولی فونٹس یا ایسے عناصر جو تبدیل نہ ہو سکے۔ پہلے PDF مرمت کریں چلا کر دوبارہ تبدیل کرنا مدد دے سکتا ہے؛ اگر غلطیاں باقی رہیں تو مخصوص آرکائیو سافٹ ویئر کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

آرکائیو کے لیے دستاویز تیار کرنا

ترتیب اہم ہے۔ پہلے خراب فائلیں مرمت کریں۔ اسکین شدہ دستاویزات کو PDF OCR سے قابلِ تلاش بنائیں، کیونکہ PDF/A جو موجود ہے اسے محفوظ رکھتا ہے مگر تصاویر میں متن شامل نہیں کرتا۔ تبدیل کرنے سے پہلے، نہ کہ بعد میں، میٹا ڈیٹا دیکھیں اور ایڈٹ کریں سے واضح عنوان، مصنف اور موضوع مقرر کریں: بعد میں خصوصیات ایڈٹ کرنے سے وہ XML میٹا ڈیٹا ہٹ جاتا ہے جو PDF/A کو درکار ہے۔ فارمز مکمل کریں، اور اگر ان کی شکل بالکل مقرر کرنی ہو تو PDF فلیٹن کریں صفحات کو تصاویر میں بدل دیتا ہے، مگر متن منتخب کرنے کے قابل نہیں رہتا۔ آخری قدم کے طور پر PDF/A میں تبدیل کریں، نتیجے کی تصدیق کریں، اور آرکائیو شدہ فائل پر دوسرے ٹولز چلانے سے بچیں، کیونکہ بعد کی کوئی بھی تبدیلی مطابقت توڑ سکتی ہے۔ آرکائیو نقل کے ساتھ اصل فائل بھی رکھیں۔

سوالات

اس موضوع کے ٹولز