PDF/A in Kürze
PDF/A ist eine Familie internationaler Normen, veröffentlicht als ISO 19005, für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Ihre zentrale Regel lautet: Eine Datei muss in sich geschlossen sein, also alles enthalten, was nötig ist, um sie künftig genauso anzuzeigen. Schriften müssen eingebettet sein, Farben geräteunabhängig definiert und Dokumentmetadaten in einer standardisierten XML-Form gespeichert werden. Funktionen, die von externen Ressourcen abhängen oder das Aussehen verändern könnten, sind nicht erlaubt, darunter Verschlüsselung, JavaScript und Links auf externe Inhalte. Die Familie hat mehrere Teile. PDF/A-1 ist der älteste und strengste; PDF/A-2 ergänzt Unterstützung für modernere PDF-Funktionen wie Transparenz, Ebenen und JPEG-2000-Komprimierung; PDF/A-3 erlaubt zusätzlich das Einbetten beliebiger Dateien; und PDF/A-4 basiert auf PDF 2.0. Die Teile legen außerdem Konformitätsstufen fest, von denen Stufe b, die das visuelle Erscheinungsbild garantiert, am weitesten verbreitet ist.
Wann PDF/A vorgeschrieben ist oder sich lohnt
Manche Gerichte, Behörden, Nationalarchive und Richtlinien zur Schriftgutverwaltung schreiben PDF/A für Einreichungen und Abgaben vor oder empfehlen es, und viele Universitäten verlangen es bei der Abgabe von Abschlussarbeiten an ihre Repositorien. Strukturierte elektronische Rechnungen nutzen in einigen Ländern PDF/A-3 mit maschinenlesbaren Daten, die in die Datei eingebettet sind. Außerhalb dieser Fälle lohnt sich PDF/A für jedes Dokument, das viele Jahre lesbar bleiben muss: unterschriebene Verträge, Grundstücksunterlagen, Abschlussberichte und persönliche Unterlagen. Für den alltäglichen Austausch ist es nicht nötig, und für Dateien, die bearbeitbar bleiben, ein Passwort tragen oder interaktive Funktionen enthalten müssen, ist es die falsche Wahl.
Was die Umwandlung von VelloDoc macht
PDF in PDF/A nutzt Ghostscript, um das Dokument als PDF/A-2 neu zu schreiben, und zielt dabei auf die Basisstufe, die das visuelle Erscheinungsbild erhält. Das Tool bettet ein sRGB-Farbprofil als Ausgabebedingung der Datei ein, wandelt Farben in RGB um, bettet Schriften ein, soweit sie verfügbar sind, und erstellt die standardisierten XML-Metadaten. Ghostscript wird angewiesen, Funktionen wegzulassen, die PDF/A nicht erlaubt, und weiterzuarbeiten, statt beim ersten inkompatiblen Element abzubrechen. Ist die Quelldatei passwortgeschützt, geben Sie das Passwort ein, damit sie gelesen werden kann, und das Ergebnis wird ohne Verschlüsselung gespeichert, weil PDF/A diese nicht erlaubt.
Was sich bei der Umwandlung ändern kann
Weil das Ziel eine in sich geschlossene, vorhersagbare Datei ist, bleibt manches womöglich nicht erhalten. Für den Druck definierte Farben wie CMYK werden in RGB umgewandelt, was einige Farbtöne leicht verschieben kann. JavaScript, Aktionen und Multimedia werden entfernt, und interaktive Formularfelder funktionieren womöglich nicht mehr als Felder. Passwörter und Berechtigungen entfallen. Als Anhang eingebettete Dateien werden nicht übernommen. Eine Schrift, die in der Quelle fehlt und nicht eingebettet werden kann, wird möglicherweise ersetzt, was Zeilenumbrüche verändern kann. Vergleichen Sie die umgewandelte Datei immer mit dem Original, bei wichtigen Dokumenten Seite für Seite, bevor Sie sich darauf verlassen oder das Original löschen.
Das Ergebnis validieren
Ein Umwandlungstool kann PDF/A anstreben, doch erst die Validierung zeigt, ob eine Datei tatsächlich konform ist. Der Open-Source-Validator veraPDF, unterstützt von der PDF Association, prüft eine Datei gegen die PDF/A-Regeln und listet gefundene Probleme auf. Verlangt ein empfangendes Gericht, Archiv oder System PDF/A, validieren Sie vor der Einreichung und bewahren Sie den Bericht auf, falls der Empfänger danach fragt. Scheitert die Validierung, liegt die Ursache oft in der Quelldatei: beschädigte Struktur, ungewöhnliche Schriften oder Elemente, die sich nicht umwandeln ließen. Zuerst PDF reparieren auszuführen und dann erneut umzuwandeln, kann helfen; bleiben Fehler bestehen, ist womöglich spezialisierte Archivierungssoftware nötig.
Ein Dokument für die Archivierung vorbereiten
Die Reihenfolge zählt. Reparieren Sie beschädigte Dateien zuerst. Machen Sie gescannte Dokumente mit OCR PDF durchsuchbar, denn PDF/A bewahrt, was vorhanden ist, fügt Bildern aber keinen Text hinzu. Legen Sie mit Metadaten anzeigen und bearbeiten einen klaren Titel, Autor und ein Thema fest, vor der Umwandlung, nicht danach: Werden die Eigenschaften nachträglich bearbeitet, entfernt das die XML-Metadaten, die PDF/A verlangt. Füllen Sie Formulare aus, und muss ihr Aussehen exakt festgeschrieben werden, macht PDF glätten die Seiten zu Bildern, allerdings auf Kosten markierbaren Textes. Wandeln Sie als letzten Schritt in PDF/A um, validieren Sie das Ergebnis und bearbeiten Sie die archivierte Datei nicht mit weiteren Tools, denn jede spätere Änderung kann die Konformität zerstören. Bewahren Sie das Original neben der Archivkopie auf.
Fragen
Ist PDF/A dasselbe wie PDF/X oder PDF/UA?
Nein. PDF/X ist eine Norm für die Druckproduktion, PDF/UA für Barrierefreiheit und PDF/A für die Langzeitarchivierung. Eine Datei kann mehreren davon zugleich entsprechen.
Kann eine PDF/A-Datei ein Passwort haben?
Nein. PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung, eine geschützte Quelldatei wird daher ohne ihr Passwort gespeichert.
Welche PDF/A-Version soll ich verwenden?
Die Version, die das empfangende Gericht, Archiv oder System verlangt. VelloDoc erzeugt PDF/A-2; ist ausdrücklich PDF/A-1 oder PDF/A-3 gefordert, verwenden Sie Software, die diesen Teil erzeugt.
Macht die Umwandlung in PDF/A gescannten Text durchsuchbar?
Nein. PDF/A bewahrt das Dokument so, wie es ist. Führen Sie OCR für Scans vor der Umwandlung aus.
Warum sollte ich die Metadaten vor der Umwandlung festlegen?
PDF/A verlangt XML-Metadaten in der Datei. Werden die Eigenschaften danach mit Metadaten anzeigen und bearbeiten geändert, entfernt das diese XML-Metadaten, was die Konformität zerstören kann.