PDF کو پرنٹ کے لیے کیسے تیار کریں

صفحے کا سائز کاغذ سے ملائیں

روزمرہ کے دو عام کاغذی سائز A4 ہیں، یعنی 210 × 297 ملی میٹر، جو دنیا کے زیادہ تر حصوں میں استعمال ہوتا ہے، اور US Letter، یعنی 8.5 × 11 انچ، جو زیادہ تر شمالی امریکہ میں استعمال ہوتا ہے۔ PDF پوائنٹس میں A4 ‏595 × 842 پوائنٹس اور Letter ‏612 × 792 پوائنٹس ہے، یعنی Letter تھوڑا چوڑا اور واضح طور پر چھوٹا ہے۔ ایک کو دوسرے پر پرنٹ کرنے سے پرنٹ ڈائیلاگ میں انتخاب کرنا پڑتا ہے۔ اصل سائز 100 فیصد پر پرنٹ کرتا ہے اور کنارے کاٹ سکتا ہے؛ صفحے کے مطابق فٹ کریں، جسے کبھی بڑے صفحات چھوٹے کریں بھی کہتے ہیں، صفحے کو ذرا چھوٹا کر دیتا ہے تاکہ سب کچھ آ جائے۔ کوئی بھی اہم چیز پرنٹ کرنے سے پہلے ویوور کی خصوصیات میں دستاویز کے صفحے کا سائز جانچیں۔ کئی ماخذوں سے جمع کی گئی دستاویزات میں صفحات کے سائز ملے جلے ہو سکتے ہیں، اور تصاویر یا اسکین سے بنی PDF کے صفحات بہت بڑے ہو سکتے ہیں جو صرف صفحے کے مطابق فٹ کرنے پر درست پرنٹ ہوتے ہیں۔

حاشیے اور پرنٹ نہ ہونے والا کنارا

زیادہ تر دفتری اور گھریلو پرنٹرز کاغذ کے عین کنارے تک پرنٹ نہیں کر سکتے اور ایک تنگ غیر پرنٹ شدہ پٹی چھوڑ دیتے ہیں، جو اکثر چند ملی میٹر چوڑی ہوتی ہے۔ عام اصول کے طور پر متن، صفحات کے نمبر اور دستخط کنارے سے کم از کم 5 ملی میٹر دور رکھیں، اور اگر دستاویز صفحے کے مطابق فٹ کر کے پرنٹ ہو سکتی ہو تو اس سے زیادہ، کیونکہ اس سے سب کچھ ذرا چھوٹا ہو جاتا ہے۔ جب PDF کراپ کریں سے چوڑے حاشیے کاٹیں تو اتنا قریب نہ کاٹیں کہ مواد اس پٹی میں آ جائے۔ صفحات پر نمبر لگائیں اور ہیڈر اور فوٹر سے شامل کیے گئے لیبلز کناروں سے تقریباً ایک تہائی سے آدھا انچ دور رہتے ہیں، جو عام پرنٹرز کے لیے موزوں ہے۔ رنگ کو بالکل کنارے تک پرنٹ کرنا، جسے فل بلیڈ کہتے ہیں، پیشہ ور پرنٹنگ پریس اور اضافی بلیڈ حصے کے ساتھ تیار فائل کا تقاضا کرتا ہے۔

رخ اور گھماؤ

عمودی دستاویز کے اندر افقی صفحات، جیسے رپورٹ میں چوڑا ٹیبل، معمول کی بات ہے اور جب تک ہر صفحے کی گردش درست مقرر ہو یہ ٹھیک پرنٹ ہوتے ہیں۔ مسائل تب آتے ہیں جب صفحات ٹیڑھے اسکین یا ایکسپورٹ کیے گئے ہوں، کیونکہ پرنٹر افقی صفحے کو عمودی کاغذ پر چھوٹا کر سکتا ہے یا غیر متوقع طور پر گھما سکتا ہے۔ پرنٹ کا پیش منظر جانچیں، اور جو صفحات واقعی الٹے ہوں انہیں PDF گھمائیں سے درست کریں، جو مواد بدلے بغیر صفحے کی گردش کی سیٹنگ بدلتا ہے۔ رخ دو طرفہ پرنٹنگ پر بھی اثر ڈالتا ہے، کیونکہ جس کنارے پر کاغذ پلٹتا ہے اسے صفحات کی ترتیب سے میل کھانا چاہیے، جس کی وضاحت نیچے ہے۔

فارمز، تبصرے اور پوشیدہ تہیں

انٹرایکٹو مواد ہمیشہ ویسا پرنٹ نہیں ہوتا جیسا اسکرین پر دکھائی دیتا ہے۔ ویوور اور اس کی پرنٹ سیٹنگز کے لحاظ سے بھرے ہوئے فارم فیلڈز، تبصرے، مہریں اور ڈرائنگز پرنٹ سے رہ سکتی ہیں، یا مواد کے بجائے چھوٹے آئیکنز کے طور پر پرنٹ ہو سکتی ہیں۔ پرنٹ ڈائیلاگ میں دستاویز اور نشانات جیسی سیٹنگ تلاش کریں، اور ہمیشہ پیش منظر جانچیں۔ جب دستاویز کو بالکل ویسے پرنٹ ہونا ہو جیسی دکھائی دیتی ہے، خاص طور پر جب اسے کوئی اور پرنٹ کرے گا، تو پہلے PDF فلیٹن کریں سے اسے فلیٹن کریں۔ فلیٹن کرنا ہر صفحے کو، فارم کی قدروں اور نوٹس سمیت، تصویر میں رینڈر کر دیتا ہے، اس لیے جو نظر آتا ہے وہی پرنٹ ہوتا ہے۔ اصل کے بجائے نقل فلیٹن کریں، کیونکہ فلیٹن شدہ متن اب منتخب یا ایڈٹ نہیں ہو سکتا۔

رنگ، گرے اسکیل اور سیاہی

رنگین پرنٹنگ مہنگی ہوتی ہے، اور بہت سے دفتری پرنٹرز ہر رنگین صفحے کا الگ خرچ لیتے ہیں۔ جن دستاویزات میں رنگ کوئی اضافہ نہیں کرتا، ان کے لیے پرنٹ سے پہلے PDF کو گرے اسکیل کریں سے گرے اسکیل میں بدلنا خرچ کو قابلِ پیش گوئی بناتا ہے اور پرنٹر کو ہلکے سرمئی لوگو کے لیے خاموشی سے رنگین ٹونر استعمال کرنے سے روکتا ہے۔ پہلے جانچیں کہ گرے اسکیل آپ کی دستاویز کے ساتھ کیا کرتا ہے: ملتی جلتی چمک والے رنگ، جیسے چارٹ پر سرخ اور سبز لکیریں، ایک ہی سرمئی بن کر ناقابلِ امتیاز ہو سکتے ہیں۔ تصاویر اور شیڈنگ عموماً گرے اسکیل میں ٹھیک لگتی ہیں۔ جن چارٹس کو بلیک اینڈ وائٹ پرنٹر پر کام کرنا ہو، ان کے لیے صرف رنگ کے بجائے لیبلز، نمونے اور لکیروں کے انداز زیادہ قابلِ اعتماد ہیں۔

دو طرفہ پرنٹنگ اور صفحات کی ترتیب

دونوں طرف پرنٹ کرنا کاغذ آدھا کر دیتا ہے، مگر دو فیصلے سامنے لاتا ہے۔ پہلا پلٹنے کا کنارا ہے۔ لمبی سائیڈ پر جلد بندی والے عمودی صفحات کے لیے، جیسے عام رپورٹ، لمبے کنارے کی جلد بندی چنیں۔ افقی لے آؤٹ کے لیے، بشمول کتابچوں کے، چھوٹے کنارے کی جلد بندی چنیں، ورنہ ہر دوسری طرف الٹی پرنٹ ہوگی۔ دوسرا صفحات کی ترتیب ہے۔ جن دستاویزات میں ابواب کو دائیں ہاتھ کے صفحے سے شروع ہونا ہو، وہاں دائیں صفحے پر ختم ہونے والے باب کے بعد ایک خالی صفحہ درکار ہے، جسے ماخذ دستاویز میں شامل کرنا بہتر ہے۔ اسکین سے آنے والے غیر ارادی خالی صفحات الگ معاملہ ہیں، اور خالی صفحات حذف کریں انہیں ہٹا دیتا ہے۔ چند صفحات سے لمبی کسی بھی چیز کے لیے رخ کی تصدیق کے لیے پہلے ایک دو طرفہ شیٹ پرنٹ کریں۔

ایک شیٹ پر کئی صفحات والے ہینڈ آؤٹس

سلائیڈ ڈیکس اور جائزے کی نقول کو شاذ ہی ہر صفحے کے لیے پوری شیٹ کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایک شیٹ پر کئی صفحات افقی A4 پر دو صفحات ساتھ ساتھ، یا عمودی A4 پر چار صفحات جالی میں رکھتا ہے، ہر ایک کو اس کا تناسب برقرار رکھتے ہوئے فٹ کرتا ہے۔ ایک شیٹ پر دو صفحات رپورٹس جیسی عمودی دستاویزات کے لیے موزوں ہیں؛ چار صفحات سلائیڈز کے لیے موزوں ہیں، جو پہلے ہی افقی ہوتی ہیں اور ان کا متن عموماً بڑا ہوتا ہے۔ ہر چیز اپنے اصل سائز کے تقریباً آدھے یا چوتھائی تک چھوٹی ہو جاتی ہے، اس لیے باریک تحریر والے گھنے صفحات پڑھنا مشکل ہو سکتا ہے۔ گرے اسکیل اور دو طرفہ پرنٹنگ کے ساتھ ہر طرف چار سلائیڈز ایک لمبی پریزنٹیشن بہت کم شیٹس پر پرنٹ کر سکتی ہیں۔

درست ترتیب میں تہہ ہونے والے کتابچے

تہہ کیا ہوا اور اسٹیپل شدہ کتابچہ ڈھیلی شیٹس کے ڈھیر سے کہیں بہتر لگتا ہے، مگر ہر شیٹ پر صفحات کی ترتیب واضح نہیں ہوتی: آٹھ صفحات کے کتابچے میں پہلی شیٹ کے باہر والے حصے پر صفحہ آٹھ اور ایک ساتھ ساتھ ہوتے ہیں۔ PDF کتابچہ یہ ترتیب بناتا ہے، جسے درمیان سے سلائی کی ترتیب کہتے ہیں، صفحات کو افقی A4 شیٹس پر رکھتا ہے اور جب صفحات کی تعداد چار کا مضاعف نہ ہو تو آخر میں خالی صفحات شامل کرتا ہے۔ نتیجہ چھوٹے کنارے سے پلٹ کر دو طرفہ پرنٹ کریں، شیٹس ترتیب سے رکھیں، انہیں آدھا تہہ کریں اور تہہ کی لکیر پر اسٹیپل کریں۔ کتابچہ صفحات کو بائیں سے دائیں ترتیب دیتا ہے، اس لیے اردو کتابچوں میں رخ جانچ لیں۔ عام اصول کے طور پر تقریباً 40 سے 60 صفحات سے کافی موٹے کتابچے صاف تہہ کرنا مشکل ہو جاتے ہیں، اور اندرونی صفحات کنارے سے باہر نکلنے لگتے ہیں۔ ایڈیٹنگ ٹولز کی گائیڈ متعلقہ لے آؤٹ آپشنز کا احاطہ کرتی ہے۔ ہینڈ آؤٹس اور تہہ شدہ کتابچوں کے لیے ایک شیٹ پر کئی صفحات یا کتابچے کے طور پر پرنٹ کرنے کی گائیڈ لے آؤٹس تفصیل سے بیان کرتی ہے۔

سوالات

اس موضوع کے ٹولز