Seitenformat an das Papier anpassen
Die beiden gängigen Papierformate sind A4 mit 210 mal 297 Millimetern, das in den meisten Ländern verwendet wird, und US-Letter mit 8,5 mal 11 Zoll, das vor allem in Nordamerika üblich ist. In PDF-Punkten misst A4 595 mal 842 Punkt und Letter 612 mal 792 Punkt; Letter ist also etwas breiter und deutlich kürzer. Wer das eine auf das andere druckt, muss im Druckdialog eine Wahl treffen. „Tatsächliche Größe“ druckt mit 100 Prozent und kann die Ränder abschneiden; „An Seite anpassen“, manchmal auch „Übergroße Seiten verkleinern“ genannt, verkleinert die Seite leicht, damit alles passt. Prüfen Sie das Seitenformat eines Dokuments in den Eigenschaften Ihres Viewers, bevor Sie etwas Wichtiges drucken. Aus mehreren Quellen zusammengestellte Dokumente können unterschiedliche Formate mischen, und aus Fotos oder Scans erstellte PDFs können sehr große Seiten haben, die nur mit „An Seite anpassen“ korrekt drucken.
Ränder und der nicht bedruckbare Bereich
Die meisten Büro- und Heimdrucker können nicht bis an den Papierrand drucken und lassen einen schmalen unbedruckten Streifen, oft wenige Millimeter breit. Als Faustregel halten Sie Text, Seitenzahlen und Unterschriften mindestens 5 Millimeter vom Rand entfernt, und mehr, wenn das Dokument mit „An Seite anpassen“ gedruckt werden könnte, was alles leicht verkleinert. Wenn Sie breite Ränder mit PDF zuschneiden kürzen, schneiden Sie nicht so knapp, dass Inhalte in diesem Streifen landen. Beschriftungen von Seitenzahlen hinzufügen und Kopf- und Fußzeile sitzen etwa ein Drittel bis einen halben Zoll von den Rändern entfernt, was zu normalen Druckern passt. Farbe bis an den Rand zu drucken, der sogenannte randabfallende Druck, erfordert eine Druckerei und eine Datei mit zusätzlichem Beschnittbereich.
Ausrichtung und Drehung
Querformatige Seiten in einem Hochformat-Dokument, etwa eine breite Tabelle in einem Bericht, sind normal und drucken korrekt, solange die Drehung jeder Seite richtig eingestellt ist. Probleme entstehen, wenn Seiten quer gescannt oder exportiert wurden, denn ein Drucker kann eine Querformatseite auf Hochformatpapier verkleinern oder unerwartet drehen. Prüfen Sie die Druckvorschau und korrigieren Sie tatsächlich falsch herum liegende Seiten mit PDF drehen, das die Drehungseinstellung der Seite ändert, ohne ihren Inhalt anzutasten. Die Ausrichtung beeinflusst auch den beidseitigen Druck, denn die Wendekante des Papiers muss zur Anordnung der Seiten passen, dazu weiter unten mehr.
Formulare, Kommentare und verborgene Ebenen
Interaktive Inhalte werden nicht immer so gedruckt, wie sie am Bildschirm erscheinen. Je nach Viewer und Druckeinstellungen fehlen ausgefüllte Formularfelder, Kommentare, Stempel und Zeichnungen auf dem Ausdruck oder erscheinen als kleine Symbole statt mit ihrem Inhalt. Suchen Sie im Druckdialog nach einer Einstellung wie „Dokument und Markierungen“ und prüfen Sie immer die Vorschau. Muss ein Dokument genau so gedruckt werden, wie es aussieht, besonders, wenn jemand anderes druckt, glätten Sie es vorher mit PDF glätten. Das Glätten rendert jede Seite einschließlich Formularwerten und Anmerkungen als Bild, sodass gedruckt wird, was Sie sehen. Glätten Sie eine Kopie und nicht das Original, denn geglätteter Text lässt sich nicht mehr markieren oder bearbeiten.
Farbe, Graustufen und Tinte
Farbdruck kostet mehr, und viele Bürodrucker rechnen jede Farbseite ab. Bei Dokumenten, denen Farbe nichts hinzufügt, macht die Umwandlung in Graustufen mit PDF in Graustufen vor dem Drucken die Kosten planbar und verhindert, dass ein Drucker für ein hellgraues Logo still und leise Farbtoner verbraucht. Prüfen Sie zuerst, was Graustufen mit Ihrem Dokument machen: Farben ähnlicher Helligkeit, etwa rote und grüne Linien in einem Diagramm, können zum selben Grau werden und nicht mehr zu unterscheiden sein. Fotos und Schattierungen sehen in Graustufen meist gut aus. Für Diagramme, die auf einem Schwarz-Weiß-Drucker funktionieren müssen, sind Beschriftungen, Muster und Linienstile zuverlässiger als Farbe allein.
Beidseitiger Druck und Seitenreihenfolge
Beidseitiges Drucken halbiert den Papierverbrauch, bringt aber zwei Entscheidungen mit sich. Die erste ist die Wendekante. Für Hochformatseiten, die an der langen Seite gebunden werden, wie ein normaler Bericht, wählen Sie Bindung an der langen Kante. Für Querformat-Layouts, auch Broschüren, wählen Sie Bindung an der kurzen Kante, sonst steht jede zweite Seite auf dem Kopf. Die zweite ist die Seitenreihenfolge. In Dokumenten, in denen Kapitel auf einer rechten Seite beginnen sollen, braucht ein Kapitel, das auf einer rechten Seite endet, danach eine leere Seite, die am besten im Quelldokument eingefügt wird. Ungewollte Leerseiten aus Scans sind etwas anderes, und Leere Seiten entfernen räumt sie aus. Drucken Sie bei allem, was länger als ein paar Seiten ist, zuerst ein einzelnes beidseitiges Blatt, um die Ausrichtung zu prüfen.
Handouts mit mehreren Seiten pro Blatt
Foliensätze und Korrekturexemplare brauchen selten ein ganzes Blatt pro Seite. Mehrere Seiten pro Blatt setzt zwei Seiten nebeneinander auf A4 im Querformat oder vier Seiten im Raster auf A4 im Hochformat und skaliert jede passend, ohne die Proportionen zu verändern. Zwei pro Blatt eignen sich für Hochformat-Dokumente wie Berichte, vier pro Blatt für Folien, die bereits im Querformat sind und meist große Schrift haben. Alles wird kleiner, auf etwa die Hälfte oder ein Viertel der Originalgröße, dichte Seiten mit kleiner Schrift können also schwer lesbar werden. Kombiniert mit Graustufen und beidseitigem Druck lässt sich mit vier Folien pro Seite eine lange Präsentation auf sehr wenigen Blättern drucken.
Broschüren, die in der richtigen Reihenfolge falten
Eine gefaltete, geheftete Broschüre sieht weit besser aus als ein Stapel loser Blätter, doch die Seitenreihenfolge auf jedem Blatt ist nicht offensichtlich: Bei einer achtseitigen Broschüre trägt die Außenseite des ersten Blattes die Seiten acht und eins nebeneinander. Broschüre aus PDF übernimmt diese Anordnung, das sogenannte Ausschießen für Rückstichheftung, setzt die Seiten auf A4-Blätter im Querformat und ergänzt am Ende leere Seiten, wenn die Seitenzahl kein Vielfaches von vier ist. Drucken Sie das Ergebnis beidseitig mit Wenden an der kurzen Kante, legen Sie die Blätter in der richtigen Reihenfolge aufeinander, falten Sie sie in der Mitte und heften Sie sie entlang des Falzes. Als Faustregel lassen sich Broschüren mit deutlich mehr als etwa 40 bis 60 Seiten kaum noch sauber falten, und die inneren Seiten stehen am Rand vor. Der Leitfaden zu den Bearbeitungs-Tools behandelt die zugehörigen Layoutoptionen. Für Handouts und gefaltete Broschüren erklärt der Ratgeber zum Drucken mehrerer Seiten pro Blatt oder als Broschüre die Layouts im Detail.
Fragen
Warum wird mein PDF kleiner oder abgeschnitten gedruckt?
Wahrscheinlich passt das Seitenformat nicht zum Papier, oder die Skalierung ist falsch eingestellt. Wählen Sie „An Seite anpassen“, um Abschneiden zu vermeiden, oder „Tatsächliche Größe“, wenn Seite und Papier übereinstimmen.
Warum werden meine ausgefüllten Formularfelder nicht gedruckt?
Manche Viewer lassen je nach Druckeinstellungen Formularinhalte oder Kommentare weg. Aktivieren Sie das Drucken von Markierungen oder glätten Sie eine Kopie des PDFs, damit alles Sichtbare Teil der Seite ist.
Wähle ich beim beidseitigen Drucken die lange oder die kurze Kante?
Die lange Kante für Hochformat-Dokumente mit seitlicher Bindung und die kurze Kante für Querformat-Layouts einschließlich Broschüren, damit die Rückseite jedes Blattes richtig herum steht.
Wie drucke ich eine Broschüre aus einem PDF?
Verarbeiten Sie das Dokument mit Broschüre aus PDF, drucken Sie das Ergebnis beidseitig mit Wenden an der kurzen Kante, und legen, falten und heften Sie die Blätter dann in der Mitte.
Kann ich ein PDF schwarz-weiß drucken, um Tinte zu sparen?
Ja. Wählen Sie in den Druckereinstellungen Graustufen oder wandeln Sie die Datei mit PDF in Graustufen um, damit sie auf jedem Drucker gleich gedruckt wird.